一、主要內容與適用範圍
定義:是檔案館(室)在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關檔案所組成的專門案卷。
全宗卷規範適用於在座各位在整理各單位全宗卷時，都是要按照此規範的要求去做。
二、編制原則
檔案館（室）對其所管的每個全宗都應以全宗為單位編制全宗卷。
全宗卷的各種檔案材料，包括憑據（各類交接文據）、清冊（各門類的銷毀清冊）、報表（各種反映檔案情況），應做到準確、齊全、規範。
全宗卷內的檔案材料，應按照其固有的特點、保持檔案材料間的有機聯絡，問題相對集中（檢索工具、各種規章制度、統計報表等）相對不是絕對。以便於保管和利用。
三、全宗卷的主要內容
所有與檔案有關，但不應立卷歸檔的東西放入全宗卷內
㈠檔案的收集。
1、收發文登記本（一般只存15年，可作檔案銷毀清冊）；
2、檔案交接文據；
3、移交目錄：⑴文書檔案：歸檔檔案目錄[永久、長期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵會計檔案：
財務報告類案卷目錄、全引目錄3套，會計帳簿類、會計憑證類案卷目錄1套；⑶專業檔案：案卷目錄和全引目錄根據行業部門的要求而訂；⑷科技檔案：總、分類目錄；⑸聲像檔案：
永久、長期的案卷目錄和全引目錄3套，短期的案卷目錄和全引目錄1套；⑹資料目錄。
㈡檔案的整理
1、分類方案或分類大綱，要科學、實用；（圖表、文字說明都行，最好圖表）
2、目錄對照表；（欠帳單位若以「件」整理的需要說明）
3、整理檔案工作小結。（心得、經驗）
㈢檔案鑑定
1、鑑定領導小組名單；（若有檔案匯編可放入彙編中，領導變更，名單也要變更）
2、檔案保管期限表；（各門類、載體，有制度的跟制度走）
3、鑑定報告，銷毀檔案清冊與批覆。（寫清是什麼門類、載體的檔案，哪一年的，多少卷，應該儲存多少年，已儲存了多少年）
㈣檔案保管
1、檔案庫房溫濕度記錄；（放入全宗卷內編號後再拿出來，每天上下午兩次）
2、檔案安全檢查記錄；（檢查、溫濕度是否超標；消防器材是否要更換；線路、火警是否失靈；）
3、檔案搶救與修復情況（定期對檔案進行抽樣檢查，是否生蟲、變脆、發黃）；
4、重點檔案的特殊保護措施。
所有的檢查記錄可寫入檔案日誌中，也可自行設計乙個統計的**。
㈤檔案統計
1、檔案數量統計；
2、檔案移進、移出登記表。（主要針對檔案館，紅p212）
㈥檔案利用
1、開放利用和控制使用檔案的範圍；（針對檔案館，紅p）
2、檔案匯編和公布出版情況；（全宗介紹、組織沿革、大事記、史誌、招商引資彙編、利用事例彙編、專題概要、基礎數字彙編、資料分析、利用檔案史料拍攝宣傳片、專題片）
3、借閱、利用效果登記簿；
4、檔案產生社會效益、經濟效益典型事例。
四、全宗卷的整理
㈠以盒為卷，裝滿為止；
1、全宗卷內的檔案排列沒有固定順序，只是相對集中；
2、全宗卷內不編頁碼；
3、全宗卷沒有目錄號。
㈡不允許全宗卷內檔案按時間順序逐件編件號，在每件上蓋檔號章，蓋在每個的首頁上。
㈢混年按盒編大流水號，一盒一捲。
㈣全宗介紹、組織沿革若有變化可以後序，若無不序。
㈤卷盒面、卷脊內容一致。
全宗號：若已進館就有全宗號，蓋章，阿拉伯數字；
全宗名稱：規範化的簡稱；
案卷題名：責任者（單位規範化的簡稱）+全宗卷內內容；
編制日期：全宗卷內檔案的起始日期；
卷號：每盒一捲，阿拉件數字
㈥全宗卷內編寫情況
前面放卷內目錄，把頁數改為件數；（可用文書卷的卷內目錄，也可按照標準自行設計，不限）
後面放備考表，立卷人、檢查人、時間。
㈦全宗卷管理
全宗卷放在整個全宗之前；
編制全宗卷的案卷目錄，放在全宗卷一邊；（不放入全宗卷內，放在外面，方便查詢）
五、全宗卷內的**填寫說明
㈠卷內備考表填寫說明
本卷情況說明：填寫卷內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好後發生或發現的問題，由有關的檔案管理人員填寫並簽名、標明時間。
立卷人：由責任立卷者簽名。
檢查人：由案卷質量審核者簽名。
立卷時間：填寫完成的立卷日期。
㈡借閱檔案登記簿填寫說明
序號：用阿拉伯數字從1起依次標註。
日期：填寫查閱檔案的年月日。
單位：填寫查閱人的所屬單位。
案卷或檔案題名：填寫借閱人查閱的案卷和檔案題名（標題）的全稱。
利用目的：填寫查閱檔案的用途。
期限：填寫其劃定的保管期限。
卷號：目錄內案卷的順序編號。
借閱人簽字：借閱人的親筆簽字。
歸還日期：填寫借閱人歸還案卷的年月日。
備註：填寫需要說明的問題。
㈢檔案利用效果登記簿填寫說明
日期：查閱檔案的年月日。
單位：借閱人的單位全稱。
姓名：借閱人的姓名。
目錄名、案卷號：填寫所查案卷的目錄號和案卷號。
利用目的：填寫查閱檔案的用途。
利用效果：填寫查閱檔案後，所起到的社會效益和經濟效益。為證明經濟效益和社會效益正確，可在文後加蓋單位的印章。
㈣檔案銷毀清冊填寫說明
1、會計檔案銷毀清冊填寫說明
序號：用阿拉伯數字從1起依次標註。
類別：填寫全宗內分類方案的第一級類目名稱。
案卷號：每個案卷在該目錄內的流水號。
起止日期：指案卷最早形成年月日至最後年月日。
卷內張數：指卷內會計材料的總張數。
保管年限：指該案卷所確定的保管期限。
已保管年限：指在檔案室已保管的年限。
2、檔案銷毀清冊填寫說明
序號：用阿拉伯數字從1起依次標註。
案卷或檔案題名：填寫案卷或檔案題名（標題）的全稱。
年代：填寫案卷和檔案的所屬年代。
目錄號：填寫案卷所屬目錄的編號。
卷號或文號：填寫銷毀案卷的卷號或發文單位給的檔案字型大小。
件卷內檔案頁（數）：填寫檔案或卷內檔案的總頁數。
原期限：填寫原來的保管期限。
銷毀原因：填寫銷毀檔案的理由。
備註：填寫需要說明的問題。
㈤檔案數量統計填寫說明
登記日期：收進或移出（移交或鑑定後銷毀）檔案的時間。
接收或移交單位名稱：接收或移交單位名稱應填寫全稱或規範化通用簡稱。
檔案類別：按檔案的不同門類、不同載體分別填寫。
保管期限：按國家規定劃定的檔案保管期限。
收進檔案數量：按檔案類別分別填寫收進已編目檔案和未編目檔案的數量。填寫內容包括：
文書檔案的案卷卷數和上架排列長度（公尺）、科技檔案的卷數和底圖的張數、聲像檔案（影片檔案）的盒數和**檔案（底片）的張數及其它專門檔案（會計檔案、訴訟檔案、地名檔案等）和各種資料的卷（冊、盒）數。
移出檔案數量：按檔案類別分別填寫移出（移交或鑑定後銷毀）已編目檔案和未編目檔案數量。
現有檔案數量：按檔案類別分別填寫收和數減去移出數後結存的已編目檔案和未編目檔案數量。
㈥檔案交接文據填寫說明
移出單位名稱：填寫移交檔案單位全稱或規範化通用簡稱。
接收單位名稱：填寫增收檔案單位的全稱。
交接性質：分為移交、寄存、徵購或收購、捐贈四種，由交接雙方共同填寫。
移交：機關、團體、企事業單位和其它組織與檔案館之間、檔案館與檔案館之間及本單位內部的檔案交接屬移交。
寄存：集體所有和個人所有的檔案交檔案館（室）保管、保管期間其所有權仍歸移交者屬寄存。
徵購或收購：國家依法收買屬集體所有的和個人所有的檔案，交接後其檔案為國家所有。
捐贈：無償向國家獻出集體所有的或個人所有的檔案，交接後基檔案為國家所有。
檔案所屬年度：應由檔案移交單位填寫所交各類檔案形成的最早或最晚時間。
檔案類別：按檔案的不同門類、不同載體及檔案與資料區分類別，一類一款順序填入。
數量：檔案以捲為計量單位，資料以冊為計量單位，零散檔案以長度（公尺）為計量單位，聲像檔案以張、盤為計量單位填寫。
檢索及參與工具種類：填寫按規定隨檔案一同移交的有關材料，如案卷目錄、全引目錄、資料目錄、全宗介紹、組織沿革、大事記和著錄卡片等材料。
檢索工具及參考資料的數量單位為冊（套）。
移出說明：由移出單位填寫有關檔案交接或需要說明的事項。
a、檔案有無損壞、蟲蛀鼠咬、紙張變質、字跡模糊等情況。
b、檔案內容在有無涉及****，在檔案被利用時需限制使用或禁止使用的範圍、內容。
c、有無在檔案交接中產生的其它檔案。
d、其它需要說明的事項。
接收說明：由接收單位填寫交接過程及驗收意見。
a、交接過程中有無需要記錄的事項。
b、由移出方填寫的各欄是否屬實。
c、依據《檔案法》及檔案行政管理機關的有關規定，對所接檔案做出評價。
各欄如書寫不下，可另紙書寫。附在本文據之後，並註明相應欄目。
領導人：應由單位現任的具有法資格的領導人或能承擔責任的單位內的部門負責人簽名。
經辦人：由對檔案交接負有直接責任的人員簽名。
移交和接收日期應當相同。
上述各欄填寫完畢後，應加蓋單位印章。
㈦科技檔案總目錄填寫說明
總登記號：是檔案管理部門對接收科技檔案按照歸檔時間先後以案卷為單位登記的流水編號。
歸檔時間：是案卷歸檔的實際時間（交檔案室的時間）、按年月日填寫。
檔號：即檔案號，包括全宗號、目錄號、分類號和案卷順序號。
案卷題名：即本卷標題，主要包括專案的名稱、代字、代號、及件其元件、部件階段的代號和名稱等。
張（頁）數：卷內的總張數、頁數（裝訂的案卷應填寫總頁數或總張數）。
密級：依據保密規定填寫。
編制單位：指科技檔案的形成單位或主要責任者。
變動情況：填寫案卷和案卷內科技檔案變動情況。
備註：填寫需要說明的問題。
㈧科技檔案分類目錄填寫說明
保管期限：填寫劃定的保管期限。
其它各項同科技檔案總目錄。
㈨底圖目錄填寫方法
序號：是底圖歸檔的順序號，按照歸檔時間順序流水登記。
歸檔時間：是底圖經形成單位整理後移交檔案部門的時間。
檔號：填寫底圖對應蘭圖所在案卷的檔號。
底圖號：是每張底圖給定的圖號。
底圖名稱：是揭示每張底圖給定的圖號。
幅面張數：按一般的機械製圖要求，底圖一般分為0#--5#六種幅面，每張底圖按不同幅面對應填入其數量。
編制單位：是指底圖的形成單位。
編制日期：是指本底圖完成編制日期。
備註：填寫針對每張底圖需要說明問題。
六、編研材料
㈠全宗介紹：包括立檔單位歷史沿革簡介、全宗歷史概況、全宗內檔案內容與成分的介紹三個組成部分。其中全宗內檔案內容與成分的介紹是全宗介紹的主體，立檔案單位歷史沿革簡介、全宗歷史概況則是為了人們利用該全宗的檔案、便於人們理解關於檔案內容與成分的介紹而編寫的。
㈡大事記
㈢專題概要
組織沿革：內容包括組織成立、調整、合併、撤銷、復建；組織性質、職掌、隸屬關係；人員編制、主要負責人任免、公升遷、調轉；內部機構設定等方面的情況並將其沿襲、變革反映清楚。
人物簡介：內容包括姓名（字型大小）、性別、族別、出生年月日、卒年、籍貫、主要職務（職稱）、主要學歷、簡要經歷、思想學說（主要事蹟、突出成就）、代表性著作等。編寫人物簡介是一項很有意義的工作，它對於進行愛國主義教育、愛崗敬業教育、對於激勵士氣、尊重人才、促進發展，有著特殊的作用。
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