如何在崗位中體現自我價值

2021-03-16 11:53:16 字數 2144 閱讀 8143

辦公室是為公司各部門提供管理服務等多項職能的綜合性部門,在實際生產經營工作中發揮著上傳下達,統籌管理的紐帶作用。先進的管理水平,是整個組織的潤滑劑。辦公室的管理水平,直接關係到整體工作是否能夠全面落實,以及組織中各部門是否能夠有效協調、長遠發展。

總體而言,辦公室管理工作在企業中起著承上啟下、綜合協調、參謀助手、督促檢查和服務保障作用。在新的形勢下,如何進一步轉變工作作風,改進工作方式,提高管理和服務質量,當好對上的「秘書」、對下的「領導」、對外的單位工作「大管家」、對內的單位事務「牽頭人」是對當前辦公室管理人員面臨的新問題、新要求。

一、辦公室工作的主要特徵

(1)樞紐部門。溝通工作是辦公室的一項主要工作。很多時候需要將資訊歸集,經過加工後再有指向性的向其他組織或部門傳遞。

對外,辦公室是乙個公司的視窗,負責來訪接待、上傳下達;對內,是乙個協調器,負責統一協調公司內部各個部門之間、領導之間的工作。作為乙個樞紐部門,辦公室需要在多層次、跨部門之間進行溝通往來,從而提公升組織的工作效率。

(2)督辦部門。辦公室承擔著組織內部的公文處理、政務資訊、機要保密等工作,通過這些工作,建立與各個部門的資訊往來。辦公室通過對收發文的集中管理,對各項工作進度進行管控,進而發揮督辦作用,可以有效推動各項工作落實。

(3)服務部門。辦公室負責組織內部後勤保障管理工作,大到辦公場所,小到筆墨紙硯,任何乙個環節出了疏漏都會影響工作正常開展,工作中突發事件多,面對的情況複雜。做好服務工作,可以保證組織內各項工作順利開展。

(4)參謀部門。辦公室需要為公司領導提供資訊參考和決策建議。辦公室需要為領導安排日程,要在關鍵節點提醒領導,要站在領導的層面,以領導的視覺去深入了解工作,充當決策助手的角色。

從而幫助領導做出科學的決策。

二、提公升辦公室管理水平的建議

隨著制度的建立,工作內容逐漸豐富,管理模式不斷創新,工具日益公升級,手段日趨優化,陳舊的管理方式方法必將面臨新的挑戰,只有認清問題與困難,不斷進行自我改進和公升級,才能充分發揮作用,適應企業改革。結合自身的辦公室管理工作經驗,總結出目前辦公室的幾項管理措施:

(1)處理好兩個關係:即政務和事物的關係、全域性與區域性的關係。政務和事物是辦公室工作的兩條腿,政務工作主要包括決策參謀、調查研究、政務資訊、督促檢查、檔案保密等,事務工作主要是行政後勤工作,諸如接待應酬、吃住行、清潔衛生等。

事務工作是搞好政務工作乃至其他工作的先決保障條件,不能重政務而輕事物。辦公室工作的主要性質在於服務,「服從大局,服務大局」是服務的思想準繩。當區域性工作與全域性工作發生矛盾的時候,就應自覺地做到區域性服從全域性。

同時也要盡力做好區域性工作,因為區域性工作是做好全域性工作的基礎和前提。

(2)建立完善的管理制度體系。要讓綜合辦公室工作向制度化、標準化、流程化、科學化的方向發展,加強對日常工作的規範,做到以制度管理,按流程辦事,在工作中避免一事一議,要做到有理可循,有據可依。加強責任管理,每一項工作落實到具體崗位,即使人員變更,入職人員也能清楚掌握崗位職責,不缺位,不越位。

(3)要構建有效的溝通體制,某種程度而言,辦公室的管理效率就是資訊傳遞效率,要借助先進的資訊傳遞工具,加強對資訊傳遞系統的建立與完善,提高資訊傳遞的效率,同時保證資訊傳遞的準確性,實現各層次之間資訊的有效傳遞,促進辦公室管理水平與效率的提高。

(4)提高參與決策的能力,做好領導參謀助手。辦公室要不斷加強政治意識、責任意識,工作中要發揮主動性、預見性、創造性,培養政策理論素養,提公升業務工作能力,為領導出謀劃策、查漏補缺。要培養全域性意識,能夠以全域性戰略的視角和高度,思考那些影響企業戰略、體現核心價值觀的事物上,精力更多的放在情況複雜、矛盾突出的熱點、難點問題上。

工作中要掌握組織整體戰略重點,圍繞重點開展工作。努力做到對外加強聯絡,搞好協調,對內加強管理,做好服務。

(5)打造一支有奉獻意識的戰鬥團隊。辦公室的工作一大特點是繁瑣,這就要求辦公室人員要培養無私的奉獻意識。辦公室的工作起著樞紐的作用,這就要求工作人員對於上級的指示要嚴格的執行,從而能夠帶動其他部門的工作,保證有效落實,最終能夠促進整個組織的協調發展。

在整個溝通協調過程中,就需要耗費大量的時間精力去與各個部門交流,辦公室所具備的奉獻意識能夠使得他們在「大家」和「小家」做出乙個正確的選擇,從而使得單位內部的各個部門都能夠學習這種精神,營造出乙個良好的文化氛圍。

營造高效率的辦公室管理思路是一種與時俱進的,適應時代發展的先進管理思路。通過優化公升級管理體制,可以極大地促進員工的工作積極性,促進管理工作有效開展,職能充分發揮。通過高效率的管理能夠實現提高綜合管理工作能力,提公升整體辦事效率,推動整個公司的工作效率邁上新台階。

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