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聯盟）的定義，工作流就是「一類能夠
完全或者部分自動執行的經營過程，它根
據一系列過程規則、文件、資訊或任務能
夠在不同的執行者之間進行傳遞與執
行」。通俗地理解，工作流就是把原本通過
口頭或紙面等傳統途徑進行流轉的工作，
搬到計算機網路上實現。舉個簡單的例子
「用車申請」，傳統的方法是用車人填寫
申請單，然後審批，排程員派車，出車
歸來後記錄里程等資訊，整個過程中傳遞
的是一張紙，所有意見、資料與簽字都記
錄在紙上。而如果用工作流，用車人、領
導、排程員都在同乙個網路平台（一般是
企業辦公系統）上操作，免去手工簽名，
所有資料都記錄在資料庫中，並通過網頁
等方式展示給相關人員。與紙面操作相
比，工作流的最大好處就在於資料的儲
存、查詢、整理和統計十分方便。
工作流可以分為兩類：一類是固定工
作流，流程的基本設定和用途已經確定，
使用者可自定義的內容很少，基本上是直接
應用。各種企業資訊系統內整合的處理常
見工作事務的模組都可以算做固定工作
流。另一類是自定義工作流，系統只提供
工作流設計和執行的環境以及基本元素，
由企業內的系統管理員根據企業自身需
自定義工作流的功能分析
張偉濱上海欣融實業發展**** ２０００６３
近年來，國內的辦公自動化已經從簡
單的紙面文件數位化階段全面過渡到協同
工作階段，工作流的應用日益普及。那麼
什麼是工作流？根據
國際工作流管理
求，用這些元素組合出各種各樣的流程。
表１列出了紙面流程、固定工作流和
自定義工作流的對比，自定義工作流在很
多地方都具有明顯優勢。由於固定工作流
的資料庫為某流程專用，而自定義工作流
的資料庫往往需要同時被多個工作流共享，
其結構也須能通用，因而自定義工作流在
海量資料檢索方面效率略低於固定工作流。
正因此差別，固定工作流主要應用於大型
企事業單位或特定行業中，流程固化且數
據量集中的場合；而自定義工作流的完全
可自主設計性使其能夠適應多變的需求，
也便於實現流程的個性化，尤其被要求靈
活的中小型企業所青睞。
自定義工作流基本符合ｗｆｍｃ提出的
標準結構，使用者定義與任務執行完全分
離。整個工作流的表單和流程步驟都是由
系統管理員預先設計好的，辦理時每個步
驟的操作人員在限定的區域操作，完畢後
選擇下一分支與經辦人進行轉交，如此一
步步流轉直至結束流程。
對於協同辦公類軟體來說，自定義工
作流是其核心功能與賣點。不同的軟體公
司開發的自定義工作流產品雖然基本結構
相同，但是必然有著功能和質量上的區
別。那麼什麼樣的工作流才是優秀的呢？
下面我們以在國內處於領先地位的某協同
辦公軟體為例，分多個方面對工作流的各
功能進行詳細分析，研究優秀工作流的特
徵，探索工作流的發展動向。
１． 表單設計
作為工作流資料的載體，表單力求易
編輯、易操作和美觀。目前基於ｗｅｂ的
工作流系統已成為主流，ｈｔｍｌ自然成為
表單格式的主流。以「用車申請」為例，
我們可以設計出如圖１所示的乙個ｈｔｍｌ
圖１ 典型的ｈｔｍｌ格式工作流表單表１ 紙面流程、固定工作流與自定義工作流對比
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表單。對系統管理員來說，工作流系統自帶的表單編輯器固然必要，但專門的網頁編輯器（如還是製作ｈｔｍｌ的最佳工具，因此表單能否完美地匯入匯出並相容外部網頁編輯器是評判工作流產品的重要標準。另外，對其他常用文件格式如ｗｏｒｄ文件的匯入支援，也是乙個非常有益的補充。
值得一提的是，有些工作流產品允許表單上使用ｊｓｐ之類的頁面語言，這能使表單實現一些高階功能，但同時也帶來了軟體的安全風險。
２． 控制項型別
從圖１可以看出，使用者可操作的就是表單上的控制項（圖中用楷體字標明了控制項的型別），因此表單上可以使用的控制項型別直接決定了工作流中可以存放哪些形式的資料，基本的控制項型別包括文字輸入、下拉列表、選擇框、日期、常用巨集控制項（如當前使用者姓名）等，優秀的工作流還提供諸如公式計算、列表項、ｓｑｌ查詢語句之類的高階控制項，能夠設計出功能更強大的表單。
隨著工作流技術的進步，控制項的型別勢必越來越豐富，在不久的將來，我們很可能看到新的控制項，如自動統計、手寫審批等。
３． 圖形化流程設計
圖形化的流程表述已經取代了傳統的列表方式，這給設計者和使用者提供了很大方便。圖２就是乙個簡單的「用車申請」工作流的圖形化表示。圖形介面的發展趨勢將是整合更多直接顯示的內容，如轉向條件等。
４． 流程轉向控制
工作流轉交時，往往同時有多個方向可以選擇，流程轉向控制即是根據已有條件自動判斷出該往哪個方向進行，或者允許往哪幾個方向進行。這一控制減少了使用者誤操作的概率，提高了工作流的自動化程度。
本例工作流的實現方案是在流程步驟轉入和轉出時作限制，必須符合條件才能轉入或轉出，這樣通過流程上下步驟轉入
條件和轉出條件的配合，能夠確定流程的方向。但這種方案在某些需要按不同條件直接確定不同方向的場合並不適用，更好的一種方案是直接設定轉向條件，滿足條件即轉到流程的某一步，或者滿足條件時限定選擇某幾步。
５． 同一步驟多人辦理
受制於控制項許可權、流程轉交等的軟體處理方式，對流程起主控作用（表單主體編輯和流程轉交）的只是乙個使用者，因此多個使用者在同一步驟同時辦理，有以下三種模式：
轉交時設定乙個主辦人，其他人只能在限定的區域（如會簽意見欄）書寫自己的看法。這就是確定主辦權的模式。
同時交多人，誰先接誰辦理（或誰先接誰主辦）。用於有多人處理相同事務，不必指定由誰辦理的場合。這其實是自動分配主辦權的模式。
多人會簽，所有人都辦理完（或已開始辦理）才能結束本步。此功能用於一件事務需多人審批的場合，避免了逐一傳遞工作的繁瑣步驟。這可以算是沒有主辦權的模式。
理想的工作流應該同時支援上面三種模式，以適應現實工作中的不同需求。
６． 資料管理
數位化的主要優勢之一即在於查詢和統計。按控制項內容查詢、批量匯出、批量清除等已成為自定義工作流產品的常規功能。本例工作流還提供了批量匯出附件和批量匯出列表控制項內容的功能，從而使資料匯出功能在細節上更加完善。
另外，本例工作流對資料庫中的字段是按順序逐個讀取再排列到表單控制項中的，這就帶來了乙個問題，如果表單修改過，增刪了控制項，那麼以前的表單中顯示的資料會錯亂。因此它提供了控制項位置調整的功能，使歷史資料能夠調整位置，適應變化的表單。該功能為後期增刪控制項提供了可能，其侷限性在於無法實現控制項位置的互換。
然而，如果工作流處理控制項的方式更靈活一些，比如使用固定的ｉｄ號，也許就能夠避免這一狀況。
７． 外掛程式
在流程某步驟結束後，自動執行指定的外掛程式，這一功能使工作流有了與其他系統關聯的介面。本例的工作流提供了步驟完成後呼叫ｐｈｐ的功能，系統管理員只需要把要實現的操作寫成乙個ｐｈｐ頁面，就能達到自動執行的效果。
作為一類新興的熱門軟體，自定義工作流在短短的幾年裡有飛速的進步。總體來說，它有如下發展趨勢：
１）功能更人性化，更貼近實際工作，盡量讓軟體來適應人們的工作方式而非讓使用者改變工作方式去適應軟體。這方面典型的例子有控制項型別增加、多人辦理模式等。
２）自動化程度與可控性更高，減少使用者操作時的選擇餘地。因為使用者的計算機操作水平和對工作流的理解能力參差不齊，操作越自由帶來的風險也就越大。流程轉向控制就是專用於限制使用者選擇的乙個功能。
隨著技術的日漸成熟，自定義工作流在便捷性、可控性、安全性、擴充套件性等各方面均將繼續進步。優秀的自定義工作流產品，需要做到讓系統管理員設計起來省心、使用者操作起來舒心、企業領導者管理起來放心。
圖２ 乙個簡單的流程圖
第2章WinXP自定義工作環境
第2章自定義工作環境 一.有關概念及規定 1.桌面主題是指系統為使用者提供的桌面配置方面，包括圖示，字型，顏色，聲音事件及其他視窗元素。2.設定桌面背景時，在 位置 列表中 居中 在桌面 顯示一張 並保持原來的大小。平鋪 將該 拼接起來，平鋪在整個桌面。拉伸 將該 拉伸與怎麼一樣的大小，顯示著桌面。...
自定義數字格式的準則
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