1.0 目的
為了規範公司人事檔案的管理，維護在籍各級人員的利益，為公司合理調配各類人才提供快捷便利的服務。為了使該項工作有章可循，特制定本規定。
2.0 適用範圍
公司全體在籍員工
3.0 職責
3.1 集團總裁：負責對本規定生效、廢除的批准。
3.2人事行政總監：負責公司e職級或以上人員的人事檔案的建立和保管工作，同時對全公司的人事檔案負有監督管理權；並負責本管理規定生效、廢除的審核。
3.3人事行政部經理：負責公司f、g職級人員的人事檔案的建立和保管工作，並負責本管理規定的修訂。
3.4 行政事務科長：負責公司h（含）職級以下人員的人事檔案的建立和保管工作；
3.5 員工的人事檔案屬於秘密資料，各保管人員應該做好保密工作，並及時更新檔案資料，認真執行相關的管理規定。
3.6 e級以上人員的相關證件、資料歸人事行政總監進行驗證並建立相應的檔案；人事行政部負責驗證f級以下員工人事檔案資料的真實性；全體員工必須對自己所提供給公司的人事資料的真實性負責。
4.0 檔案管理程式
4.1員工人事檔案資料的內容
4.1.1員工入職申請表、個人簡歷，學歷證件、身份證及其他相關的資歷證件影印件。
4.1.2 員工在公司任職期間與公司簽訂的《勞動合同》及所經歷的職位異動或獎罰情況、學習培訓資料等。
4.2 員工人事檔案的保管
4.2.1人事檔案保管人員必須對員工的人事檔案的安全負責，並對其保密，不得
任意放置或丟失，不得私自傳閱\洩露員工檔案的所有內容；否則，按洩
露公司秘密或《公司獎罰管理規定》的相關制度作違紀處罰。
4.2.2 除工作需要查閱人事檔案外，禁止無關人員查閱人事檔案，因工作之需
借閱者須按規定程式填寫《檔案借閱申請表》，並辦理審批手續。
4.2.3 各檔案保管人員需按照檔案管理的要求，及時更新、維護員工檔案資料，進行有序的管理，如按部門及其崗位、工號實行分類編號，並建立檔案目錄，便於查詢，並保證有需要時能及時、準確提供。
4.3員工工號及人事檔案編號編制原則
4.3.1 員工的工號及人事檔案編號相同，均由入職順序號及部門識別**組成，其編制形式如下：
***xx x
部門識別**，具體按4.3.2《部門識別**一覽表入職的順序號，從00001~99999。
4.3.2 部門識別**一覽表
4.3.3 所有員工工號及人事檔案號由人事行政部採用進廠的先後次序按流水形式編制,不分職級不得重複。
4.3.4 工號是該人員在廠公司的唯一的號碼,不得重複使用,離職後也不得用他人替補該號碼。
4.4 人事檔案借閱審批許可權及原則
4.4.1 審批許可權：借閱e職級以上人員人事檔案，在人事行政總監處直接申請；借閱f、g職級人員檔案，由人事行政經理批准；借閱h職級（含）以下人員檔案，由行政事務科長批准；
4.4.2 原則：上級可借閱下級的檔案，同級不可以借閱同級人員的檔案，下級不可以借閱上級的檔案（特殊情況除外）。
4.4.3 所有申請借閱檔案人員必須是g職級或以上人員，對不符合借閱條件或手續不合理者，各檔案保管人員有權予以拒絕；
4.4.4 檔案借閱時間限於3天內歸還；無正當理由，且未辦理有效延期手續而到期不歸還者，公司將按《公司獎罰管理規定》予以處罰。
4.5 人事檔案儲存期限：員工的人事檔案從入職時開始建立；員工離職後，各保管人員要及時將其從在職人員檔案中取出，另外建立並按規定儲存離職人員檔案。
4.5.1 e職級或以上離職人員檔案儲存5年，f、g職級離職人員檔案儲存3年，
h職級（含）以下離職人員檔案儲存1年；
4.5.2 特殊性離職人員應該視情況選擇永久\長期\短期的辦法適當延期儲存，如重大工傷事故，重大安全責任事故人，有嚴重違反公司紀律或違法亂紀行為者， 或公司認為該員工離職後永不得再錄用者等。
4.5.3 員工離職檔案儲存期限滿並需進行銷毀時，須指定專人負責用碎紙機撕毀或用火燒毀處理。
5.0 相關記錄
---《檔案目錄》
檔案借閱申請表》
——《公司獎罰管理規定》
0人事戶籍和檔案管理
4.1申請人必須符合以下條件 4.1.1 申請人員須符合當地人事 勞動主管部門規定的條件 4.1.2 申請人員須符合集團行政 戶口關係調動條件 4.1.3申請人員應在所在公司本年度上報行政 戶口關係調動計畫中 4.1.4 申請人員所提供的材料必須是真實 可靠，不得弄虛作假，如在上報過程中發現材料有虛...
1人事檔案查借閱制度
查 借 閱人事檔案必須按照 幹部檔案工作條例 規定，填寫 查閱幹部檔案審批表 經人事部門蓋章和負責人簽字同意後，方可到檔案管理部門辦理查 借 閱手續。任何組織不得批准任何個人查 借 閱本人及其直系親屬和本人公務迴避物件的檔案，不得憑藉 調查證明材料介紹信 和其它聯絡工作介紹信查閱人事檔案。公安 司法...
2023年人事檔案工作通知
各鎮 辦 中心學校 局直各單位 學校 幼兒園 現將 幹部人事檔案專項審核工作實施方案 發給你們，請結合實際認真貫徹落實。並在本週內來人事科領取檔案。此次專項審核的範圍是各鎮 辦 中心學校兩委班子成員 鎮小校長 區直各單位 學校 幼兒園 中層以上管理人員 副高階以上技術職稱人員的檔案。請將上述人員填報...