書信是人們生活中最為普通、最為古老的一種溝通方式。掌握書信的格式和要求，有助於更好地發揮書信的功能。
書信和格式：信文由稱謂、正文、敬語、落款及時間四部分組成。
稱謂：應在第一行頂格寫，後加冒號，以示尊敬。稱謂應尊循長幼有序、禮貌待人的原則，選擇得體的稱呼。
正文：正文是信函的主體。可根據物件和所述內容的不同，靈活地採用不同的文筆和風格。
1、問候語。問候語要單獨成行，以示禮貌。有「你好」、「近好」、「節日好」等。
2、先詢問對方近況和談與對方有關的情況，以表示對對方的重視和關切。
3、回答對方的問題或談自己的事情和打算。
4、簡短地寫出自己的希望、意願或再聯絡之事。
敬語：寫信人在書信結束時身對方表達祝願、勉慰之情的短語。多用「此致、即頌、順祝」等詞緊接正文末尾。下一行項格處，用「敬禮、x安、安康」等詞與前面呼應。
落款及時間：在信文的最後，寫上寫信人的姓名和寫信日期。署名應寫在敬語後另起一行靠右位置。
一般寫給領導或不太熟悉的人，要署上全名以示莊重、嚴肅；如果寫給親朋好友，可只寫名而不寫姓；署名後面可酌情加啟稟詞，對長輩用「奉、拜上」，對同輩用「謹啟、上」，對晚輩用「字、白、諭」等詞。
信封：信封上應依次寫上收信人的郵政編碼、位址、姓名及寄信人的位址、姓名和郵政編碼。
郵政編碼要填寫在信封左上方的方格內，收信人的位址要寫得詳細無誤，字跡工整清晰。發給機關、團體或單位的信，要先寫位址，再寫單位名稱。收信人的姓名應寫在信封的中間，字型要略大一些。
在姓名後空
二、三字處寫上「同志、先生、女士」等稱呼，後加「收、啟、鑑」等字
寄信人位址、姓名要寫在信封下方靠右的地方，並盡量寫得詳細周全一些。最後填寫好寄信人的郵政編碼。
（1）給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如「爸」、「媽」、「哥」、「嫂」等；親戚關係的，就寫關係的稱謂，如「姨媽」、「姑媽」等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如「趙阿姨」、「黃叔叔」等。
（2）給平輩的信。夫妻或戀愛關係，可直接用對方名字，愛稱加修飾語或直接用修飾語，如「麗」、「敏華」、「親愛的」等；同學、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、暱稱或加上「同學」、「同志」，如「瑞生」、「老紀」、「小鄒」、「三毛」等。
（3）給晚輩的信。一般直接寫名字，如「樂毅」、「君平」、「阿明」等；也可在名字後加上輩分稱謂，如「李花侄女」等；亦可直接用稱謂作稱呼，如「孫女」、「兒子」等。
（4）給師長的信，通常只寫其性或其名，再加「老師」二字，如「段老師」、「周師傅」、「巨集海老師」等。對於十分熟悉的師長，也可單稱「老師」、「師傅」。假如連名帶姓，在信首直稱「孫松平老師」、「王達夫師傅」，就顯得不大自然且欠恭敬。
對於學有專長、德高望重的師長，往往在姓後加一「老」字，以示尊重，如「戴老」、「周老」，亦可在姓名後加「先生」二字。為鄭重起見，也有以職務相稱的，如「董教授」、「陳大夫」、「佟工程師」等。
（5）給乙個單位或幾個人的信，又不指定姓名的，可寫「同志們」、「諸位先生」、「xx等同志」等。給機關團體的信，可直接寫機關團體名稱。如「xx委員會」、「xx公司」。
致機關團體領導人的信，可直接用姓名，加上「同志」、「先生」或職務作稱呼，亦可直接在機關團體稱呼之後加上「領導同志」、「負責同志」、「總經理」、「廠長」等。
如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下併排在一起，也可一前一後，尊長者在前。
上述五種場合，有時還可按特殊物件，視情況加上「尊敬的」、「敬愛的」、「親愛的」等形容詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱「尊敬的」，反而顯得見外，對無特殊關係的年輕女性貿然稱呼「親愛的」，那就有失檢點了。
2．正文
正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是「您好！
」「近好！」依時令節氣不同，也常有所變化，如「新年好！」「春節愉快！
」問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。
問候語之後，常有幾句啟始語。如「久未見面，別來無恙。」「近來一切可好？」「久未通訊，甚念！」之類。問候語要注意簡潔、得體。
接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要說的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請託、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。
若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。
3．結尾
正文寫完後，都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話，作為書信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。
（可參見下節《常用書信用語》的「祝頌語」。）
結尾的習慣寫法有兩種：
（1）在正文寫完之後，緊接著寫「此致」，轉一行頂格或空兩格寫「敬禮」。
（2）不寫「此致」，只是另起一行空兩格寫「敬禮」、「安好」、「健康」、「平安」等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之後。也可以在正文結尾下另起一行寫「祝你」、「敬祝」，再空兩格寫上「安好」、「健康」等。
4．署名和日期
在書信最後一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，後邊寫名字，不必寫姓。
如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。而在署名之後，有時還視情加上「恭呈」、「謹上」等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
日期一項，用以註明寫完信的時間，寫在署名之後或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應如此。
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