篇一：工作計畫管理系統規劃
一、 背景
1.目前公司內沒有一套方法指導各單位展開其工作計畫，無法了解各單位或各專案
工作計畫的全貌、不易判斷各單位所展開的工作計畫是否適當，亦使各單位缺乏管理的依據。
2.目前公司內沒有訂出管理工作計畫的方法與制度，使得工作計畫的負責人及管理者缺乏適當的工具來管理及控制工作計畫進行的狀況，容易產生疏忽、遺漏或執行狀況無法掌握的情形。
二、 理念/政策
1.在工作開始進行之前，必須要有完整的計畫；在訂定具體的工作計畫之前，必須
要完成9個steps做事方法中的step 1至step 4，並將subject清楚的訂出來。 2.將subject展出完整的tree是管理階層的責任，負責整個subject的管理階層必須協調相關的資源、訂出完整的工作計畫。
3.工作計畫必須要經過的分析、逐層展開，一直到可執行、可控制、可measure、明確到可判斷是否已完成的item，各階的subject及最低一階的item都須指定klm，而最低一階item的klm才是真正實際執行的人。
4.在工作開始前就訂定完整的靜態計畫之目的在於確保工作計畫是經完整的分析所產生的，並使管理階層能有效管理工作狀況且不致遺漏、使執行工作專案的人員能清楚知該在什麼時候做什麼事。 5.
任何的工作專案都要有目標，目標就是future expectation，要衡量目標的達成與否，就要有indicator來衡量，各階的subject與最低一階的item都要有目標與完成標準，以明確判斷該subject或item是否達到預期狀況，而不是以乙個籠統的目標來訂。
6.由subject展出來到可執行的工作計畫，要有人來check schedule對了沒有？ target對了沒有？
甚至是klm對了沒有？schedule要包括什麼時候開始、預定什麼時候完成的時間；approve工作計畫的人要approve schedule、要approve target、要approve indicator，甚至於要approve專案，如果專案還太大、沒有展完時，還要再往下繼續展，還要approve klm assign得對不對。 7.
工作計畫的管理要落實2 level control的觀念，每個人對己負責的事情都要做自我管理，並將執行狀況呈報給主管。
8.任何乙個工作計畫在進行的時候，每乙個人都要做自我管理，所謂的自我管理就是須對自己所負責的事情要提出weekly、monthly或是closing report；還要有approve的人來check自我管理的report，並對這份報告表示同意。
9.在執行的過程中，管理階層及實際執行的人員仍可依當時的狀況與工作的重要程度，合理地調整工作專案執行的順序；定期檢討的目的即在於檢討各工作專案是否異常狀況、妥善安排待執行工作專案的優先順序及決定是否須要額外的支援，而非以評核個人的工作績效為目的。
10. approve自我管理的人是在check 該item的各項內容對了沒有？譬如delay是不是因為resources不夠？
或者說knowledge不夠？還是該support的人沒有support他？approve的人要去了解這些事情，不是隨便敷衍一下，approve的人sign了以後就要追究責任；approve的人真正要檢討的是計畫能達到或不能達到的issue是什麼？
跟他對應的plan是什麼？engineer提出來的action plan一定要得到主管(approve的人)的support。engineer完成自我管理report後，要送給他的直接主管。
11. 管理階層必須要分別從「人」及「事」的角度來管理工作計畫進行的狀況；從人的角度來看，就是從行政組織的立場來檢討資源是否足夠？運用是否得當？
從事的角度來看，是基於完成任務的觀點，管控工作的目標及進度要能夠under control。
12. 工作計畫在檢討時，應依重要度及困難度的rating來檢討，並依工作計畫的重要度與困難度的綜合考慮，來決定工作計畫顯示的順序。
三、 目的
1.提供展開工作計畫方法及應用格式。 2.訂出工作計畫執告與管理的系統及應用格式。
四、 適用範圍
1.為解決營運異常所產生的工作計畫。
2.為改善現行作業所產生的工作計畫。 3.由交辦事項所產生的工作計畫。
五、 內容
1.工作計畫管理系統運作架構：如附圖一
2.制訂靜態的工作計畫 2-1. 展開工作計畫
2-1.1. 各單位所提出的工作計畫主題(第一階的subject)，必須是經過9個steps
做事方法的step 1到step 4之分析，找出subject後所訂定的。
2-1.2. 各單位基於功能職掌、主管指示或其它人員要求所產生的subject
應運用適當的工具(如gatt圖、pert圖、tree…等)將工作逐層、
逐項展開至最低一階可執行的專案，以確保工作計畫安排適當、具體可執行、可結案、且管理階層能有效控管。
2-1.3. 完整分析subject、訂出具體可執行的工作計畫是管理階層的責任；
第一階subject的負責人必須協調整合相關的資源，對工作計畫做出妥善的安排，並將結果呈上一階主管approve。
2-1.4. 最低一階的工作專案之執行期間以不超過兩周為宜。
2-1.5. 若以tree的方式分析、展開工作計畫時，每乙個subject所展出來下
一階的子subject或item完成時，即代表該subject完成，故當整個工作計畫所展出的最低階item全部完成時，該工作計畫即應完成；若同屬於某subject或子subject下，較低階的子subject或item完成後，仍未達到上一階的完成標準時，即表示tree的展開不完整或低階subject(或item)的完成標準訂得不適當，工作計畫執行過程中，若發生這種情形時，應重新檢討工作計畫展開圖及各階subject、item的完成標準是否適當。 2-1.6.
展開工作的工具中，「工作計畫展開圖」(tree)格式如附件一所示，其
它工具則請自行參閱相關法案。
2-2. 專案工作計畫表
2-2-1.各subject經由完整分析後展開的工作計畫，該計畫的總負責人應將
各階的子計畫、乃至執行階層的工作專案轉錄於專案工作計畫表中列管，並針對每乙個子計畫及工作專案妥善訂出其目標、完成標準、執行起迄日及負責人(klm)。 2-2-2.專案工作計畫表為一靜態的計畫，做為執行、檢討與修訂的依據。
2-2-3. subject的總負責人應確認本表的各項內容後，呈其主管核准。 2-2-4.
專案工作計畫**式如附件二。 2-3. 個人工作計畫表
2-3-1.工管師以上人員應匯整所有執行階層的工作專案之klm為自己的工
作專案，轉錄於「個人工作計畫表」中，做為執行工作計畫的依據。 2-3-2.各工管師以上人員的個人工作計畫表應呈閱其行政主管審查，並提供
主管做為管理的依據。
2-3-3.個人工作計畫**式如附件三。 3.工作計畫的動態檢討 3-1. 工作計畫執行狀況自我管理表
3-1-1.工管師以上人員每週及月末時，應根據「個人工作計畫表」中，起迄
時間介於檢核期間內或預定完成日在檢核期間之前、但仍未完成的工作專案，依「工作計畫執行狀況自我管理表」格式，自行檢討其各項工作的執行狀況。
3-1-2.依實際執行狀況填具「工作計畫執行狀況自我管理表」各欄，完成匯
**計資料、並確認無誤後，呈其行政主管查核。
3-1-3.「工作計畫執行狀況自我管理表」格式如附件四。
4.工作計畫的管理報告 4-1. 人員工作管理報告
4-1-1.各管理階層須彙整下屬工作計畫執行狀況自我管理表(或下一階管理階
層的人員工作管理報告) 的結果後，做成「人員工作管理報告」，以有效掌握每個下屬的工作狀況，並將結果向上一級主管報告。 4-1-2.人員工作管理報告格式如附件五 4-2.
工作計畫執行狀況彙總檢討報告
4-2-1.各階層管理人員應匯整該單位之工作計畫，依實際狀況進行檢討、填
具「工作計畫執行狀況彙總檢討報告」後，向主管報告該單位在檢核期間內之工作狀況。
4-2-2.「工作計畫執行狀況彙總檢討報告」格式如附件六)。
?審核approve
一、用途：
1. 靜態的工作計畫，做為整體計畫執行、檢討及修訂的依據。
2. 確認工作已充分分析，並適當地逐層分解至可執行的工作專案。
3. 確認工作的目標、完成標準、執行起迄日及負責人等各項安排是屬適當。
二、時機：subject經工作分析展開完成後、工作開始執行前。
三、填寫人員：由各subject的負責人填寫(製表人)，填寫完成後呈報其主管審核。
?製表人
個人工作計畫表
?審核approve
一、用途：
1.靜態的個人工作計畫；每個人匯整其所負責的工作專案做為工作執行與自我管理的依據。
2.協助主管清楚掌握每個下屬的工作內容、確認下屬的工作分派、目標及進度的安排是屬適當。
二、時機：工管師承接最低一階工作專案時填寫。
三、填寫人員：由各承接最低階工作專案的負責人填寫(製表人)，填寫完成後呈報其行政主管審核。
附件四工作計畫執行狀況自我管理表
工作計畫執行狀況自我管理表
?審核approve
?製表人本週(月)工作專案合計 ? 件；包括已結案 ? 件(其中準時結案 ? 件、延遲結案 ? 件)
進行中 ? 件(其中high risk ? 件、low risk ? 件)
一、用途：
1. 讓工作計畫的執行者能定期檢討其工作內容與執行狀況，有效管理其負責的各項工作。 2. 做為執行者向上級主管報告工作狀況的依據。
3. 利於主管掌握下屬工作狀況，分析達成此工作專案的風險，適時採取必要的應對措施。
二、時機
1. 原則上，執行計畫人員須於每週第乙個工作日做上週工作狀況的自我檢核、每月的第五個工作日以前完成上月工作狀況的自我檢核。 2. 依主管要求及專案重要程度檢核。
三、填寫人員
工作計畫管理系統
一 計畫流程 二 使用者管理 使用者基本資訊 使用者許可權 1 查詢使用者可查詢自己 被授權人員或部門的計畫。2 修改使用者僅可修改自己負責的計畫，修改審核過正進行中的計畫需經再次審批方能執行，未通過審批前能按原計畫執行。3 審批使用者僅可審批已授權的使用者或部門的新建或修改的計畫，經審批過的計畫才...
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