貳號唐廚餐飲採購管理制度
為使酒家的採購工作走上制度化、規範化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本採購管理制度:
一、 採購管理部門
酒家設立專職採購部,隸屬酒家財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒家的採購工作.
二、 採購部工作基本要求
1. 所有採購專案均需董事會簽批授權及酒家財務部批准同意
2. 所有採購物品均需比較至少三家的**和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供**單
3. 所有採購物品的品質須保持一慣穩定
4. 採購部工作人員須對自己採購物品的**和品質負責
5. 採購部須每半個月一次通過**、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒家使用的各類物品主要品種的**資訊並整理成**資訊庫,以書面形式匯報給酒家財務部及董事會
6. 所有**商名片、**單、合同等資料及樣品採購部須登記歸檔並妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及採購人員自購物品**資訊採購部每天須錄入至採購部**資訊庫.
7. 採購時間要求:一般物品採購時間為3天;急用物品當天必須採購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前乙個月下單採購
8. 採購部禁止採購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行採購物品或私自與**商洽談採購事宜
10. 採購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒家應及時支付,以建立酒家良好形象,維護酒家財務信譽,同時也為日後的採購工作提供便利.
三、 採購審批程式
1.申購單審批程式：
使用部門經理(倉庫主管)---〉 資產會計複查---〉 董事同意---〉 採購部詢價---〉 財務總監---〉 稽查部----〉 行政辦董事會---〉 申購單返回採購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由採購部現金自購的物品,採購部須事先貨比三家,並在申購單上註明詢價結果和選定的**商,經董事會最後批准後方可採購.酒家財務部和集團稽查部將對**及品質進行不定期抽查.
3. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品採購審批程式:
採購部尋找至少三家廠商比較**品質---〉 評定小組確定供貨商---〉 採購部與供貨商共同草擬合同或採購協議---〉財務審批---〉 行政辦審批----〉 董事會審批蓋章或簽字
執行合同或協議
(評定小組由採購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
4. 賒購(月結)物品採購審批程式
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至採購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程式執行.
各月結**商選定辦法：採購部每月每類物品均應邀請至少三家**商**,採購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進行**及質量的比較和討論，選定**商。採購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查，根椐市場調查的**，與**商確定固定的乙個月的**價，在此確認期間內，**商將按此固定**提供酒家所需的物料.
四、 採購監督
採購成本的控制由財務部、採購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解****,以促進酒家採購成本的控制與監督.
五、 **商管理
1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、採購部、使用部門及集團稽查部對**商進行評估(酒家每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用**商角度採用1+2+n原則，所謂1+2+n是指一類商品乙個主**商、2個輔助**商、n個考察**商。這類商品只有乙個主要**商，大約70%的物資從他手中購買。
2個輔助**商提供大約20%的物資，一旦主**商出現問題能有其他**商立即頂替。數量不限的考察**商既是輔助**商的後備力量，也使酒家在採購極其特殊物資時無購買死角。
3. 採購部要做好同供貨商的聯絡和接待等工作,維護酒家形象.
酒家採購部工作流程
一、各類物品採購工作流程
1、 倉庫補倉物品的採購工作流程：
倉庫的每種存倉物品，均應設定合理的採購線，在存量接近或低於採購線時，即需要補充貨倉裡的存貨，倉庫主任要填寫乙份倉庫補倉「採購申請單」，且採購申請單內必須註明以下資料:
（1）貨品名稱，規格；
（2）平均每月消耗量；
（3）庫存數量；
（4）最近一次訂貨單價；
（5）最近一次訂貨數量；
（6）提供本次訂貨數量建議。
經何董事簽批同意後送採購部經理初審，採購部經理在採購申請單上簽字確認，並註明到貨時間。採購部經理初審同意後，按倉庫「採購申請單」內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應**商，提出採購意見，按酒家採購審批程式報批，經董事會批准後，採購部立即組織實施，一般物品要求之3天內完成。如有特殊情況，要向主管領導匯報。
2、 部門新增物品的採購工作流程：
若部門欲添置新物品，部門經理或各餐廳總廚應撰寫有關專門申請報告，經董事會審批後,連同「採購申請單」一併送交採購部，採購部經理初審同意後，按 「採購申請單」內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應**商，提出採購意見，按酒家採購審批程式報批，經董事會批准後，採購部立即組織實施.
3、 部門更新替換舊有裝置和物品的採購工作流程：
如部門欲更新替換舊有裝置或舊有物品，應先填寫乙份「物品報損報告」給財務部及董事會審批。經審批後，將乙份「物品報損報告」和採購申請單一併送交採購部，採購部須在採購申請單內必須註明以下資料:
（1）貨品名稱，規格；
（2）最近一次訂貨單價；
（3）最近一次訂貨數量；
（4）提供本次訂貨數量建議。
採購部在至少三家**商中比較**品質,並按酒家採購審批程式辦理有關審批手續，經董事會批准後，組織採購。
4、 鮮活食品凍品的採購工作流程：
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的採購申請，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據當日經營情況，**明天用量，填寫每日申購單交採購部，採購部當日下午以**落單或第二日直接到市場選購。
5、 燃料的採購工作流程：
採購部根據營業情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油採購申購計畫，填寫採購申請單,按酒家採購審批程式辦理，並組織實施。
6、 維修零配件和工程物料的採購工作流程：
工程倉日常補倉由工程部填寫「採購申請單」，且採購申請單內必須註明以下資料:
（1）貨品名稱，規格；
（2）平均每月消耗量；
（3）庫存數量；
（4）最近一次訂貨單價；
（5）最近一次訂貨數量；
（6）提供本次訂貨數量建議。
大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預算,並根據預算表專案填寫採購申請單(工程預算表附在採購申請單下面), 且採購申請單內必須註明以下資料:
（1）貨品名稱，規格；
（2）庫存數量；
（3）最近一次訂貨單價；
（4）最近一次訂貨數量；
（5）提供本次訂貨數量建議。
以上採購申請單經何董事簽批同意後送採購部經理初審，採購部經理初審同意後，按 「採購申請單」內容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應**商，提出採購意見，按酒家採購審批程式報批，經董事會批准後，採購部立即組織實施.
二、採購工作流程中須規範事項:
1、所有的採購申請必須填寫一式四聯，採購申請單經部門經理核簽後，整份共四聯交給資產會計，資產會計複核後送董事。
2、採購申請單一共四聯，在經審批批准後：第一聯作倉庫收貨用。第二聯採購部存檔並組織採購。第三聯財務部成本會計存檔核實。第四聯部門存檔。
3、審核採購申清單：收到採購申請單後、採購部應作出以下複查以防錯漏。
（1）籤置核對：檢查採購申請單是否部門經理籤置，核對其是否正確。
（2）數量核對，複查存倉數量及每月消耗，決定採購申請單上的數量是否正確。
4、邀請**商**。
三、貨比三家工作流程：
每類物品**單需要最少三家作出比較，目的是防止有關人員從中徇私舞弊，保證採購物品**的合理性。酒家採取三方**的方法進行採購工作，即在訂貨前，必須徵詢3個或3個以上**商**，然後確定選用那家**商的物品，具體做法是：
1、採購部按照採購申請單的要求組織進貨，填製空白**單，
包括：①填寫空白**單中所需要的物品名稱、產地、規格、型號、數量、包裝、質量標準及交貨時間，送交**商（至少選擇3個**商），要求**商填寫**並簽名退回。
②對於交通不便或外地的**商，可用傳真或**詢價。用**詢價時，應把詢價結果填在**單上並記下**人的姓名，職務等。
③提出採購部的選擇意見和理由，連同**單一起送交評定小組審批。
2、評定小組根據採購部提供的有關**資料，參考採購部的意見，對幾個**商報來的貨品**以及質量，信譽等進行評估後，確定其中一家信譽好、品質高、**低的**商，報董事會審核.
四、採購活動的後續須跟進工作
1、採購訂單的跟催
當訂單發出後，採購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。
2、採購訂單取消
（1）酒家取消訂單：
如因某種原因，酒家需要取消己發出之訂單，**商可能提出取消的賠償，故採購部必須預先提出有可能出現的問題及可行解決方法，以便報董事會作出決定。
（2）**商取消訂單：
如因某種原因，**商取消了酒家已發出的訂單，採購部必須能找到另一**商並立即通知需求部門。為保障酒家利益，**商必須賠償酒家人力、時間及其他經濟損失。
3.違反合同：
合同上應載明詳細細則，如有違反，便應依合同上所載處理。
4.檔案儲存：
所有**商名片、**單、合同等資料須分類歸檔備查,並連同採購人員自購物品**資訊每天須錄入至採購部**資訊庫.
5.採購交貨延遲檢討
凡未能按時、按量採購所需物品，並影響申購部門正常經營活動的，需填寫《採購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進情況並呈財務部及董事會批示。
6.採購物品的維護保養：
如所購買的物品是需要日後維修保養的，選擇**商便需要注意這一項.對裝置等專案的購買，採購員要向工程部諮詢有關自行維護的可能性及日後保養維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒家的現有配套系統相容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。
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