一、集團檔案工作現狀
1.待歸檔檔案數量較多
集團總部檔案室的檔案有大部分的檔案未歸檔，經調查，其原因有二，一是近期檔案員崗位人員流動比較大，由於檔案工作的經手人過多，並且這些檔案員都處於實習狀態，對於檔案工作仍處於學習與熟悉的階段，並沒有進行實質性的檔案歸檔工作，日積月累導致大量未歸檔的檔案堆積。二是很多檔案或是處於利用階段，或是丟失，並沒有及時的全部移交到檔案室，由於檔案材料的不全無法進行歸檔。原因是如果將現有的檔案分類、排序、編號、編目、注錄完畢，一旦有新移交的檔案，並且將新移交的檔案穿插在已歸檔的檔案內，必將導致之前目錄額大部分改動，因此，導致前階段的工作零意義。
2.卷內檔案目錄不精細
卷內檔案目錄不精細，不能清晰反映盒內所有的檔案，一旦想要查詢某一檔案，並且目錄上未標明，將無法通過卷內檔案目錄進行查詢，相應地如果卷內檔案目錄不精細，將導致電子目錄不精細，從而導致注錄時無法將所有檔案注錄，導致檢索工具失靈。以上檢索工具無法查詢，將會選擇逐頁查詢盒內的全部檔案，從而大大增加了工作量，查詢檔案的時間占用大量的工作時間，影響檔案管理其他方面的工作，導致工作效率降低。
3.盒內檔案種類雜亂
盒內檔案雜亂，反映有二，一是雜，雜的表現是將檔案放錯了位置，比如，某一檔案盒內都是2023年度的檔案，卻從中發現2023年度的檔案。二是亂，亂的表現是排序無規律，有些檔案是有直接聯絡的，如果不按一定的規律對檔案進行排序，將會打破檔案與檔案之間的有機聯絡，同時查詢起來也不方便。
二、檔案工作簡述
1.收集
集團的檔案收集工作以接收為主，接收時需要注意核對檔案的份數，是否是原件，核對目錄與檔案標題是否一致。核對完畢後，交檔人和接收人以及雙方領導要在移交清單上簽字。
2.鑑定
鑑定的過程實際上是判定乙份檔案有無價值的過程。有價值的儲存，並判定保管期限，無價值的剔除。
3.分類
分類就是按照年度、問題、機構、保管期限進行分類，同一年度、問題、機構、保管期限的分別放在一起。分類工作是判定檔案的存放位置的工作，將這些檔案按上述分類方法分別裝入檔案盒內，接下來是對盒內檔案的整理工作。
4.排序
排序的首要原則是按時間順序進行排序，但有時會出現特殊情況，比如，辦理國有土地購買協議時，會產生一系列的檔案，這時就需要注意檔案的成套性，成套的檔案放在一起，有時會割裂檔案行程時間上的聯絡，這種情況屬於特殊情況。並且反映同一事物的檔案都要放在一起。如，同一檔案盒內的檔案有兩份檔案都是關於太陽廣場的檔案，其中乙份是關於購買太陽廣場的協議，時間是2023年2月，但是他的補充協議時間是2023年12月，這兩份檔案是反映同一事件的，應該放在一起，但是二者時間間隔為10個月，在這10個月期間會產生其他的檔案，為了保持有機聯絡，就不考慮時間的關係，將其補充協議提前。
5.編號
編號就是給定每乙份檔案的件號，並且用鉛筆標在每份檔案第一頁的右上角。同時，還要編檔案的頁號，標在每頁檔案的右下角，需要注意的是凡遇帶字的頁面都要標頁號。編號是檔案管理工作中最經常改動的工作，原因是，一旦有乙份檔案的順序需要調整，就會不可避免的改動件號和頁號。
而且經常會在檔案已經編號完畢之後，發現其他盒中還殘留本盒內的檔案，這時讓人頭疼的一件事。所以，一般在標號時為了方便改動要有鉛筆標識。
6.編目
編目的工作就是填寫卷內檔案目錄，卷內檔案目錄包括：件號、責任者、題名、日期、頁數、頁號等6項。不同種類的檔案卷內目錄會稍有不同，如文書檔案會增加「發文學號」一項，但是萬變不離其宗。
編目的目的就是編制檔案工具，以方便查詢。
7.加蓋印章
加蓋印章包括兩個工作，一是在檔案盒的脊背上加蓋印章，根據每盒檔案的排列順序，用事先準備好的章加蓋在脊背上，加章的內容、年度、全宗號、機構（問題）、盒號。
二是在每份檔案的第一頁加蓋歸檔章，歸檔章的內容包括：全宗號、年度、室編件號、機構、館編件號等。
8.注錄
注錄工作實質上是編制檢索工作的過程。將每乙份檔案的資訊注錄到檔案軟體中，內容為：全宗號、保管、期限、題名、責任者、時間、主題詞等。
完成以上一系列的工作，才真正完成了一盒檔案的整理工作。
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