寫總結要注意掌握如下材料：(1)要掌握概況材料；(2)要掌握背景材料；(3)要掌握典型材料；(4)要掌握數字材料；(5)要掌握群眾反映。材料是形成觀點的基礎，沒有材料的觀點是架空的、抽象的。
在總結中恰當地引用一些具體、生動的材料，可以增強總結的生動性和說服力。
2、總結的結構形式。一般說來，總結的結構有相當穩定的格式，人們常常按照「
一、基本概況，
二、主要經驗，
三、努力方向(或存在問題)」三大專案組織內容，即一般通行的「三段式」結構法。但這種結構方式並不是唯一的，有的只分兩部分：
一、概況；
二、經驗。有的分四部分：
一、指導思想，
二、方法措施，
三、成績經驗，
四、問題教訓。
一、標題要對。
標題是文章的眼睛。一般總結雖沒有發揮的餘地，但一定要寫全面。
部門總結的標題：部門名稱+年度名稱+總結，如《人事行政部部2023年度工作總結》；
公司總結的標題：關於+公司名稱+年度名稱+本文內容+總結，如：《關於萬德商貿公司2023年度企業管理工作的總結》。
二、引言要精。
引言應短而精，官話、套話要少。
部門總結引言：如：x總/經理：
現將xx部2023年總結報上，請批示。
公司人事行政總結引言：如：公司領導：
2023年，在公司領導指導及先關部門大力配合下，人事行政部重點做了以下幾方面的工作：下面將分四部分向領導匯報。
若公司領導太忙，一看引言就知道你的主要工作成績了。
三、總結要全。
總結主要分兩大部分，第一部分是總結，第二部分是特點。
總結部分要全面。把各級領導的關心、兄弟部門的支援、員工們的努力和部門的主要工作要寫全面，但一般不要超過5點。
特點是本年度、本文的精彩之處，與往年的不同之處，本部門主要的、重點的成績，一定要認真寫好。特點不要超過三點，多了就不是特點了，別人也不容易記住。
四、不足要準。
一年工作一定會存在一些問題、不足和遺憾，一定要找準寫好。特別是要把領導認為存在的問題、員工感覺存在的問題和阻礙公司發展的主要問題要找準找對，深刻反省，寫深寫透。
五、改進要實。
針對成績、特點和不足、問題，明年應怎麼辦？這點一定要寫好。要有具體的辦法和措施、步驟。
要事先徵求領導和員工的意見，本部門要組織好學習和討論，制定出的改進計畫要得到領導的中肯和員工的認可。（小部門總結可簡單些）
年終總結五忌、五體現
一忌事無俱細，體現突出重點的原則。全年工作方方面面，大小事情很多，無需事無俱細地對所有工作進行總結，芝麻西瓜一起抓。重點應該是本部門承擔的任務指標完成情況，隊伍建設情況，以及為完成指標克服困難所採取的措施等。
用事實和數字說話，做到有理有據。
二忌成績注水，體現實事求是的原則。總結成績必須是事實成果的彙總歸類和條理化，既不能人為拔高，注水膨脹，也不能把別人成果拿來共享，把年初工作計畫變換口氣當成績來總結，更不能筆下生花，無中生有，閉門造車。
三忌簡單羅列，體現依事說理的原則。工作總結不僅僅是工作量的羅列彙總，而是要通過總結上公升到理性的高度來認識所做的工作。要通過對全年的工作總結得出一般性規律，形成有益的經驗，達成一致的認識，使其對今後工作具有指導作用，對他人具有借鑑作用，沒有經驗體會的總結是不全面、不完整的，也是毫無意義的。
四忌迴避問題，體現一分為二的原則。總結的目的全在於應用、發展和提高。「成績不講跑不掉，問題不講不得了」。
在總結成績的同時，要客觀地查詢工作中存在的不足和問題，正視缺點，以警示今後的工作，少走彎路，避免在將來的工作中犯同樣的錯誤，切忌「一路頌歌，滿地鮮花」。
五忌單一行為，體現全員參與的原則。有總結才會有提高，才會有進步。工作總結不能靠辦公室乙個部門來做，也不能由秘書乙個人來完成，而應該由各系統、各部門、各崗位共同來做，領導本人也不能例外。
只有大家都來總結，才能做到人人長經驗，個個有提高，才能促進整體工作的協調健康發展。
寫好年終總結的五技巧
技巧一：報喜亦報憂。一年下來，難免會遇到些失誤和不足，在總結中要有理有節地分析得失，在強調成績的同時不迴避問題所在，這樣可以給領導留下乙個誠實的印象。
技巧二：反思亦創新。總結的主要內容是反思，有問題不怕，但一定要有切實的解決方案才行。如果你能做到拾遺補缺，有創新的內容體現，則是一篇最嚴密的總結了。
技巧三：表揚亦批評。在總結中可以進行適度的褒貶和自我評價，準確地評價自己的長處，不要忘記提提上司的關心培養對個人成長的重要，同時把短處也擺在明處，希望上司和同事多多幫助加以改正。
技巧四：知己亦知彼。總結的內容一定要做到心中有數，總結中的關鍵是要有重點，特別是上司關注的問題一定要詳細具體，因為一篇泛泛而談的總結的結局往往是束之高閣。
技巧五：瞻前亦顧後。寫總結時不要忽略細節，尤其是一些重要事情的細節，通過細枝末節的敘述或描寫會讓上司的關注度提高許多，也容易讓其明白：「哦，他是做了不少工作的。」
總結並不是那麼困難的事情，關鍵在於你沒有養成寫總結特別是不斷總結、反省和提高的習慣。記住，每天總結檢討一次，你一年將增加365%的成功機會！！！所以建議你首先養成不斷總結的習慣，每天工作之後每天睡覺之前思考一下今天作了什麼，哪些做對了該堅持哪些做錯了該改進，然後乙個星期再總結一次，乙個月乙個季度再總結一次，不會花很多的時間關鍵是一種習慣的養成。
這個習慣不一定要以書面的形式，但剛開始的時候一定要用書面的形式。形成習慣後就用大腦就可以了。
如何寫好年終總結
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