加強採購與付款內部會計控制
——關於採購及採購管理審計調查的報告
為了進一步完善公司採購**流程，促進建立和健全內部控制制度，提高工作效率和有效控制成本，根據2023年第四季度的工作安排，審計部於2023年10月20日—12月3日對採購部及相關部門的採購情況和採購管理進行了審計調查。此次審計調查重點內容：是否制定採購及採購管理的相關流程、制度並有效執行，採購數量、質量、時間、**（詢價、議價、定價）過程的有效控制，有關效率指標的分析（充分履行崗位職責、自購與年實際採購量的百分比、年採購金額佔年銷售額的實際百分比、計畫採購完成率、新**商開發個數、錯誤採購次數）等。
在審計調查前，我們與採購部進行了會議溝通、了解基本情況、製作並送發有關問卷和收集相關制度。在審計調查過程中，我們查閱合同及制度規範、抽查會計憑證、對有關部門提供的資料整理，採用了調查表、詢問、實地觀察、檢查、分析性複核等方法。現將審計調查情況匯報如下。
一、基本情況
採購部現有員工6名，其中總監、副經理、文員和資訊員各一名，採購員兩名。主要負責全公司原材料、物料、裝置等合同簽訂和採購及**商管理工作。採購部提供合格**商名錄49位（含專案10位），按發貨頻率上進行abcd分類，其中a類17位， b類15位,c類17位。
採購部共制定內部管理檔案17項，**商管理檔案6項，制定了採購部詢價與定價管理規範、詢價小組工作流程。制定了相應的**商管理程式和採購控制程式。每月填製《**商oec考評表》進行考評。
根據採購方式和結算方式的不同，把採購控制流程分為**商送貨流程和採購員自購流程。在採購時間分配上，制訂了《**商供貨時間表》。根據賬務管理部提供的資料，2023年2月至10月份共完成採購量25372159.
56元，自購部分757771.56元，佔採購總量的2.99%。
共查閱合同65份，34個**商，其中14個a類供貨商；7個b類供貨商；4個c類供貨商。為保證公司發展的需要，2023年引進新的供貨商(合作商)14個（工程類6個，廣告商3個，原材料3個，其他2個）。
根據2023年、2023年的月定價表物品均價彙總表，104種物品略有下降，168種物品略有上浮，39種物品保持原價，平均上浮3.23%。2023年新增67個品種，減少86個品種。
在原定價上承擔了稅金（增加了供貨門店）、由原批發價上7%降到了5%（增加了供貨門店）。
在開店投入過程中保證質量，通過「貨比三家、公開議價」，合同簽訂價比最低**節約564654元 。
根據合同，物料單價均略有**。
根據2023年和2023年7月、8月、9月erp系統提供的資料，選擇了23種自購量較大的物品單價進行同期比較，平均上浮1.02%。其中泰輪王公尺，2023年7月份為3.
1元/kg,2023年8月份及以後月份為3.24元/kg。大豆油的有關資料還在核對中。
採購部未能提供對詢價結果真實性、準確性的抽查報告、質量抽查報告、新**商資質考評表、過期或沽清事件的處理報告和定價執**況抽查表。
二、存在的問題
（一）、不能提供年度採購計畫和部門工作目標。
採購計畫是採購管理中「科學採購」的前提條件，無採購計畫，公司所需各種物質保質、保量、經濟、及時的連續**得不到有效保障。無工作目標，部門及各崗位年度績效考評標準不完整。
（二）、採購流程有待完善。
通過對採購部的採購控制程式制度的查閱，並製作了相應的流程測試，發現存在以下問題：
（1）未制訂**商送貨流程管理、自購產品的管理辦法。
制訂了**商送貨時間表、**商管理制度，但未體現相應的餐廳訂購管理制度。使用部門多以**形式的報單，容易造成物品驗收環節出現誤解。自購的產品由採購人員定點採購，但未進行合同管理，也未列明相應名稱、地點和產品規格。
餐廳物資採購（除固定資產、新品外）金額不論多寡，不需總經理的批覆，不符合採購控制程式管理的要求。
（2）無採購訂單。
未製作採購訂單，造成採購部對未完成的採購訂單進行合理分析和監督管理。
（3）申購單不統一
餐廳報料單不統一，如中餐報單使用統一報料單、水果類及西餐類使用白紙報料，不利於單據的收齊、整理、統計和管理。
（4）採購控制程式制度的執行無相關責任人檢視、監督。
（三）、採購數量、質量 、時間、**過程的有效控制
（1）採購時間不到位
我們抽查了相關憑證，申購時間和送貨時間與制訂的規定有所差異。如： 8月93#申購合頁3月1日，**商送貨單3月25日，入庫單5月9日； 8月60#申購掛鎖7月2日，**商送貨單7月25日，入庫單7月31日。
（2）採購的質量、數量
驗收由倉庫管理人員完成，使用部門監督，無採購部抽查記錄，採購部未能對產品質量進行有效控制。原材料的驗收對應圖示，採購部對其他物資未詳細說明。如候家塘調料品鮮花椒，物品包裝袋標明規格500g,而實際淨含量400g。
物資的驗收，未對應相應申購單明細。申購單所列品名與採購部制定的品名、規格型號、數量不一致。申購與到貨可能不是同一品種，且採購部之前無此類物品的定價，導致付款審核依據不足。
如： 8月28#申購單：紅外線消毒櫃，規格1800*1500*500；送貨單：
康庭638b消毒櫃；入庫單：康庭638b消毒櫃（康庭638b消毒櫃規格：1130*510*1625）。
8月125#申購憑證封面300套、憑證包角150張，實際送貨憑證封面320個，憑證包角18個。庫存數量，是財務部每月監盤的資料。採購部對庫存、使用數量不能做到有效統計，對物資的採購計畫、審批和**商的選擇不能做到有效管理。
（3）採購的**
採購的**有詢價、定價、比價。
1、詢價
詢價小組的不完全執行，和工作單上無相關預算
日常原材料由詢價小組完成。在抽查的6、7、8月、周原材料詢價單，有賬務管理部、採購部、財務管理部、使用部門和**商的簽名，但新品的詢價僅財務管理部、採購部相關人員的簽名，新品**存在由乙個**商提供的情況。工作單未提供預算金額，使用部門對採購的物資未能做到合理監督。
在查閱的2023年1-10月月定價表中，我們發現：
①、2月基本上建議定價=上期價，本期無詢價；
②、7月、8月基本上建議定價=詢價、**、上期價；
④、9月基本上建議定價高於本期詢價、低於或等於上期價及**（本期共計200個品種，其中詢價低於**及上期價的有152個品種。
（2）、定價
**執行不到位、入賬**不一致，無基準**
定價由採購委員會完成。在抽查的6、7、8月、周原材料定價單，僅財務管理部、採購部負責人簽名。根據周、月定價表，核對入庫單入賬**。
在8月份的憑證抽查中：seven店雞汁脆筍定價單為11.5元/斤，入庫單17.
2元/斤；火培魚分為大、小火培魚，大劇院統一入庫名稱為火培魚，入庫**21元/斤，而採購部大火培魚為21元/斤，小火培魚為16.5元/斤。入庫單與定價單的**不一致，執行不到位，使財務付款存在一定的風險。
由於erp系統未能限定**、規格，有可能的導致錯誤資金流出。無基準**，使**的波動無相關可比性，對採購**資訊無確定性。
根據erp系統資料統計，對2023年1-10月各門店平均**的分析比較，各店**不一：
①、百潔布的平均價1.36元，店平均價46.70元；
②、玻璃刮的平均價21.00元，店平均價36.00元；
、、、、、、
採購部對物品入庫名稱、規格未進行監督管理。**商送貨單品名與採購部制定的品名不符，入庫單品名、規格不統一。如：
8月28#申購單：粘板（無規格）；送貨單：粘板45*15；入庫單：
粘板（無規格）。採購部制定的不同規格的粘板不同定價，由於申購單未能列明規格，使物資的驗收入庫帶來難度；入庫單不規範使物資**同店不同期不可比、同期不同店不可比。
（3）比價
比價不規範
比價由採購部erp系統操作員負責，但資料的提供無其他詢價小組成員認同。
由於**資訊不對稱，2023年大豆油儲存的往來核對差異為9.2萬（2023年2月入庫價分別是214元、232元、272元、296元、315元）。
（五）、採購政策有待調整。
定價：在採購部制訂的《詢價與定價管理規範》中，西冷、調料不高於市場批發價的5%，而實際定價依據與規定不一致。
現金預支：在制訂的《採購控制程式》中，採購員預支現金上限不能超過10000元；《餐廳申購單管理及財務報賬規範》中：採購部預先向財務部預十天的備用金，上限不能超過60000元。
（三）採購合同管理不規範
物料合同的簽訂，無相關規格、產地、生產廠商，致使**無法比較，致使對採購**無法合理評價。大部分供貨渠道和定價標準近年以來沒有調整。
**商合同管理存在瑕疵。通過65份合同抽查，34位供貨商(合作商)中27位是長期供貨商，其中合同未到期（含續簽）的只有5位（a類：；b類：；c類：）。
**商管理有待完善。未提供除原材料外其他物品的驗收標準、新**商的引進未製作《新**商引進表》；根據**商oec考核標準，制定並進行了**商考核，但未能全部參照執行。如制度規定：
**商一月累計3次以上未按時送貨，可解除合同，並支付1000元違約金；在**商9月份評分表中，遲到5次，扣除125元，在**商4月份評分表中，遲到4次，沽清1次，共罰款200元。
三、審計建議
根據以上問題，提出如下審計意見和建議
（一）根據公司戰略規劃制定當年採購政策及工作重點。
（二）完善採購流程並有效執行，加強物資採購的計畫管理。根據各部門上報的年度所需物資計畫及倉存情況，每年第四季度統籌做好第二年的物資**計畫，力爭按時準確上報公司年度材料計畫。
（三）使用採購訂單，按照採購緊急、時間順序，跟進採購訂單，提高效率。
（四）做到物料統一管理，提高價效比。對公司所需物料統一名稱、產地、生產廠家、規格、材質等並統一採購，爭取**優惠和品質保證。
（五）掌握採購物資的成本資訊，建立基準**庫，嘗試**比較分析，儲存採購資訊並定期更新，為公司財務分析提供資料、經營決策提供資訊支援。
（六）與資源市場**商建立友好、長期合作關係，加強合同管理，優化**商數量，選擇戰略性**商，為公司營造乙個寬鬆有效的資源環境。
（七）必須規範原始資料的錄入，不允許將同一品名不同規格並在乙個科目，以保證貨款支付的準確性。
審計之星審計報告
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存貨審計報告
新世紀年終存貨審計報告 根據安排，企劃部對公司存貨盤點進行了審計。審計目標範圍 此次就公司存貨的真實以及完整性進行審計，涉及評價盤點工作的執 況 資產狀況 儲存管理 賬卡物相符性等。審計程式 監盤 資料分析 詢問 觀察等。一 存貨盤點結果 截止2013年底，公司存貨盤點餘額694223.55元 含在...
審計報告習題
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