2．助手作用
秘書部門和秘書人員輔助領導工作的具體內容有以下五方面：
（1）文書處理——公文制發、文書資料處理。
（2）篩選檔案
（3）文字把關
（4）事務處理——主動配合領導處理好日常事務，如向領導提醒工作日程和工作內容，接待不速之客，完成領導交辦的臨時性工作等等。
（5）督促作用——主要是按領導意圖對領導管轄的各子系統進行催促、查辦和檢查督促已經布置的工作。並將有關情況及時反饋給領導，以便領導及時作出調整，改進工作。
3．參謀作用
給領導當參謀是對秘書工作的高度要求。乙個好的參謀，往往被稱為「智囊」。秘書工作的「智囊」作用主要表現在三個方面：
（1）提供依據
即向領導提供真實情況、可知材料、有關政策和法律的規定，作為領導決策和指導工作的依據。
（2）綜合意見
即在領導作出重要決策和工作部署之前，將有關部門的意見、設想彙總起來，盡可能列成方案，陳述利弊，供領導酌定。
（3）出謀獻策
即在調查研究基礎上提出解決問題的意見和建議。
δ秘書在發揮參謀作用時要注意處理好「參與」與「參謀」的關係。
秘書在領導進行決策時起一定的參謀作用，但不是參與領導決策。
參與決策是其他領導成員的權力。
（詳見教材p22-23）
4．輔助協調作用
協調：指調整組織、系統內外各種關係使之分工合作、協同一致、有效地實現既定目標的行為。
協調是領導者在管理工作中的重要職責，而秘書部門則是輔助領導者進行協調的主要部門。
5．「不管部」作用
「人管部」：資本主義資本主義國家內閣中的閣員，有權出席會議，擔任內閣指定的任務，但經常無部可管，故稱「不管部」。任此不管部閣員，稱為不管部大臣，又稱無任所大臣。
秘書部門向來有「不管部」之稱。凡是其他職能部門不管的事，領導都可以安排給秘書部門去做。內容大致有以下四方面：
（1）圍繞中心工作產生的任務
如選舉人大代表的工作，開展文明禮貌月活動等。這些任務常無專門業務部門管轄，需秘書部門配合完成。
（2）臨時發生的突擊任務
如本部門或下屬單位發生的天災人禍，與外單位發生的嚴重糾紛，或上級交辦的臨時緊急任務，也常由秘書部門去調查、辦理。
（3）帶全面性的任務或活動
如乙個學校舉辦校慶活動，乙個單位召開全系統會議等，也常由秘書部門承辦。
（4）為領導服務的其他任務
如陪同領導深入基層或看望傷病員，代表領導參加某些活動等。
6．「視窗」作用
秘書部門是領導機關的「視窗」，一切與外界的聯絡，對外置待往往都首先要經過秘書部門，群眾對機關的第一印象也是常看秘書部門的面貌、作風與效率。
三、秘書工作在領導活動中的特點
1．依附性
秘書工作是依附於領導活動而存在的。秘書是對領導負責、協助領導工作，為領導服務。依附性是秘書工作的乙個本質特徵。
秘書在工作中要注意兩點：
（1）「參與政務」而不越俎（zu）代庖，自作主張，強加於領導。只能為領導提供材料、政策依據、建議、情況彙總及分析等。只能當參謀而不能參與決策。
（從秘書與領導的關係說》
（2）不能反客為主，隨便插手、干擾和影響職能部門的工作。（從秘書部門與其他職能部門的關係來說）
2．綜合性，可從三方面看：
（1）從秘書工作的職能範圍看
秘書並不承擔某一職能部門的具體工作，而是承擔著且面了解、聯絡、溝通各職能部門的任務，起著全域性聯絡、整體協調的作用。
秘書部門雖不直接從事各業務部門的具體業務工作，但要了解和掌握這些部門的工作情況，傳遞資訊，輔助領導進行全面管理。
（2）從秘書工作本身的內容來看
秘書工作既要「參與政務」，又要「管理事務，具有明顯的綜合性。
政務類任務主要有：
①檔案的擬辦、承辦
②檔案的起草、核稿
③住處的收集、處理
④調查研究、情況彙總
⑤對領導的批辦事項進行催辦、查辦；
⑥處理來信來訪。
事務類任務主要有：
①檔案的收發、傳遞與管理
②文書的繕印與校對
③文書的立卷和旭檔
④檔案的清繳和銷毀
⑤機要通訊
⑥承辦會務
⑦印信管理
⑧公務接洽
（3）從秘書人員的素質要求來看
秘書工作要求秘書人員具有豐富的學識、敏銳的判斷力和快速應變的能力，較強的語言表達能力、公關能力等等，要求秘書人員有啼強的綜合素質。由此也可看出秘書工作具有綜合性特點。
3．服務性
秘書工作要做好「三服務」：為領導服務、為各部門服務、為人民服務。
4．機密性
秘書和秘書部門處於機關單位的樞紐位置，每天直接與領導來往，接觸大量機密，這使秘書工作具有機密性特點。
秘書接觸的機密主要有：
（1）文書管理和公文辦理中接觸到的機密；
（2）領導同志的談話、指示、會議記錄中的機密；
（3）領導交辦的工作中的機密事項，如人事變動、機構調整、政策修訂；
（4）承辦領導機關和領導者**中的機密；
（5）重要領導人的活動、領導機關重要的內部情況，也往往屬於機密內容。
秘書人員要有高度的責任感和嚴格的組織紀律性，模範地遵守保密制度。
5．政策性
秘書人員要輔助領導辦理和各項事務（如文書處理、撰寫文稿、接待來訪等）中往往會涉及如何依照黨和國家的政策、法律、法令貫徹執行的問題。
秘書工作的五個特點是相互聯絡又相互區別的，其中最主要的反映秘書工作本質特點是依附性，其他四個特性則是由此派生出來的。
第三部分秘書與領導者相處的基本原則
一、秘書與領導者的關係
封建社會中，領導者與秘書是主僕關係；
資本主義社會中，領導者與秘書是僱傭關係；
社會主義市場經濟體制下的民營企業主、個體老闆與其私人秘書也是僱傭關係。
δ都要求秘書要絕對按領導者的意圖辦事。
我國黨政機關、國家企事業單位中領導與秘書的關係可歸納為以下三點：
1．在組織上是上下級關係
秘書與領導在工作中不能平起平坐，秘書要遵守組織紀律，嚴格維護體育場的權威，為領導提供各方面良好的服務。
2．在工作上是同志關係，不是主僕關係，無貴賤之分，只有分工不同。秘書與領導在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是從。
3．在職能上是主輔關係。
秘書協助領導工作，不能越俎代庖，但也要積極主動去做好助手、參謀工作。
二、秘書與領導班子相處的主要原則
1．「職權劃分，單向請示」的原則
領導班子中的各位領導人是分工負責的，重大問題由集體研究決定，分頭去辦；一般問題由主管領導人直接處理。
秘書要新生領導人的職權分工，實行單向請示，避免多頭請示。
（詳見教材p27）
2．「按規章制度辦事」
依照規章制度處理與領導層成員的關係，力求做到說話辦事都有依據。
3．「不分親疏，一視同仁」（對領導）
在工作、生活、感情聯絡等各方面都做到不分親疏，一視同仁；在工作上：同等協助，對每位領導交辦的事項都愉快地接受，以同等努力去完成；
在生活上：同等照顧；
在感情上：同等尊重。
4．「通報情況，維護團結」
秘書人員要自學維護和增進領導人之間的團結。
（詳見教材p28-29）
三、秘書人員與具體領導人相處的原則
1．思想體系一致
秘書人員是領導的助手和參謀，秘書職能實際上是領導人腦力和體能的補充和延伸。因此秘書和職能活動要以領導意圖為轉移。秘書人員要努力做到與領導人保持思想、行動上的一致，做到彼此配合默契。
這就要求秘書人員能站在領導的角度考慮和處理問題。特別是在管理工作的各個環節上，秘書人員要力求能與領導人保持思想體系的一致。如有分歧、爭論，也應在堅持原則的前提下努力與領導人取得一致的看法。
2．知識互補。
3．相互信任。
4．相互適應。
秘書應主動適應領導人的工作特點和生活習慣。這是秘書方面貫徹相互適應原則的具體體現。至於領導人貫徹此項原則則是矛盾的次要方面。
開明型：主要精力放在本單位重要的、急待解決的問題上。
依賴型：事無鉅細都依賴秘書去做。
包辦型：大小事務都包攬在自己身上。
* 領導風格問題
1、領導風格的含義
領導風格——領導作風，指領導者在領導實踐中表現出來的一種經常出現的比較穩定的領導心態和領導方式。
《史記李將軍列傳》：「居久之，孝景崩，武帝立，左右以為廣名將也，於是廣以上郡太守為未央衛尉，而程不識亦為長樂衛尉。程不識故與李廣俱為邊太守將軍屯。
及出擊胡，而廣行無部伍行陣，冰善水草屯，舍止，人人自便，不擊刀斗以自衛，莫府省約文書籍事，然亦遠斥候，未嘗遇害。程不識正部曲行伍營陣，擊刀鬥，士吏治軍簿至明，軍不得休息，然亦未嘗遇害。」
2、領導風格的種類
⑴從總攬全域性和領導精力的分配上看
①舉重若輕型
②舉輕若重型
⑵從對工作和對被領導者的態度上看：
⑶從對人的態度上看：
⑷從對工作的態度上看：
①**式——獨斷專橫，家長作風
②民主式
③放任式——領導者放棄責任，極少對下屬進行指導和幫助，對工作也很少過問。
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