職務說明書（job description），也稱崗位說明書或工作說明書
什麼是職務說明書
職務說明書是工作分析人員根據某項職務工作的物質和環境特點，對工作人員必須具備的生理和心理需求進行的詳細說明。它是職務分析的結果，是經職務分析形成的書面檔案。
目錄 1 什麼是職務說明書
2 職務說明書的組成
3 職務說明書編制要點
4 職務說明書的內容
5 職務說明書的主要專案[1]
6 職務說明書的作用
7 職務說明書的寫作
8 職務說明書的編寫要求[1]
9 職務說明書案例分析:
o 9.1 案例一:理貨員的職務說明書[2]
o 9.2 案例二：財務經理的職務說明書[3]
10 參考文獻
職務說明書的組成
職務說明書由職務描述與職務規範兩部分組成，這類似蘇聯勞動心理學家編制出的職業圖譜和心理圖譜，職業圖譜是描述職業的社會經濟的、製造技術的、衛生保健等特徵；心理圖譜分析了職業對於人的心理要求。職務說明書的精確與否將直接影響到職務分析的有效性。
1、職務描述
職務描述是經過職務分析收集資料後產生的。職務描述是說明某一職務的職務性質、責任權利關係、主體資格條件等內容的書面檔案。
2、職務規範
職務規範是任職者任用條件的具體說明，二者結合起來構成了針對某一職務的完整、全面、詳細的職務說明。
編寫職務說明書就是編制職務描述和職務規範兩個書面檔案。職務規範集中於對任職人員的分析，職務描述側重於反映工作定向分析的結果，職務描述可用於設計業績評價形式，職務評價和建立報酬系統，能確定需要完成工作的教育和訓練，為設計適當的招聘、選擇、訓練和開發計畫提供依據。
職位說明書根據用途不同有各種不同的標準，通常使用的是內部管理用途的職位說明書，但是烽火獵聘公司根據招聘市場的特點，提出了招聘用職位說明書的提法。內部管理用途的職位說明書的一般是下面的有機組成部分構成的：
一、 職位名稱。例如，拿人力資源部門的經理來說，以下簡稱hrm。職位名稱應該寫為經理。
二、 部門名稱。hrm的部門名稱應該寫為人力資源部。
三、 任職人。要寫上任職人的名字。並要有任職人簽字的地方，以示有效性。
四、 直接主管。hrm的直接主管應該寫為分管副總經理。要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。
五、 任職時間。任職時間也就是生效時間，一般也就是與勞動合同的時間一致。
六、 任職條件。包括學歷要求，工作經驗要求，特殊技能等等。如hrm的特殊技能是指掌握現代人力資源管理運作模式，熟悉國內人力資源管理政策法規及人才市場動態等等。
七、 下屬人數。指的是部門內所管轄的人數。
八、 溝通關係。一般分為外部與內部兩個層面。如hrm的內部溝通有分管副總經理，部門經理與員工。
外部溝通有上級主管部門，所在城市人事勞動部門，各主要**或招聘**，各主要培訓機構，應聘人員或同行，相關行業協會。
九、 職位設定的目的。如hrm的職位目的為：根據公司戰略發展需求，設計運用人力資源管理模式和相關激勵政策，激發員工潛力，開發人才，實現人力資源開發在行業內具有市場領先者的目標。
十、 行政許可權。指的是在公司所擁有的財務許可權和行政審批許可權等。
十一、 工作內容和職責。這是職位說明書重之又重的地方，所耗費的筆墨也最多。包括了職責範圍與負責程度，衡量標準等。
如hrm的職責包括這幾方面：組織體系與制度；培訓；人事考核與績效評估；招聘；薪酬激勵政策；職位管理，部門管理與建設等等。
十二、 能力要求與個性傾向與特徵等。屬於個性化的東西，應該算是職位的修正要求吧。
十三、 職業生涯發展規劃。包括職位關係與理論支援。職位關係又分為直接晉公升的職位，相關轉換的職位，公升遷至此的職位。理論支援是指學習和培訓所達到的相關要求。
1、對職位的描述，不是任職者的現在工作
2、不侷限於現狀，著眼於組織設定崗位需要
3、針對對崗位而不是人
4、歸納而非羅列
職位說明書一般用表單形式編制，通常分七大部分設計表單：
1、基本資訊：職位名稱，部門，直接上級，所屬下級，職責分析日期，編寫日期等；
2、職位目的：對職位概述；
3、職責和許可權：分主要職責許可權、相關職責許可權和臨時性工作；
4、工作關係：分內部關係和外部關係，包括聯絡部門、人員；
5、任職資格：包括教育水平、工作經驗、技能和水平、個性和品質等；
6、考核指標，權重，薪資等級，職位發展方向；
7、工作環境。
職務說明書不存在標準格式，所以每個組織的職務說明和內容都不相同，但是作為一般規律都應說明所執行的工作、職務的目的和範圍、員工為什麼做工作、做什麼工作及如何工作，參見表1：
表1 招聘助理的職務說明書
表1 招聘助理的職務說明書
多數職務描述有三個主要部分：職務頭銜、職務確定和職務責任。職務說明書應具備以下各項內容：
1、職務的識別部分
這部分位於職務說明書的首部，有識別和確定某項職務的作用。主要內容有職務頭銜、職務所在的部門、職務分析者及其向誰報告、最近修改職務說明書的時間和編號等等。其中職務名稱頭銜是其主要內容。
職務頭銜是指對一組職位的稱呼，如軟體技術員、助理會計師等等。設定頭銜有幾個作用，第一頭銜名稱歸納職務活動的特點，對職務提示出乙個整體概念以及職務的責任，如銷售員名稱會暗示該職務有銷售特徵和責任；第二它對員工有心理上的作用，如將拉圾清掃工作稱為「清潔工程師」能提高這一職務在人們心中的地位；第三頭銜也可反映出該職務與其他職務的關係、處於何種級別水平等，如助理工程師、初級工程師、高階工程師的頭銜可說明職務的不同等級。
2、功能部分
功能部分是描述職務應完成的工作、任務和責任，說明工作活動本身的特性和進行工作的環境特性等等。這部分首先是確定組成職務的責任和任務。任務是指員工要完成的工作，或是製造產品或提供服務的行為。
責任則是一系列主要任務的集合，職務的責任依據完成任務的花費的時間和重要性依優先次序排列。因此，有關職務責任說明通常按其重要的程度編寫。
此外這部分說明勞動手段和工作環境。勞動手段即工人用來執行職務的具體活動的機器、工具、裝置和輔助裝置。工作環境是說明工作是處在何種環境狀態完成的，如在室內外、溫度、濕度，或是需站立、久坐、受電磁、噪音、有害氣體、傳染病等不良環境狀態。
它是提供員工的工作環境方面的資訊。
3、職務說明部分
這部分反映為取得成功的職務績效所需要的工人特性。通常是描述從事該職務的員工應該具備的經驗、教育和培訓等條件和特殊的知識、能力和技能等。
職務說明書的主要專案1）崗位基本資訊。包括：崗位名稱；直接上級崗位名稱；所屬部門；崗位編碼；工資等級；定員人數；崗位性質。
同時也可選擇性地列出崗位分析人員姓名、人數和崗位分析結果的批准人等欄目。
崗位名稱應標準化，以求通過名稱就能使人了解崗位的性質和內容，主要是命名準確、美化，切忌粗俗和冗長。
（2）崗位職責概述。即用最簡練的語言說明崗位的性質、中心任務和責任。比如：
總裁：受公司董事會委託，執行董事會的決策、決議，對公司的生產經營實施全面的監控和最高行政管理。
經營計畫部部長：擬定公司中長期發展戰略及年度經營計畫，組織考核，對公司經營活動進行分析；組織部門職責範圍內的其他工作。
人力資源部部長/經理：組織向各部門提供人力資源管理專業性服務，激發公司員工工作的積極性，使其工作績效不斷提高。
技術裝備部部長/經理：負責公司年度生產業務計畫的編制、審核、綜合、平衡工作。
（3）崗位職責詳述。這是崗位說明的重點之一，要逐項列出本崗位所應負有的職責。較為理想的格式是首先把崗位工作內容歸為幾個大類，然後再分點說明。
（4）關鍵業績指標。這個內容指明各項工作內容所應產生的結果或所應達到的標準，以定量化為最好。最常見的關鍵業績指標有三種：
一是效益類指標，如資產盈利效率、盈利水平等；二是營運類指標，如部門管理費用控制、市場份額等；三是組織類指標，如滿意度水平、服務效率等。
值得注意的有兩點：關鍵業績指標最好同第三項的崗位職責詳述對應起來；各項指標最好能夠量化，從而有利於執行。
（5）崗位關係。崗位關係描述包括：此崗位受誰監督；此崗位監督誰；此崗位可晉公升的崗位；可轉換的崗位；可公升遷至此的崗位；與哪些崗位發生聯絡及聯絡的密切程度；有時還應包括與企業外部的聯絡。
（6）崗位環境。主要包括五個方面：
工作場所，在室內、室外，還是其他的特殊場所；
工作環境的危險性，說明危險性存在的可能性，對人員傷害的具體部位、發生的頻率，及危險性原因等；
工作時間特徵，如正常工作時間、加班時間等；
工作的均衡性，即工作是否存在忙閒不均的現象及經常性程度；
工作環境中的不良因素，即是否在高溫、高濕、寒冷、粉塵、有異味、雜訊等工作環境中工作，工作環境使人是否愉快。
（7）任職資格條件。常見的任職資格條件有：
學歷及專業要求；
所需資格證書；
經驗：一般經驗、專業經驗、管理經驗；
知識：基礎知識、業務知識、政策知識、相關知識；
技能要求：即完成本崗位工作所需要的專業技術水平；
職務說明書編寫報告
職務說明書編寫報告 初稿20100613 一 目的及意義 1.明確各部門 崗位 的職責與許可權，規範工作流程，以實現精細化管理的目的 2.為企業工作評價 人員招聘 績效管理 培訓與開發 薪酬管理等提供依據 3.職務說明書囊括了崗位所需要的能力，員工可以對照，自己在這些方面發展得如何，哪些能力還需要進...
崗位職務說明書編寫指導
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職位說明書編寫規範 一 目的 強化職位分析的基礎作用，通過對現有職位說明書的進一步規範，形成職位說明書編寫指南，充分發揮職位說明書對人力資源管理系統內各專業板塊的基礎指導作用。二 職責 行政人事部負責公司職位說明書編寫的技術指導。各部門 業務單元 子公司具體負責職位說明書的編寫 修訂與完善。三 工作...