1.0目的:
規範客戶檔案管理流程，保證客戶檔案完整、全面，為日後查閱工作提供便利條件。
2.0 適用範圍：
大連萬科城市花園物業服務中心的客戶檔案管理工作
3.0 職責：
3.1 檔案管理員負責客戶檔案的收集、整理、歸檔與保管。
3.2 檔案管理員負責辦理客戶檔案的借閱手續
3.3 檔案管理員負責客戶檔案的細分工作。
4.0 工作規程
4.1 客戶檔案分類：
4.2 客戶檔案的收集、整理、歸檔與保管
4.2.1檔案收集的途徑:
a.業主辦理入住時：物業管理員與物業簽訂業主資料登記表，以備存檔。
b.日常工作中： 維修內業人員在每月月末將業主維修操作單整理後移交給檔案管理員進行存檔，雙方需填寫《交接清單》，檔案管理員將維修操作單按戶投入到業主檔案中
c.發生變更時：如商鋪/住宅/車庫的業主發生變更後，及時與新業主簽署相關協議、法律文書和填寫相關資料，並變更業主檔案；商鋪工作人員的資料隨時變更
4.2.2 檔案的整理依據
a.按門牌號碼整理的為a類檔案，每戶業主檔案查點齊全後存檔（如法律文書、收費票據、裝修管理、客戶資訊等內容）；
b.按檔案類別整理的為b類檔案，每種類別按日期存檔。（如維修操作單、顧客投訴處理記錄表、細分後的資料、變更記錄、重要資料等內容）
4.2.3 檔案的歸檔方式
a. 裝入檔案盒：檔案管理員將a類檔案查點齊全後裝入檔案盒，檔案盒側頁要求有該業主的樓號、單元號、房間號。檔案管理員依據門牌號碼按順序將檔案盒裝入檔案櫃。
b. 裝訂成冊：檔案管理員將b類檔案按日期排列，每季度裝訂一次，滿一年後統一放入檔案盒存檔。
c. 電子**：對於經常變更或比較重要的檔案可在已存檔的基礎上再以電子**形式存檔備份。
4.2.4 業主檔案的保管
4.2.4.1業主檔案的借閱手續
a. 內部人員因工作需要查閱業主檔案時，需經過檔案管理員同意，並填寫《借閱登記表》。
b. 外來人員未經管理中心負責人允許不得私自查閱業主檔案，如有法律部門（法院、公安局等）需查閱時，要出示相關證件（如工作證等）管理中心負責人批准後在檔案管理員的協助方可查閱，借閱時填寫《借閱登記表》
4.2.4.2 業主檔案的細分
將業主的檔案或資訊按照從事行業、家庭成員數量、滿意度等內容進行細分，並將細分後的檔案或資訊存檔
4.2.4.3 注意事項
a. 必須設專櫃存放必須設專櫃存放保管，做好防火、防盜、防蟲、防潮工作，每月檢查一次檔案保管狀況，對損壞、丟失的檔案及時修補複製，確保檔案的完整與安全。
b. 整理業主檔案時不得將檔案亂堆亂放，避免檔案的損壞、丟失。
c. 租用商鋪在租用期間的相關資料，在租期結束一年後刪除
d. 業主檔案發生變更後，做好歷史業主檔案的保管工作，將歷史業主檔案與其他業主檔案分開放置。
e. 檔案管理員在接收、移交檔案或因工作調動崗位時，必須填寫《交接清單》，保證檔案不遺失，由專案經理監交人並簽字確認
f. 個別資料業主（住戶）有困難或不需提供的，由物業服務中心經理認可，可以不提供。
g. 業主檔案存檔期限——永久，有新增資料隨時補充
h. 借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自塗改、剪裁、抽取、拆散、影印、轉借或損壞。
i. 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，追究責任人，責任不清由檔案管理員負責。
g. 諸如入住通知書、業主（住戶）資料卡、銷售合同、業主個人資料等資訊外單位人員不得借閱或瀏覽。內部人員借閱或瀏覽上述內容須經物業服務中心經理批准。
k. 檔案管理員要遵守資訊保密制度，不得洩露客戶資料和資訊。
5. 0 支援**與記錄
《交接清單》
《借閱登記表》
客戶檔案管理
檔案管理制度 一 為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。二 歸檔範圍 公司的規劃 年度計畫 統計資料 財務審計 會計檔案 勞動工資 經營情況 人事檔案 會議記錄 決定 委託書 協議 合同 專案方案 通知等具有參考價值的檔案資料。三 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理...
客戶財產管理規定
發放部門 管理者代表 文控 業務部 採購部 工程部 工模部 生產部 品管部 倉庫 行政部 1 目的 為確保客戶所提供之財產 樣品 圖樣 均能有效的予以驗證 儲存並維護。2.範圍 2.1 客戶提供的財產。2.2 客戶所指定的供貨商所提供的財產。3 相關檔案及術語 3 1相關檔案 與客戶溝通控制程式 4...
客戶信用管理規定
編號 mrkj qeo zlgl 071 1 目的 為加強應收賬款管理，對客戶資信調查 信用限額確定與款項 等環節實行全面監督和控制，以保障應收款項的安全 及時，特制訂本規定。2 適用範圍 本規定適用於公司所銷售產品的全部客戶。3 職責 3.1品牌市場部負責組織調查客戶的信用狀況並組織信用評審委員會...