關於深圳市眾能實業發展****內部運作流程監控的調查
為了了解企業內部控制制度，更好地發揮會計兩個基本職能中的監督職能，應深圳市眾能實業發展****（以下簡稱「眾能公司」）總經理的邀請，本人於2023年11月2日至12月31日對眾能公司內部運作流程監控進行了調研。眾能公司老總也希望通過此次調研，找出內部流程中監管不到位的環節，並不斷完善內部運作流程，通過內部運作流程的改善，提高工作效率，減少經濟漏洞。這次調查，主要採取實地調查、關鍵領導的訪談、普通員工的談話、公司制度的調閱等方式，對公司運作流程作了全面的調查與研究。
在此次工作中，得到了眾能公司老總、各部負責人的大力支援。眾能公司從06年成立至今，業務發展迅速，公司不斷發展壯大，但內部監控管理還是存在不少問題。
一、眾能公司發展概況
眾能公司成立於2023年，成立時註冊資金50萬元，員工30多人，主要生產廚具，產品內銷。經過5年時間，現已壯大為註冊資金500萬元，員工300多人的公司。
（一）公司組織架構現狀
（二）存在問題點
目前公司組織構架不合理，總經理直接管理的部門達12個之多，增大了總經理的工作量，總經理整日忙於各部門日常工作管理中，沒精力去做公司發展的戰略性決策。
（三）解決問題建議
組織構架重新設計為
這樣設計公司目前組織構架，符合組織設計的一些基本原則：
1、按乙個領導管理有效管理人員為4-8人為準，一級部門設立為7個，二級部門設定為9-12個；
2、按不相容職能相分離原則，品質與生產分離，生產與倉庫分離，採購與倉庫相分離；
3、一般公司會設總經辦，鑑於目前公司發展情況，不設總經辦，其職能由行政部行使。
4、這樣設定，各部門能高效運作並相互監控，總經理管理部門減至七個，能使總經理從日常部門管理事務中解脫出來。
5、特別增設渠道部，大力發展全國**，任何品牌的壯大，都離不開經銷渠道的發展，不能只做直營銷售。用別人的資金，去做自己的品牌，做大自己的銷售，是乙個戰略發展方向。
二、近四年公司主要經營資料情況
（一）主要經營指標發展趨勢圖
1、銷售收入發展趨勢圖
2、利潤指標趨勢圖
3、人均產值發展趨勢圖
（二）、主要存在的問題
從以上指標發展趨勢看，眾能公司業務發展迅速，從2023年的2000萬，發展到2023年的8400百多萬，平均每年發展速度達50%之多。但利潤指標呈下降趨勢，銷售利潤率從19%下降到只有3%，人均指標也每年呈下降。從以上指標可以看出，公司成立初期，人員較少，老闆乙個人可全面管理到位，成本費用浪費少，利潤高。
隨著公司不斷發展，人員增加，部門在擴大，老闆管理不了那麼多事，加上公司流程不合理，業務雖然發展迅速，但利潤反而下降快。說明公司管理存在問題，需要下力氣去調整，更加迫切地要求公司對內部流程和運作監管方面進行再造。
三、眾能公司「銷售下單發貨流程」監控
（一）「銷售下單發貨流程」現狀
其路線流程：①業務員訂貨申請表--②訂貨申請表分表--③生產排期生產--④成品入庫--⑤列印送貨單--⑥物流發貨。
（二）「銷售下單發貨流程」存在的問題
1、流程①：業務員訂貨申請
公司內部運作沒有正規的單據，全依靠業務員的訂貨申請表在運作。既不規範，也存在很大的風險。訂貨申請單由業務副總審批就可以正常下單，此環節少了乙個重要的監管，沒有財務部的審單核價過程。
如果少計**現象，雖然公司規定業務員承擔，實際是出現大問題時，可能業務員也買不起單，損失只有公司來承擔了。公司也出現過少收錢現象，造成不必要的損失。
公司沒有乙個明確的**體系，**由業務員自己去談，加上客戶資訊不齊，如果業務員報給客戶的價錢，高於業務員下單給公司的價錢，從中拿取價差，公司根本無法去稽查。存在業務員與客戶單方面暗箱操作的可能。
2、流程②：客戶訂單列印分發
工廠財務沒有銷售訂單資料，只是物流部要出貨了，才把業務員的訂單申請表交到財務，才知道有此單，都是事後反映，沒起到事前、事中的監控作用。
3、流程④：成品入庫
目前公司沒有成品入庫這一關。如造成入庫成品與出貨不一致時，發現不了。也就是說，公司人員直接把貨發出去了，也監管不到，少了生產環節的相互監督。
4、流程⑤：列印送貨單
目前公司是由物流送成品出庫單到財務，由財務按出庫單列印。每天隨時送呈，沒有規定提前一天，影響了財務工作效率。列印完後，也沒有財務簽名，確定責任可以出貨。
5、流程⑥：物流發放
目前公司貨物量方只有物流部門自己，既由他付錢、談**，又由他們自己量方，運輸費用失去相互監督的作用。曾發生過物流與貨運公司合夥多報運費，造成損失。
公司發貨運的單，沒有把物流公司的託運單交財務。如客戶不願付款時，說沒有收到貨，公司拿不出原始的託運單，送貨單又沒有客戶的簽名，造成不必要的損失。2023年公司發生一單貨，金額10多萬元，對方拒付，公司找不出相應簽收單，造成收不回貨款，又走不了法律途徑解決。
（三）解決問題
針對現狀，合理理順此流程，從財務監管的角度出發，對眾能公司設計了以下流程。
通過以上流程的設計，較好地解決了眾能公司目前的流程中存在的問題。
四、眾能公司「工廠物料採購」監控
（一）「工廠物料採購」現狀
流程線路：①物料申購--②下採購訂單--③**商送貨--④來料驗收--⑤材料入庫--⑥單據送呈財務--⑦貨款申請--⑧出納付款
（二）現狀運作存在的問題
1、流程①：物料申購
此環節公司物料申購規定不明確，許多部門都在申購，有時物料採購甚至沒有申購單。多頭申購造成責任不到人，造成物料的浪費，成本上公升，易造成呆料。
此過程發現，有些物料不是採購部去採購，其他部門都有可能去購買，特別是一些辦公裝置之類的，行政部自己去採購回來報銷。多頭採購造成監控難度加大，甚至監控不到位。
2、流程②：下採購訂單
流程沒有明確規定要進行議價，所以未見議價實質性的資料，如多家**商的**單，**商的資訊收集。
**商進入公司沒有考察，未見有**商的季度或半年度的評審報告記錄。
採購單送呈程式也不對，應加財務人員對單價金額的審核監控，財務按**商**對採購訂單進行審核。
採購物料要分類，各採購員管理自己的**商，採購內部崗位要定期輪換，以防止長期合作後，**商與採購員之間達成默契。
採購訂單要增加質量保證、質量原因造成第三方的賠款條款。增加廉潔條款，註明如給公司任何人員回扣或佣金，貨款不給予支付，並要賠償幾倍的貨款。
訂單中未註明物料申購部門及用途，不利於物料庫存金額的降低，出現呆料時，沒有責任追究，造成庫存量快速彭脹。
3、流程④：來料驗收
目前公司驗收由生產部負責，這樣操作有點不對，生產是物料的使用部門，又作為物料是否合格的判定部門。品質部對來料、製成、出貨進行檢驗是必須的。
來料檢驗一定要填具《來料驗收單》，一方面對物料的品質進行控制，明確責任；另一方面對**商所送物料進一步核實數量是否真實，有效防止倉庫與**商合夥作弊，虛開單據。
4、流程⑤：材料入庫
此環節目前公司基本空白，沒有去做，只是由採購員填開《入庫單》，根本沒有一點作用，現行的《入庫單》是形同虛設，起不到任何監控作用。
5、流程⑥：單據送呈財務
送呈單據隨意性大，沒有規定送呈時間，送呈過程沒有簽收，沒有明確單據的保管責任，易造成補單、丟單現象。
6、流程⑧：出納付款
目前此環節公司基本完整，但要注意：付款完畢，所有附件都要蓋「付訖章」，以防有些人把附件抽出，重新填報費用報銷單。
（三）解決問題
針對現狀，合理理順此流程，從財務監管的角度出發，對眾能公司設計了以下流程。
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其次，積極動腦。在課題討論中我們都很明顯感到很多很有價值的點子都是在大家積極思考與討論中的出的，就像班上的問卷中，關於維度的選擇，因為 心理健康 這一話題太泛，我們開始無法下手，後來在我們的討論中確定出意志力 滿意度 認識等幾個維度，最後，問題的確定也就迎刃而解了。最後，也是最重要的一點那就是合作。...