一、導語
高校檔案有著特殊的意義和價值，對於學校建設、教學科研以及行政管理工作都有不可替代的作用。近年來，高校檔案管理工作取得了一定的成績，但是也存在一些發展的難點和不足，為此不僅需要我們加以重視，隨著高等教育事業的飛速發展，高校教學、科研和行政管理工作對檔案工作提出了更高的要求。為保障高校各項事業的順利發展，必須進一步提高檔案工作的質量和效率。
搞好檔案利用有利於高校工作的全面發展,有利於發掘檔案的利用方式和利用功能,實現檔案的使用價值。高校檔案人員要深入研究檔案利用工作的理論和方法,轉變傳統的被動服務觀念,以適應時代要求。本專題研究報告試就高校檔案的利用工作做些有價值的、啟發性的**。
二、專題研究報告的框架和意義
本次專題研究主要針對的是高校檔案利用工作方面，我們的研究內容基於目前高校檔案管理利用的現狀和存在的問題並提出相關的對策和建議，而主要依據檔案利用的重要價值進行闡釋，本研究報告旨在通過文獻研究綜述、實證調查分析以及結合歸納演繹的方法，結合自身的思考和分析，對高校檔案利用工作作出一些可供高校檔案管理和檔案管理工作者以及其他檔案管理機構借鑑和學習的報告。
本次專題研究的目的在於推動高校檔案利用取得更大的突破，幫助和引導高校檔案管理部門加深對於檔案管理利用的認識和理解，並在宣傳、政策支援和人才支援方面提供切實的理論和實踐支援。
三、高校檔案利用的重要價值
高校檔案管理不僅只是一項行政管理，而且是學校的教學經驗的總結，涵蓋的是學校歷史發展的重要記錄，還有其中的重要理論和實踐教育教學文獻，是學校決策和管理的重要憑證。
（一）學校的教學總結
學校檔案匯集了學校現有的知識成果,是學校成長和奮鬥的沉積寶鑑,具有很大的開發利用價值,對學校檔案進行綜合分析,可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況,為新的時期學校建設提供借鑑和依據,推動學校自身形象和價值觀的發展。
（二）學校的歷史載體
學校檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,包括檔案資料管理、校園文化建設、教師履歷管理、優秀課堂教學與教學實踐記錄、學生學習和生活管理、學籍管理、招生與畢業就業工作、教學研究等方面的文字材料、聲像、電子資料,記載著全校師生員工的德、能、勤、績,匯集著最原始、最可靠的大量資訊。同樣,學校檔案真實客觀地記錄了學校發展的歷程,是學校重要的資訊資源,對學校具有重要的推進作用。
（三）領導決策的參謀
檔案中記錄了大量前人的教育教學思想、高校建設理論和實踐經驗，包括教學、黨政管理等方面的資訊。學校領導要做出科學、有效的決策，就要進行系統的研究，就要以檔案作為重要依據。
（四）處理各種問題的憑證
學校處理好各種問題，必須切實掌握有關檔案材料．才能提高辦事效率。檔案是過去學校工作的原始記錄．可為學校處理各種問題提供憑證。如現在社會上有些人偽造學歷證明，我們通過查閱學籍檔案和有關資料，就可得到真實的情況。
四、高校檔案利用的幾種方式
高校檔案的利用,是發揮檔案自身價值,實現檔案資訊共享的最佳途徑。與之相適應,在檔案利用方式方面,原有的接待查閱、匯集史料等常規方式已不能滿足社會各方面的需求。筆者認為,下面幾種方式對高校檔案的利用會有所裨益。
(1)編纂檔案目錄供圖書館收藏。
目前人們的圖書資源意識要強於檔案資源意識,人們尋找資訊,更常去的地方是圖書館而不是檔案館或檔案室,在學校內部也是如此。在這種情況下,高校檔案管理人員要積極尋求與本校及本地圖書館的合作,將重要檔案的目錄甚至內容分類彙編成冊,供本校及本地圖書館收藏,使人在查閱圖書資源的同時也能接觸到檔案資源並加以利用,同時也可以增強人們的檔案意識。
(2)舉辦高校檔案陳列
檔案展覽是檔案宣傳的有效手段。可以在學校內建立固定的陳列室,供校內外人士參觀利用;也可以走出學校,與有關部門配合,舉辦短期或長期的展覽,使檔案資源為公眾所知,最終達到為公眾所用的目的。
(3)通過網際網路、科技教育網等現代**宣傳
網際網路可以超越時空進行資訊的廣泛交流。高校科技教育網的興起和普及,必將帶動檔案的全面資訊化。我們可以利用校園網的**技術,通過篩選、調整,建立檔案資料庫,製作檔案資料的查詢網頁,使檔案利用新技術走出檔案館,走入社會,更好地為大眾服務。
五、目前高校檔案利用的現狀和問題
目前許多高校的檔案管理已經採取了資訊化建設，引進了較為先進的裝置和專業人才進行檔案管理，但是在檔案利用工作當中還存在不少的問題，這不要包括對檔案利用工作的不夠重視，在思想和認識上對於這項工作的理解不到位，其次是資訊利用率不高，只是簡單地將檔案存入系統和計算機，再次是對於高校檔案的開放度不夠，沒有得到很好的宣傳，只是強調檔案的保管和保密等等。
（一）檔案利用工作重視不夠
目前部分高校對檔案利用工作的重要性認識不足，認為單位的檔案工作幹好幹壞乙個樣，幹與不幹乙個樣，不是經濟指標，又不出什麼經濟效益，沒有擺上應有位置，沒有認識到做好檔案利用工作會更好地促進學校的教學、科研工作，將高校檔案工作附屬化。由於管理者檔案意識淡薄，造成了檔案利用工作的效率低下，開放不夠，發揮不了檔案應有的作用。在檔案利用問題上採取消極怠慢的態度，認為檔案管理就是收集整理檔案，將檔案存檔入冊即可，致使學校的檔案利用工作發展緩慢，不能很好地適應學校建設的發展。
（二）檔案資訊利用率不高
隨著經濟的發展，高校辦學條件越來越好，計算機技術也得到廣泛推廣和應用，很多高校檔案部門都配置了現代化管理裝置，購置了檔案管理軟體，實現了微機化管理。即便如此，與現代先進技術比較，檔案管理工作還是比較滯後，從系統的資料處理形式、管理物件、功能實現程式等方面看，不少學校是將計算機管理系統功能目標和執行機制確立在對本檔案館內部案卷級和檔案級的目錄編制。隨著現代先進技術的推廣與應用，這種狀況無法滿足使用者的多種需求，也不能很好地適應高等教育事業的發展。
（三）檔案宣傳和開放力度不夠
隨著社會的發展，知識經濟和資訊化社會的到來，人們對高科技資訊的需求量急劇增加，必然形成高校檔案資訊資源利用的新高潮。然而，由於檔案部門封閉保守，市場意識不強，對館（室）藏檔案的內容、成分以及查檔的途徑、方法宣傳報道較少，加上檔案工作者「保密保險」、「利用危險」等陳舊觀念還未根本改變，常常把保守檔案機密與開放、開發利用檔案資訊資源對立起來，使保密擴大化、絕對化，這在很大程度上限制了檔案事業的發展。
（四）檔案資訊查閱和利用不便
檔案利用者為了能夠順利地解決問題,總是希望盡快地獲得所需要的檔案資訊,在較短的時間內查詢到最全面、最準確資訊的資料,這就是要求檔案的時效性。但是目前來說許多的檔案查詢工具還不夠完善，而且在檔案資訊也不夠全面、準確，無論是參考還是查證,所獲取的檔案很多都沒有針對性，失去了原本的價值。這些基礎性的工作必須加以重視，特別是在檔案管理現代化建設當中，首先就是要確保檔案整理、錄入以及檢索查閱的便捷、迅速。
六、關於高校檔案利用的相關建議
針對上述提到的高校檔案的重要性已經有目共睹，而且作為學校重要的文獻資料資源，必須將其更好地利用起來，發揮應有的價值，為高校科研、教學和日常管理工作提供可參考借鑑的素材和資訊，也可以通過對檔案的利用和宣傳，提高學校的知名度。為此我們需要在宣傳工作、服務理念、利用方式方法等方面加大力度。
（一）強化檔案宣傳工作
通過舉辦各種展覽、召開會議或撰寫文章，向廣大教職員工宣傳國家有關檔案的法律、法規，介紹檔案、檔案工作的有關知識；利用演示文稿和目錄索引，通報檔案室所藏檔案內容，介紹多種檢索途徑和編撰研究成果；選編檔案利用效果例項，向大家展示利用檔案所取得的社會效益和經濟效益等等，以增強人們的檔案意識，樹立利用檔案的觀念。
（二）**利用需求，主動提供利用
檔案室的工作人員要及時了解上級機關在不同時期和階段對學校教學、科研的重要指示和學校貫徹落實的措施和情況，經常主動地深入各教學和機關行政部門，走訪有關領導和工作人員，有意識地觀察和了解本校各項工作的長遠規劃和近期目標。對學校重要會議的安排和學期、年度工作計畫要胸中有數，了解學校教學、科研、基建等工作環節和活動過程的規律和特點。認真分析掌握上述這些工作對檔案需求的可能性、規律性，同時，不斷根據本校檔案利用情況，分析其利用規律，**利用需求，主動提供檔案為學校各項工作服務，變被動服務為主動服務。
（三）積極開發資訊資源，開闢提供利用的多種途徑
面對內容複雜、種類繁多的檔案和利用者的不同需求，必須從不同角度編制多種檢索工具，同時把編撰研究工作列入學校工作計畫，根據學校檔案室所藏檔案內容和學校各方面工作需要，有目的、有步驟地開展編撰研究工作，把它作為一項基礎工作，常抓不懈，這樣才能使利用工作逐漸走人正軌。
（四）建立檔案利用資訊反饋制度
為了更好地做好檔案利用工作，除對查閱檔案的人建立借閱登記簿和利用效果登記簿外，對那些沒有查到檔案或沒有完全達到目的的利用者也要進行登記。對這些情況進行統計、分析，從中發現哪些檔案利用率高，哪些檔案利用率低；查全率、查準率是多少；沒有查到檔案的原因是什麼等等。由此可了解利用效果和各方面的利用需求，為我們的收集、編研工作提供線索，有的放矢地開展利用工作。
（五）轉變傳統的被動服務觀念
高校檔案工作是高校管理的一項基礎性工作,既有保密性更具有服務性。筆者認為當務之急是必須讓檔案工作人員擺脫過去的依賴思想和被動觀念,大膽變革,變被動服務為主動提供利用。工作人員要不間斷地深入實際,及時了解各相關部門對檔案的要求,熟悉高校工作各個環節的執行規律,有針對性地收集和編研各種資料,做到檔案工作延伸與高校各部門的發展基本同步。
（六）努力實現檔案管理現代化
檔案管理工作的好壞直接影響檔案利用的質量。因此,建立健全高校檔案規章制度,早日實現檔案管理規範化、科學化、現代化就顯得尤為重要。起碼要做到以下兩點:
一是要形成一套科學、嚴密的管理方法;二是要加強檔案幹部隊伍建設,將崗位培訓與個人自修相結合,建立一支具有較高理論素質和業務素質的檔案幹部隊伍。就目前來講,檔案工作人員要善於應用計算機資料庫、通訊、網路等技術,將檔案資訊收集、整理、存貯和計算、分析等過程有機結合起來,建立乙個科學完整的檔案資訊分析、傳播系統。這樣操作過程的簡單化就可大大縮短檔案資訊的傳輸時間,為檔案資訊得到更充分、有效、及時的利用提供了條件。
七、總結
檔案利用工作實際上就是以檔案工作人員的服務活動為媒介,在檔案與利用者之間架起一座橋梁,從而實現檔案的有效利用。改革開放和社會主義現代化建設發展的新形勢,使檔案工作面臨新的發展機遇,同時也面臨新的挑戰。檔案管理體制改革的總趨勢是建立社會檔案意識,使檔案管理工作由封閉式服務走向社會化服務,最大限度地發揮檔案資訊的社會效益。
在這種大趨勢下,高校檔案的管理工作也面臨同樣的問題,同樣需要改革。高校檔案的利用是高校檔案管理體制改革的乙個重要方面。
專題研究報告寫法
一 簡介部分 1 標題 2 序言 3 摘要 不超過 4 內容結構圖 二 主體部分 1 研究問題 研究目的 研究意義 研究假設 核心概念 2 研究背景和文獻綜述 理論基礎 相關研究成果 3 研究程式 研究設計 研究物件 研究方法 技術路線 4 研究發現或結論 5 分析和討論 6 建議 一是針對已有研究...
專題研究報告格式範例
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