XX公司會議管理暫行規定

2021-03-04 09:50:42 字數 1770 閱讀 2879

第一條總則

1、目的

加強公司會議紀律,規範議事日程,進一步提高會議的質量和效率。

2、原則

強調會前通知、會時簽到、會中記錄、會後落實四項要求。

3、 適用範圍

適用於公司各種例會及專題會議。

第二條職責

1、管理部門

公司綜合管理部負責監督該制度的執行。

2、職責

(1)綜合管理部負責公司月度、周例會的組織及相關工作,負責協助其他部門例會及其他各種專題會議。

(2)綜合管理部負責公司會議的會場安排、裝置準備,負責管理儲存所有會議紀要。

(3)工程建設期間工程部負責工程相關工作例會及工程專題會議的組織及相關工作。

第三條會議管理規定

1、會議分類

(1)公司例會

公司例會分為周例會、月度例會。周例會原則上固定於每週一12:40召開;月度例會為每月第一周的第乙個工作日召開。

周例會、月度例會參加人員公司經營層領導、各部門負責人員以及其他會議相關人員。

(2)工程例會

工程建設期間,根據工程實際情況由工程部自行安排,原則上每週一次,如遇特殊情況可隨時召開。工程例會參加人員和參加單位由工程部確定。

(3)專題會議

專題會議由相關部門(或人員)組織的針對專項問題的會議,會議時間、地點、參加人員由召集部門確定

2、會議通知

(1)公司周例會、月度例會在會議召開前由綜合管理部通知;工程例會、專題會議由工程部或相關部門通知。如出現會議時間調整,需提前一天通知參會部門(人員),並說明原因。

(2)會議通知需明確會議時間、地點、內容和參會人員等。

3、會議準備

綜合管理部負責會場安排、裝置準備,需在會前10分鐘準備完畢。

4、會議內容

(1)公司例會主要工作任務是:

1)檢查各職能部門年度重點工作進展情況,審定周計畫、月度計畫,檢查計畫完成情況;

2)協調、解決各職能部門實施重點工作過程中跨部門協作的問題和困難,提出完成時間和責任人,並就前次會議提出的問題進行回顧;

3)通報資訊、溝通情況、交流工作。

(2)工程例會主要工作任務是:

1)聽取施工單位上週施工進度、質量和安全方面的書面匯報以及本週的計畫安排。

2)檢查分析進度計畫的完成情況,提出本週及下一階段進度目標及落實措施,對出現的進度偏差糾偏措施。

3)檢查分析質量和安全施工情況,針對存在的問題提出改進意見。

4)檢查上週例會議定事項的落實情況,分析未完成事項原因,制定補救措施。

5)解決需要協調的其它事項。

(3)專題會議的工作任務由相關專題工作任務確定。

第四條會議紀律

1、會議組織部門負責會議紀律的維護,準備簽到表,組織參會人員簽到。

2、參會人員提前5分鐘到達會場進行簽到。會議開始時,組織人收回簽到表。會後,組織人在簽到表上標註遲到(註明到會時間)、未到人員。

3、參會人員如不能按時出席,需提前1個小時向會議組織部門請假,公司例會需提前1個工作日向綜合管理部請假。未請假視同缺席或遲到處理。

4、要遵守例會紀律,關掉手機或改為振動。

5、要做好充分的準備,保證會議質量。

6、無故缺席會議,罰款100元;遲到罰款50元。開會時手機未關閉或未改為震動,每發現一次考核50元。綜合管理部負責編制每月會議紀律處罰清單。

第五條會議紀律

1、會議組織部門安排專人進行會議記錄,會後整理會議紀要。

2、會議紀要按公司要求記錄,會議簽到名單附後。

本規定自發布之日起施行,由綜合管理部負責解釋。

附件: 公司內部會議簽到表

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