1 目的
規範公司質量記錄及檔案的管理，確保質量記錄保持清晰、易於識別及檢索以提供符合要求和保證質量管理體系有效執行的證據。
2 適用範圍
適用於質量記錄及檔案的收集、分類、標識、利用、銷毀及歸檔。
3 術語和定義
3.1 質量記錄：闡明所取得的結果或提供所完成活動證據的檔案。
3.2 檔案：公司日常經營管理工作中形成的具有儲存和利用價值的資料總稱。
3.3 專案部：代表發展商進行現場施工過程監督管理，產品中心現稱為「專案部」，分公司現稱為「工程部」。在本工程管理制度中統稱為「專案部」
3.4 設計管理部：負責專案的概念設計、規劃設計、施工圖設計、景觀設計、室內設計，以及負責與圖紙有關的技術管理工作。
產品中心現稱為 「產品技術部」，分公司現稱為「技術部」。在本工程管理制度中統稱為「設計管理部」
3.5 成本管理部：全面負責專案的建安成本管理，包括目標成本的制定、動態成本管理、工程結算、合同管理等。
產品中心現稱為「合同造價部」，分公司現成為「預算部」。在本工程管理制度中統稱為「成本管理部」。
3.6 營銷管理中心：負責所有專案營銷策劃和銷售管理
3.7 物資公司：負責材料採購管理
3.8 行政部：負責公司行政管理、檔案及檔案管理等
4 職責
4.1 各部門
4.1.1 負責本部門質量記錄及檔案資料的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔。
4.1.2 向行政部移交記錄或檔案。
4.1.3 行政部負責對應歸檔質量記錄及檔案資料的接收、標識、整理、儲存和管理。
4.2 各部門經理：批准對質量記錄的處置。
4.3 行政部總經理：批准對公司檔案及記錄的處置。
5 工作程式
5.1 質量記錄及檔案資料的收集
5.1.1 各部門負責對本部門日常工作中形成的質量記錄及檔案資料進行收集，並編制部門《質量記錄目錄》。
5.1.2 按《檔案歸檔範圍、移交時間、保管期限及密級一覽表》（附表二）中的規定按時進行處理。
5.2 需要控制的質量記錄
5.2.1 所有體系檔案中產生的質量記錄均需要受控。
5.2.2 質量記錄的形式，可以是紙質檔案或電子檔案。
5.3 質量記錄及檔案資料的標識
5.3.1 行政部及各部門負責對各自保管的質量記錄及檔案資料編號，編號規則見《技術檔案控制操作指導書》。
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