1.1編寫的目的
人事檔案管理是現代企業人力資源管理中的重要內容，也是人力資源開發利用的基礎性工作。這份需求說明書分析了整個人事檔案管理的基本流程，並按照現代企業的人力資源管理模式進行設計，符合現代企業人力資源的管理標準。所以，這份說明書主要是面向現代企業的經理和軟體開發公司的專案經理。
1.2背景
(a)該系統名為：現代企業人事資源管理系統
(b)提出者：梁東旭
開發者：某軟體開發公司開發小組
(c)本系統能為其他的系統提供人事資料
1.3定義
資料字典：關於資料的資訊的集合，也即是對資料流圖中包含的元素的定義的集合。
資料流圖：是一種圖形化技術，它描繪資訊流和資料從輸入移動到輸出的過程中所經受的變換。
狀態轉換圖：簡稱狀態圖，通過描繪系統的狀態及引起系統狀態轉換的事件，來表示系統的行為。
1.4參考資料
引用資料
[1]張海藩. 軟體工程導論（第五版）. 北京：清華大學出版社，2008.2
2.1目標
人事檔案管理是現代企業人事資源管理中的重要內容，也是人力資源開發利用的基礎性工作。人事檔案管理在資訊化之前，在人員進出、離退休、公升遷、崗位變動、職稱變動、學位變動，以及檔案管理人員的變動等方面存在諸多不利於管理的地方，不適應現代的企業管理形勢和人力資源開發利用的要求。
開發人事檔案管理系統使企業的人事檔案管理工作實現了資訊化、規範化，不僅使企業能夠高效率完**事管理的日常工作，還使企業深入開發利用人力資源成為可能。
2.2使用者的特點
本軟體的終端使用者是企業人事部門的工作人員。部門有專職的人事資料錄入人員，具有一定的計算機操作知識；系統的維護人員是企業的資訊中心的資訊維護員，對網路和資料庫的操作比較熟悉，資料錄入員負責人事資料的錄入及日常更新，資訊維護員負責人事資料的備份和其他管理工作。企業的人員調進與調出比較頻繁。
2.3假定和約束
企業的經費有限，開發時間緊迫。
3.1對功能的規定
3.1.1 系統功能
初步分析「人事檔案管理系統」應該具備以下功能：
1. 職員個人資料的增加、刪除和修改
2. 人事資訊的查詢、列印
3. 人事資訊的分析、彙總和統計
4. 人事檔案管理人員的變化及操作授權
因此，可以將系統劃分為三大模組
1、檔案管理：人事資訊維護，個人基本資訊、婚姻資訊、學歷、工資資訊的插入、刪除和修改，人事資訊的查詢、瀏覽、列印、分類彙總、總計和生成分析報表
2、賬戶管理：對系統使用者進行管理，包括登入、退出、操作記錄
3、資料管理：包括資料備份和恢復、部分資料管理、企業常用資料管理
3.1.2 資料流圖
3.1.3 資料字典
（1）主要的資料流定義：
1） 資料流名稱：職員情況
定義：職員情況=職員編號+姓名+性別+年齡+**+身份證號碼+婚姻狀況
資料流量：根據公司的員工具體錄用情況而定
說明：要對每一位被聘用的新員工進行唯一編號
2） 資料流名稱：工資查詢
定義：工資查詢=工資編號+員工號+基本工資+罰款+提成+發薪日期
資料流量：根據公司的具體情況而定
說明：根據員工號和發薪編號可以唯一確定乙個工資記錄
3） 資料流名稱：部門情況
定義：部門記錄=部門編號+部門名稱+員工號+姓名+入職日期+離崗日期+調動情況
資料量：視公司具體情況而定
說明：對部門的人員變動進行記錄
4） 資料流名稱：操作記錄情況
定義：操作記錄情況=操作記錄編號+使用者編號+操作內容+發生操作的時間
資料量：視使用者具體操作情況而定
說明：記錄每一次對資料庫的操作
5） 資料流名稱：系統使用者情況
定義：系統使用者情況=使用者編號+員工編號+密碼+登入系統時間
資料量：按實際情況而定
說明：對每乙個系統使用者設定唯一編號
（2）主要的資料儲存定義
1） 資料儲存編號：員工記錄
資料結構：員工記錄=姓名+性別+出生日期+民族+學歷+職稱+員工編號+部門編號
資料量和訪問頻度：根據公司具體情況而定
說明：員工編號具有唯一性和非空性；性別：[男|女]，部門編號未外來鍵
2） 資料儲存編號：工資記錄
資料結構：工資記錄=工資編號+員工編號+基本工資+罰款+提成+發薪日期
資料量：看具體情況
說明：主碼是工資編號和員工編號，外碼是員工號
3） 資料儲存編號：部門記錄
資料結構：部門記錄=部門編號+部門名稱+部門負責人
資料量：根據公司具體情況而定
說明：記錄公司的部門資訊，主碼設為部門編號
4） 資料儲存編號：操作記錄
資料結構：操作記錄=使用者編號+操作記錄編號+內容+時間
資料量：視使用者操作具體情況而定
說明：儲存使用者操作資訊
5） 資料儲存編號：使用者記錄
資料結構：使用者記錄=使用者編號+員工編號+登入密碼
資料量：是實際情況而定。
說明：使用者編號為主鍵，員工號為外來鍵
（3）主要的處理：
1） 處理名：檔案管理
輸入：使用者身份、員工記錄、員工情況
輸出：員工記錄
處理說明：根據員工的聘用、解聘建立或刪除員工記錄，以及在後續的過程中，以管理員的身份對員工的記錄進行修改。
2） 處理名：工資管理
輸入：使用者身份、工資記錄
輸出：工資記錄、工資查詢
處理說明：根據員工目前的工資情況進行調薪的操作
3） 處理名：使用者管理
輸入：使用者身份、使用者記錄、操作記錄
輸出：使用者記錄、操作記錄情況
處理說明：增加使用者；通過使用者名稱和口令，確認使用者身份
4） 處理名：部門管理
輸入：部門情況，部門記錄、操作記錄
輸出：部門記錄，操作記錄情況
處理說明：根據上級的排程，對現有的公司的部門進行管理。
3.1.4 e-r圖
3.1.5 狀態圖
3.2 對效能的規定
3.2.1精度
本系統要求使用者名為英文或數字。
3.2.2時間特性要求
（1）系統的更新處理時間應該在可接受的範圍內；
（2）系統的資料查詢時間應該在可接受的範圍內；
（3）系統的資料統計時間應該在可接受的範圍內。
3.2.3靈活性
（1）操作方式上應該能夠滿足滑鼠和鍵盤任意切換的需要；
（2）能夠支援windows2000、windows me、windows xp和windows7的執行環境；
（3）留有與其他系統的介面。
3.3輸入輸出要求
對人事檔案中「姓名」的輸入要求不超過4個漢字或8個英文本元；對人員所屬部門只能選擇而不能由鍵盤輸入。
對人事檔案統計報表既能夠以**的方式輸出又能夠以餅狀圖或柱狀圖輸出。
更多的說明不再一一列出。
3.4資料管理能力要求（針對軟體系統）
由於企業對人員的歷史資料進行永久儲存，再加上企業調進或調出人員頻繁，因此對資料的儲存有一定的要求；要求提供資料的備份功能。
3.5故障處理要求
列在輸入不正確符號定義格式的資料時，軟體應出現提示資訊，而不是宕機或刪除已經輸入的資訊，然後再彈出介面重新開始。
其他情形不再一一描述。
3.6其他專門要求
無4．執行環境規定
4.1裝置
執行本軟體要在奔騰iii以上、內存在256mb以上的計算機。
4.2支援軟體
本系統只是的作業系統包括：windows2000、windows me、windows xp和window7。
本系統支援的資料庫：sql server 2008。
4.3介面
本軟體通過若干個中間表（在此省略其結構）實現與其他軟體的通訊。
4.4控制
本系統通過「使用者驗證」模組進行使用者登入的控制，根據不同使用者的許可權呼叫不同的模組。
其他模組空盒子情況照此描述。
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