1 目的和範圍
為規範中恒天汽車集團保定汽車公司的檔案管理過程，特制定本規定。
本規定適用於中恒天汽車集團保定汽車公司的檔案和記錄管理過程。
2 規範性引用檔案
jb/t 9165.1 工藝檔案完整性
jb/t 9165.2 工藝規程格式
jb/t 9165.3 管理用工藝檔案格式
jb/t 9165.4 專用工藝裝備設計圖樣及設計檔案格式
qc/t 3 汽車產品圖樣及設計檔案完整性
3 術語和定義
3.1 質量管理體系檔案
質量管理體系要求的檔案
3.2 非質量管理體系檔案
與質量管理體系要求無關的檔案。
3.3 技術檔案
qc/t 3和jb/t9165.1規定的檔案。
4 職責和許可權
4.1 品質管理部品保科負責公司範圍內各類檔案的統一管理和控制，檔案立案部門應在檔案發放前到品質管理部品保科審核蓋章備案，需備案電子版檔案及檔案簽字版原件。
4.2 由部門指定兼職檔案管理員並在品保科註冊，檔案管理員主要職責：
a）編制本部門的《檔案清單》、《受控檔案清單》、《記錄清單》、《受控記錄清單》；
b）負責本部門檔案管理，保證檔案的有效性及使用最新版本檔案；
c）及時按《檔案更改通知單》、《產品設計變更通知單》、《工藝設計變更通知單》更改檔案；
d）檔案收、發及相關內容傳達，必要時將檔案內容目視化；
e）本部門檔案編號和標識控制；
f）按時組織檔案歸檔、鑑定、作廢或銷毀；
g）妥善保管各種檔案、記錄。
4.3 檔案和記錄制定部門職責：
a）負責檔案、記錄的制定、修改、鑑定、廢止和處置；
b）確定檔案發放範圍及檔案新、舊版本代替；
c）檔案內容宣貫，並監督其正確實施。
4.4 記錄收集部門負責按儲存期限保管記錄。
5 管理內容與要求
5.1 檔案分類
5.1.1 質量管理體系檔案
5.1.2 非質量管理檔案
5.1.3 技術檔案
5.2 檔案格式（適用於規章制度、程式）
5.2.1 檔案的結構內容
檔案中「章」的設定：1目的和範圍； 2規範性引用檔案； 3 術語和定義；4 職責和許可權；5 工作程式或管理內容與要求；6相關支援性檔案；7記錄，如無某「章」內容，需在標題下註明「無」。
5.2.2 檔案字型要求
檔案正文中各章、條號和標題為5號黑體字，其它內容為5號宋體字。
5.2.3 需要時可以設定封面，質量體系檔案封面格式見附件1，非質量管理體系檔案封面格式見附件2。
5.2.4 工藝規程及工藝管理性檔案格式執行jb/t 9165.2、jb/t 9165.3、jb/t 9165.4規定。
5.3 檔案編制、審批、發放、儲存、更改、換版、作廢、處置及外來檔案控制執行《檔案管理程式》4.2.3的規定。
5.4 檔案編號和標識
5.4.1 質量管理體系檔案編號：
品保科統一劃定與質量管理體系有關的檔案編號，見示例1，檔案封面或首頁同時蓋「受控」和「恒天汽車檔案管理」章；記錄上加蓋「iso9000驗證」章，同時納入《受控檔案清單》(ht/體e-pb-4.2.3-01)、《受控記錄清單》(ht/體e-pb-4.
2.4-01)管理。
示例1：
表1 表2
注：「＊」質量體系不作規定。
5.4.2 非質量管理檔案編號規則見示例2，檔案和記錄上蓋「恒天汽車檔案管理」章，同時納入本部門《檔案清單》(ht/pb-jl-12001)、《記錄清單》(ht/pb-jl-12002)管理。
示例25.4.3 技術檔案編號方法：
工藝檔案編號執行《工藝檔案編號方法》的規定。標識：作廢技術檔案一律蓋「作廢」章或「作廢留用」章，按期整頓後的檔案蓋「××年整頓」章。
設計檔案試製階段在標記處填寫「s」，小批生產在標記處填寫「a」，正式生產階段在標記處填寫「b」。
5.4.4 記錄的分類、格式、標識、歸檔、貯存、檢索、式樣更改及外來記錄控制執行《檔案管理程式》的規定。
5.4.5 此規定自下發之日起執行，現行檔案原有編碼可過渡使用，待檔案修訂換版時變更。
5.5 檔案評審及批准
5.5.1 檔案的評審：
a）新編制的檔案：新檔案發放前立案部門應組織檔案相關部門負責人以回覽形式會簽；
b）正在使用的檔案：檔案制定部門每六個月應針對檔案內容組織適用性評審，必要時予以修訂或換版；
5.5.2 檔案的批准：
a）技術類檔案參照《產品圖樣（設計檔案）及技術檔案審簽管理辦法》執行；
b）質量管理體系內及體系外檔案要求如下：
5.6 檔案內容宣貫和執行
5.6.1 檔案制定部門應在新檔案自發布之日起六個工作日內對相關部門負責人宣貫，再由相關部門逐級向下宣貫，確保相關人員熟知並掌握檔案內容。
5.6.2 檔案制定部門應隨時監督檔案的執**況，對不符合要求的現象予以糾正，品保科負責監督執行。
5.7 檔案管理
檔案的使用部門必須保證使用最新版本檔案，在此基礎上做好檔案的保管。其中技術檔案每三個月應組織一次盤存。
5.7.1 檔案時效性控制
a）收到新檔案或在用檔案、記錄廢止、合併，檔案管理員應及時修訂《受控檔案清單》、《檔案清單》；
b）各部門每月根據《檔案清單》整理現行檔案，檔案短缺及時向品保科說明情況申請補發；
c）各部門現場所有目視化檔案均應標識受控狀態，保持整潔，嚴禁使用作廢失效檔案。
5.7.2 檔案保密規定
所有檔案未經部門負責人批准不得借出、不得擅自帶出廠外。
5.7.3 外來檔案由收到部門組織評審鑑定，現行或適用檔案到品保科蓋「有效」章，過期或廢止檔案蓋「作廢」章，每三個月應組織一次鑑定。
6 支援性檔案
6.1 《檔案管理程式》(ht/體c -4.2.3-01-2011)
6.2 《質量記錄控制程式》(ht/體c-4.2.4-01-2011)
7 相關記錄
7.1 《受控檔案清單》(ht/體e-pb-4.2.3-01)
7.2 《受控記錄清單》(ht/體e-pb-4.2.4-01)
7.3 《檔案清單》(ht/pb-jl-12001)
7.4 《記錄清單》(ht/pb-jl-12002)
7.5 《檔案更改通知單》(ht/體e-pb-4.2.3-02)
7.6 《產品設計變更通知單》(ht/體e-td-7.3.7-01)
7.7 《工藝設計變更通知單》(ht/體e-td-7.5.1.1-01)
8.流程圖：
無9.檔案更改狀態：
檔案更改狀態記錄
門禁使用管理規定新版
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