山東科技大學學生社團聯合會
檔案櫃整理方案（試行）
辦公室二○一○年十月八日
策劃方案
——辦公室檔案櫃整理
檔案櫃整理說明：
辦公室檔案櫃整理共涉及9個檔案櫃，其中檔案櫃8個，雜物櫃乙個。分別編號為01至09號檔案櫃。為方便稱呼和查詢，已用黑色記號筆在檔案櫃的左上方標註了檔案櫃編號。
檔案櫃整理原則：
1、按年度和活動內容排列順序和保管期限，同一活動事件的檔案相對集中，並以檔案形成時間先後，並兼顧檔案的重要程度等因素進行排列。
2、檔案櫃內的資料夾及檔案盒的裝訂應遵循：原件在前，復件在後；正文在前，復件在後；定稿（最終修訂稿）在前，歷次修改稿在後；社聯下發檔案在前，社團上交檔案在後。
3、關於檔案盒進行必要的編號，按乙個年度乙個流水號原則寫。採用中文4位數編號，如0102，前兩位01代表檔案櫃的編號，後兩位是檔案的實際編號，若01號檔案櫃有8個檔案，從0101到0108進行編號，02號檔案櫃繼續上次的編號，如0209即代表02號檔案櫃的第乙個檔案盒。
4、裝盒可根據需要選擇檔盒的厚度，並在盒脊設定專案中填寫年度、盒號，分屬大類等必備項。有必要的話可製作乙個簡單的檔案說明表或文件形式的小紙片，放在盒內檔案的最後，既不妨礙查詢，又有助於了解檔案盒的具體內容，如無必要，則略去這一步驟。
5、 原則上，檔案櫃內部的物品檔案取出應由當日辦公室值班人員操作，使用完畢放回原處。如有變動，在工作交接本上做好記錄，方便次日值班人員了解情況。辦公室成員務必盡量熟悉檔案櫃內的物品放置。
禁止私人性質帶出或毀壞檔案櫃內相關資料。
具體整理方案：
1、按大類區分檔案櫃的使用性質：
01號檔案櫃為社聯內部檔案及其歷史資料等與社團聯合會相關的檔案檔案；
02號檔案櫃主要是有關學生社團的註冊、登出、活動計畫、申請、總結等社團相關方面的資料；
03號檔案櫃內容明確，主要放置學生社團財務狀況、社團年度工作總結以及下學期工作計畫。03號檔案櫃資料的特徵是比較大型的年度的計畫總結等，檔案一般都比較集中，重疊成一定的厚度進行歸檔；
04號檔案櫃為督導部專用，主要放置社團評優、a類活動申請，社團調研以及督導部內部的相關資料；
05號檔案櫃分為兩部分，主要內容是各種**性質的檔案以及經常使用的備份檔案。左半部分放置已經填寫或使用的**和檔案，大部分是有一定歷史的，幾乎不再使用的資料，只作為參考備份；右半部分放置的是空白的**和已經使用的辦公室日常的公章使用簿，值班記錄表，物品借出本等（即辦公室辦公桌上以及懸掛的經常使用的**）；
06號檔案櫃放置各種活動、會議可能使用的工具以及其他物品;
07號檔案櫃放置各社團的成立資料（資料夾形式），從a-g，h-n(已按字母順尋排列好)；
08號資料夾承接07號資料夾的材料，是從0-t，u-z的社團成立資料，這兩個檔案櫃的內容不予變動。
09號檔案櫃是雜物櫃，主要放置各種使用價值較小的、基本上不會使用的物品。分上下兩格，上格放置紙質或塑料的陳舊檔案或資料夾，下格放置一些已經損壞或基本不再使用的陳舊物品，以及閒散書籍讀物。
2、檔案櫃整理分布圖：
3、各檔案櫃具體內容：
01號檔案櫃（社聯內部檔案及歷史資料等與社團聯合會相關的檔案檔案）放置物品：
a、明星社團經驗交流會（檔案盒，內部的內容是社團活動月紅標頭檔案通知）,需更改檔案盒名稱；紅標頭檔案（通知類，簡單的紙質檔案形式）
b、2023年納新須知；社團聯合會最新納新須知；《校社聯納新啦》；《我們的社聯、我們的精彩》、09年社聯報名表（空白）（此類通知取一定數量備份，餘下部分予以銷毀或放入雜物櫃中）；05-08年社聯成員名錄
c、社聯幹部培訓班材料、2023年社聯同事留言錄（同學錄形式）；社聯幹部****（某年）；06-07，07-08社聯社團工作總結。。
d、社聯納新報名表（已經被錄取的社聯幹事，辦公室幹事報名表在中間抽屜內，其他部門詢問其幹部）以後有類似的與社聯相關的材料或須備份的檔案檔案可放在在此檔案櫃內。
e、07號檔案櫃內各院理事、校聯，校學生會****（往屆）
02號檔案櫃（有關學生社團的註冊、登出、活動計畫、申請、總結等社團相關方面的資料）：
a、07-08年社團情況統計表；關於社團先進集體、先進個人的評比工作、計畫
b、社團登記註冊證；社團納新統計表（往屆）；2009-2023年學生社團註冊工作通知；05-08年社團情況總結表；08年各社團舉行活動總結（厚）；空白聘書外殼7本；空白獎狀7份
c、登出社團註冊證；社團納新資料（往屆）；社團幹部培訓學後感（往屆）；登出社團資料
d、14個學院各類活動申請總結表（資料夾形式）10年社團納新統計表、收據等（8個檔案盒，部分學院社團納新統計表交由老師審批，未歸還）；剩餘納新收據
03號檔案櫃（學社團財務狀況、社團評優、以及社團成果展示、社團年度工作總結以及下學期的計畫書）：
a、14個學院各社團的工作總結和下半年計畫書（放置在社團年度工作總結、財務報表等三個檔案盒內，更改檔案盒名為：社團總結和下半年計畫書（一）（二）（三），並標明年份：{以上物品在01號檔案櫃b、成果展示會資料；社團評優材料；各社團財務狀況；社團文化月;社團活動計畫書
04號檔案櫃（督導部內部使用：社團評優、a類活動申請，社團調研以及督導部內部的相關資料）
08號檔案櫃社團評優等相關資料
05號檔案櫃
左半部分：（**性質的檔案，左半部分放置已經填寫或使用的**和檔案，有一定歷史的）：歷屆社聯納新報名表（未被錄取，在03和07號檔案櫃）;各種陳舊檔案**等;
右半部分：（空白的**和已經使用的辦公室日常的公章使用簿，值班記錄表，物品借出本等）02號檔案櫃的各種登記表、申請表、簽到表、值班表、推薦表等（已使用完的放在此類**的最下層，儲存備份）
06號檔案櫃（各種活動、會議可能使用的工具以及其他物品）：
01號檔案櫃的硯台，2瓶墨水；空白或新的資料夾、檔案盒；02號檔案櫃的2本新的筆記本，4本社團幹部培訓論壇筆記（新，已蓋章）；03號檔案櫃內的3個新資料夾等其他有一定使用價值及使用機會的物品
07號、08號檔案櫃保持原樣（原06、07號檔案櫃下移）
09號檔案櫃處理雜物，不做說明，廢棄物品給與銷毀或另處寄存。
工作安排：
注意事項：1、各檔案盒以及資料夾的重新命名工作；
2、儲存最新社團註冊、納新等相關檔案，處理掉歷年的陳舊資料；
3、協調好各部門對檔案櫃空間的使用，盡快使各部門熟悉新的檔案櫃內容及物品擺放等情況。
選擇辦公檔案櫃要點
選擇辦公檔案櫃的7大要點 第一 櫃門門板的厚度是否厚實，高度是否足夠 移門用的木板，最好選擇10mm或12mm厚的板材，使用起來結實 穩定 耐久 稍差的會選擇8mm厚的，顯得比較單薄 輕浮 更差的甚至採用6mm厚的板材，這種板材易變形，穩定性往往難以達到正常的要求，門板高度則決定能否裝修至天花頂。第...
辦公室整理標準
辦公室5s整理整頓執行標準 1 辦公室整體 說明 1 室內無隨意堆放雜物，不需要的物品徹底清理，現場乾淨整潔。2 辦公桌椅等設施 裝置定置管理。3 整體布局合理，橫平豎直擺放整齊，現場規範有序。4 室內設定管理工具如看板 規章 展牌等要求整體協調。5 可以適當擺放盆栽 掛飾進行環境美化.2 辦公桌 ...
辦公室管理檔案
目錄一 人事管理制度3 二 行政管理制度6 三 辦公用品管理制度10 四 車輛管理制度12 五 印章管理制度15 六 會議制度18 七 行政部工作職責20 八 人事部工作職責21 九 行政經理崗位職責22 一十 行政助理崗位職責23 一十一 前台文員崗位職責24 一十二 財務部工作職責25 一十三 ...