針對公司的逐步發展，公司行政費用也逐步增加，造成了管理成本的增加，目前公司對行政費用的監控和管理還存在一些不足之處。我們須通過完善流程和優化監控管理模式，提高成本控制意識，節約公司運作成本，提高公司運作效率。
目前行政管理過程中存在的主要問題和具體改進方案：
一、車輛管理：無完整的車輛資訊檔案，衛生檢查考核方法不合適（無具體評比、處罰和獎勵辦法支撐），油費、過路費、維修費等費用支出無控制程式（原來的控制辦法執行不到位和不夠合理），費用產生的登記不及時，難形成詳細的費用和支出記錄；駕駛員管理規範不夠（個人形象、行車過程要求）；提前預約管理不足；無派車標準。
針對上述問題，建議採用以下具體管理措施
1、對公司現有車輛資訊進行詳細登記歸檔（登記內容為：車輛購買日期、購買**、購買廠家、購車發票影印件、購置稅發票、保險單原件、行車證影印件、車輛備用鑰匙壹把等車輛相關證件）
2、車輛衛生檢查制定相關實施標準，並附相關獎懲措施，和專職駕駛員進行溝通找到平衡點。
3、根據各車輛價位，技術引數、油耗等特點綜合情況分析，車輛使用頻率和使用範圍應適當調整：（例如：外出辦事路程、事情的重要性、客戶的重要性等給以考慮），公司員工樹立正確用車意識，避免發生無車不出門，無車不辦事，因借調不到車輛，寧願等一等，或是想辦法借調車輛才外出辦事，從而導致的工作效率降低。
4、車輛費用的產生（油費、停車費、過路費、維修保養費由專人負責嚴格登記，登記方式為：當日產生費用，乙個工作日內必須登記，同步要登記車輛行駛里程數），費用產生要結合出車登記記錄綜合分析。
5、對公務用車按時進行日常保養，注意車輛效能維護，嚴格篩選保養專案，控制維修保養成本；
6、公務用車出行嚴格按照車輛外出審核流程辦理，用車須審核，出車須登記，登記內容為：始發地、目的地、出行人員、辦事事宜、時間週期等相關內容；
(附：公司車輛使用基本流程圖)
二、行政管理：新增分公司，行政管理職責劃分未明確；行政費用預算不足，公司年度計畫和目標未細化明細、各部門未上報；無人均行政辦公費用管理概念。
具體解決建議：
1、對以往分公司成立的費用進行統計，作為基礎資料，對下一步新公司成立做預算依據；分公司行政費用預算由分公司經理進行統計分析。
2、行政費用的劃分和監控，明確費用監控責任人，費用控制範圍的確定，提高全員成本控制意識，統計往年行政費用總數，分析人均行政費用基數，為成本預算管理提供資料支援。
3、以財務費用劃分為標準，明確行政費用劃分標準和具體明細，請公司各部門根據具體情況，對部門內部行政費用作出預算，經行政經理審核，總經理審批後，公司全員實行預算管理辦法，特殊要求經總經理審批以後方可實施。
4、預算結合新增人員費用進行分析，估算出公司人員增減情況可能產生的人均成本（包含日常辦公用品、固定資產、通訊費用、車輛使用可能產生的費用），根據公司人員變動情況作出費用預算。
5、每個部門申購前做好計畫和預算，上報行政部統一審核批准後執行，按照部門預算費用進行管理，超出預算費用則由部門自行承擔，或從下月預算中進行扣除。
6、對於公司即將搬遷至新辦公場地辦公，因辦公場所的擴大，辦公環境的改善，公司須增配人員：前台接待、保潔、保安人員，公司根據相關標準提出用人要求，進行招聘；同時預算支付成本。並且預算新辦公場所整個網路系統執行平台搭建所需的軟硬體設施的費用。
7、對通訊費用的監控（固定**和辦公寬頻費用的統計彙總登記造冊）；須有詳細使用部門、產生費用的明細。
三、日常辦公用品費用控制和固定資產管理
1、明確日常辦公用品的範圍和申購流程和審批流程，制定完善的入庫和領用記錄，分析日常需求的常用專案和基本開支，定期進行盤點和統計；
2、制定完善的資產管理制度，嚴格按照資產管理制度進行實施和管理，對公司資產進行盤點，造冊，按個人和部門進行區分和統計，並強化個人使用資產的規範化、責任感，除公司資產管理專員以外，禁止公司員工私自調換個人使用資產，每人擁有自己的個人資產**，須負責個人資產的保管和使用維護；
3、各分公司、各項目的行政管理人員需進行培訓，在申報流程嚴格把關，堅持節約使用、迴圈使用的原則，盡量精簡上報審批的物品，控制在制度允許範圍內。特殊需求須經總經理審批。
4、固定資產的申購須嚴格按照公司資產申購流程進行審批，審批通過後由公司行政部統一購買（特殊物品，須經審核通過後，由實際使用部門自行購買，明細、發票提供給行政部登記造冊統計）；
5、固定資產出現故障需要維修時，應統一上報公司資產管理員並詳細說明基本情況，由資產管理員按維修申請流程進行審批後，統一聯絡維修廠家進行維修；並且對資產維修的費用、專案做詳細登記，結合考慮資產折舊、維修成本和購買新資產之間的權重；
6、固定資產的報廢須嚴格按照資產報廢處理流程，進行逐級審批，方可進行資產報廢；
7、定期對公司資產進行盤點，如發生資產轉移，資產管理員須及時做出資產資訊更新。大件、**值部門共用固定資產，須指定相關責任人。
（附：公司物品申購流程圖）
四、檔案管理
分公司檔案管理和地產公司檔案管理的劃分（哪些要報地產、哪些分公司保管，如何監督檢查和相互呼叫）；對公司管理過程知識管理如何實現沉澱和使用（模板化、借鑑）。
1、細化檔案管理類別，所有檔案公司都必須存原件乙份，檔案資訊按照《檔案管理制度》嚴格區分，查詢快捷、準確。
2、檔案編號和檔案目錄要能反映檔案基本內容，便於檔案查詢；
3、公司檔案管理員要對專案或分公司檔案管理人員進行培訓，如下屬分公司和專案檔案管理人員出現變更，要及時通知公司檔案管理員，分公司的檔案管理方法應和總公司的管理模式一致；
4、公司檔案管理人員要對分公司和專案檔案管理工作不定期（建議以月度為週期）進行抽查和指導，外地分公司和專案應提供合同目錄的電子版本，根據檔案管理的情況，給以檔案管理人員相關獎懲（可在績效考核過程中體現）。
5、檔案的儲存和銷毀嚴格按照公司檔案管理制度相關規定實施。
（附：檔案歸檔和維護工作流程圖）
6、對於公司運營過程的知識沉澱，建議公司按照部門和分公司為單位編寫《崗位操作手冊》（手冊內容包含：每乙個崗位的工作職責，實施辦法、操作流程，崗位階段性可能產生的成效，業務開展中的關鍵、重要客戶關係等詳細內容）
五、印章和證照管理：
1、所有公司的證照原件由公司檔案管理員統一保管，並製作目錄，對於時效性證照，必須於時效期限兩個月前告之證照變更辦理人員，及時辦理變更；
2、分公司和專案儲存證照影印件，如需要使用證照原件時，遞交使用申請**。經公司總經理審核通過以後方可從公司借出使用。
3、公司印章管理（包含公司公章和法人印鑑）統一由公司行政部經理保管，財務部保管法人印鑑一套；
4、公司印鑑的使用須嚴格經過公司的審核程式，審核通過後方可使用公司印鑑。
5、公司印鑑的借出，須經過總經理審批方能借出，且保證有公司兩名以上成員在場，公司印鑑借出不能超過半個工作日，必須當日歸還，如遇特殊情況，須經總經理審批。
附：印鑑使用流程圖
六、oa系統實施
1、公司oa系統的實施目的是為了實現企業的資訊化管理和無紙化辦公，能更好地實現綠色、經濟辦公，節約公司運作成本，所以在oa系統調研過程中需要各個部門積極配合，並深入思考本崗位、本部門崗位操作過程中的管理重點工作和流程，這樣才能在系統中得到有效實施，提高工作效率。
2、oa系統中需要的硬體支援須保證系統運作的穩定、安全，保證資訊儲存的安全性。
3、oa系統正式實施以後，應及時（一周內）培訓，使全員能夠及時、熟練操作，改變以往工作方式，逐步實現資訊化管理；
4、oa系統實施以後公司資訊化管理專員須綜合分析公司基本軟體的版本資訊，應統一公司內部軟體使用版本，以避免因電腦配置、系統不同而出現的相容性問題；
5、規範公司成員網路使用環境，避免個人電腦出現病毒攻擊系統而出現影響後台運作。
6、為維護資料安全，公司要購買防火牆、防毒軟體、資料監控等相關安全軟硬體設施。
針對行政工作的管理方法的改進主要還是要從工作流程的合理化和高效化入手，目的是節約公司管理成本，提高公司辦事效率，在此過程中需要公司各部門的理解和支援。
以上建議當否，請公司領導給以批示。
附件：《印章管理制度》
印章管理制度
印章是公司經營管理活動中行使職權，明確公司各種權利義務關係的重要憑證和工具，印章的管理應做到分散管理、相互制約，為明確使用人與管理人員的責權，特做如下公司印章使用與管理條例：
1.印章定義：
公司印章主要指：公章、法人私章、合同章、財務章等各職能部門章。
2.各類印章管理的範疇：
印章的管理涉及範疇：刻印、使用、廢止、更換。
3. 各類印章的具體管理條例：
3.1 刻印：
3.1.1新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、財務章）的刻製，應由指定的印章管理人員負責刻製，交人事行政部備案，並從刻製之日起執行相關使用條例。
3.1.2因業務發展需要申請各職能部門專用章時，由需求部門填寫《印章刻製申請表》經總經理核准後送交人事行政部門刻製。
3.2使用：
3.2.1任何部門在啟用印章前，均需與公司人事行政部辦理領取手續，接受相應的責權告知，簽定《印章移交表》並備案。（已經開始使用的需自通知當日補辦理領取手續）
3.2.2公章：
公章由公司經理或各分公司經理保管。各部門有需蓋公章的檔案、通知等，須先填寫《印章使用申請表》，經由部門經理核准並在《印章使用申請表》中簽批，經手人需將簽批申請表交由人事行政部，經人事行政部經理、總經理審批並在《印章使用登記表》簽字後，方可使用公司印章。人事行政部需將《印章使用申請表》與《印章使用登記表》同期留檔。
3.2.3合同章：
合同章由人事行政部保管。主要用於公司簽訂各類合同使用專用章，蓋章前須先到人事行政部處領取並填寫《印章使用申請表》，經各部門經理審批，行政經理審批，總經理審批後並在《印章使用申請表》中簽批，經手人需將簽批後申請表交由人事行政部並在《印章使用登記表》簽字。人事行政部需將《印章使用申請表》與《印章使用登記薄》同期留檔。
3.2.4 法人私章：法人私章由公司出納保管，主要用於銀行匯票、現金支票等業務，使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。
3.2.5 財務章：由財務部經理（或負責人）保管，主要用於銀行匯票、現金支票等需要加蓋銀行預留印鑑等業務或發票上使用，發票專用章主要用於發票蓋章。
方案修改版
一 工程概況2 二 構造要求和施工方法2 三 模板拉接和支撐固定措施3 四 節點支模做法3 五 樓板模板 滿堂腳手架 的搭設和拆除及質量和安全要求 3 六 模板保護6 七 現場技術質量控制6 八 模板支拆安全措施7 九 模板支撐結構布置和力學驗算9 一 工程概況 西文村高層農居安置用房工程由杭州市下...
創優方案 修改版
目錄第一章概述 2 1 編制說明 2 2.2 質量目標 2 1.2 安全目標 2 2 編制依據 2 第二章工程概況 3 第三章總體部署 3 第四章專案組織機構 4 1 專案組織機構 5 2 目標管理 5 第五章質量管理責任 6 1 專案經理 6 2 專案技術負責人 7 3 施工員 7 4 材料員 8...
大港酸洗方案修改版
天津大港油田260t h迴圈硫化床 鍋爐化學清洗措施 河北電力長凱工貿 2009.9 目錄1 系統概述 2 編制依據 3 化學清洗的目的 4 清洗前應具備的條件 5 化學清洗工藝 6 化學清洗步驟 8 化學清洗廢液處理 9 質量檢查標準及檢查方法 10 組織分工 11 安全注意事項 1 系統概述 1...