國際貨代業務流程

2021-03-03 20:27:30 字數 5576 閱讀 6574

其實說起來貨代還是蠻簡單的,但是主要看你做哪個職位;

sales主要是看和人的溝通能力,op要看自己對業務的理解程度,對操作方式,規章制度方面的熟練程度。其實說白了,還是要做事認真,聰明伶俐,學會隨機應變。

具體流程:

第一章國際貨運**業務流程

出口貨運**業務流程

出口貨運**業務流程如圖2 -2 所示。

(一) 接受委託

1.攬貨人員或客戶服務人員在對客戶**時,必須核實相關運價、運輸條款、船期,在確定有能力接受委託的情況下,如實告知客戶完成此次委託所需時間和船期,並按公司對外**表向客戶**,如所**格低於本公司公布運價,則按公司《運價管理規定》執行。

2.當客戶接受**並下委託時,攬貨人員或客戶服務人員有責任向客戶提供該公司的空白貨櫃貨物託運單,也可接收客戶自己的託運單;但此類託運單應包括該公司託運單的主要條款,如託運單上無運價,則需將有關書面**附於其後(對合約客戶、公司的老客戶已在**中確認的運價可不在託運單上顯示)。同時要求客戶在託運單上簽字、蓋章(境外客戶、託運私人物品的非**訂艙者簽字即可),如客戶不能及時提供內容詳細的託運單,則必須在裝船前補齊,否則由此產生的費用由客戶負責。

3.接受客戶的委託後,攬貨人員應詳細填寫業務聯絡單。攬貨人員在通知客戶服務人員訂艙的同時,把業務聯絡單和上述客戶訂艙資料交給客戶服務人員。

4.對不符合本控制程式的訂艙委託,客戶服務人員可以拒絕接受訂艙,並有義務向部門經理匯報。

(二) 操作

1.一旦接受客戶訂艙,應盡快安排向船公司訂艙及安排拖車、報關事宜(客戶自拖、自報除外),並從拖車公司那裡獲取箱號、封條號;

2.盡快按委託書要求製單,並傳真給客戶確認。如有需要,還應將目的港**列印在提單上,並在貨物裝船前完成單證校對工作;

3.認真填寫操作過程記錄,對需換單轉船、電放的委託應有記錄,並提供給相關部門;

4.客戶服務人員將計費人員已簽字蓋章的收費單交給客戶(或攬貨人員);攬貨人員有責任及時向客戶催收運費或按合同(或協議)規定,定期向客戶催收運費;

5.客戶服務人員應及時通知報關行等分承包方,退回有關資料,如出口退稅核銷單、報關手冊等,這些資料需退還給客戶,攬貨人員有責任對客戶服務人員給以提醒;

6.當客戶或攬貨人員詢問二程船資訊時,客戶服務人員應給予提供。

(三) 提單簽發

提單簽發人員必須核實貨物已裝船離港,驗證運費收取滿足合同(協議)中運費支付條款後,才能簽發此次委託所對應的提單,具體操作按提單簽發管理規定進行。

第二節進口貨運**業務流程

進口貨運**業務分為船舶到港前的準備工作和船舶到港後的準備工作,然後是審查提單等有關單證,簽發提貨單給收貨人提貨,最後,還要做好每一航次船的檔案歸檔工作。

進口貨運**業務程式如圖2 -3 所示。

(一) 船舶到港前的資料準備及電腦初步錄入工作

1.建立航次檔案。船舶到港前,收到船公司或其**的傳真艙單/放貨特別指示(如有) 等有關資料,建立相應的船舶航次檔案。

2.初步審核相關資料。初步審核傳真艙單,主要根據海關要求審核艙單上每票貨的中文貨名、收貨人、質量、件數等。

3.預報船舶動態。船舶到港前10 天、7 天、5 天、3 天、1 天,向進口艙單的收貨人或通知人發「船期預報」,並向收貨人確認艙單內容是否正確,補充中文貨名等(貨櫃班輪除外)。

4.電腦預錄入。根據客戶確認艙單傳真件後,在業務電腦系統上輸入艙單的各項內容,輸入時注意提單號、收貨人、卸港、存貨地、中文貨名、規格型號(如有)、件數、毛重、體積、箱號等的準確性。

5.往來函電處理。對於船舶到港前收到的船公司或其**有關修改進口艙單的函電指示,在電腦系統上作相應更改,並盡快通知外勤業務員在給口岸單位的艙單上做相應的修改。

6.扣貨通知的處理。

(1) 收到扣貨通知後,應在台賬和該票二程提單正反面蓋「暫不放貨」 專用章和登記時間,並通知貨主貨已到,但暫不放貨;

(2) 接到放貨通知後,立即在台賬和提單正反面加蓋「可以放貨」 專用章並登記時間、簽名,同時通知貨主辦理提貨;

(3) 放貨通知和其他進口資料一併歸檔。

7.進口艙單製作或收集。

(1)對於散雜貨船進口,如無隨船正本艙單,根據委託方的要求,**應嚴格按照委託方或船長所提供的資料製作進口艙單,並要求其確認;

(2) 對於班輪,要求班**司提供符合要求的進口艙單,多家班**司共用艙位的情形下,應將多家班**司的進口艙單收集齊全;

(3) 將製作或收集齊全的進口艙單,在船舶到港前交給外勤人員簽收;

(4) 對所有預抵船舶,按船舶航次、到港時間進行初步歸檔,並作適當標識。

(二) 船舶到港後的資料核對及提貨單準備工作

1.進口艙單、提單等資料的接收。

(1) 船舶到港後,從船務部外勤處接收進口艙單、提單等有關進口單證、資料等,並在單證交接本上簽收;

(2) 如有需本公司轉交貨主的隨船檔案,應妥善保管並在艙單相應的提單下註明,以便貨主提貨時交貨主。

2.正本艙單的審核。根據收到的進口正本艙單,仔細核對已錄入電腦的艙單資料,主要核對總票數、提單號、收貨人、卸港、存貨地、中文貨名、規格型號(如有)、件數、毛重、體積、箱號等,如發現不符合,應以進口正本艙單為準進行修改,有疑問時,與船公司落實不符之處。

3.製作進口提貨單。

(1) 列印進口提貨單和條形碼,將列印的提貨單和艙單、隨船提單進行核對;

(2) 如發現提單和艙單不符需及時和船公司或其**聯絡;

(3)如船公司電函確認為其艙單內容有誤,原則上不允許直接修改進口艙單,進口業務員應將其書面更正指示儲存在船公司更改通知資料夾中,作為以後貨主來辦理艙單更改手續時向海關提供的憑證;

(4) 船公司或其**確認其提單內容有誤,也應將其書面更改指示附在此票貨的進口提單後面,以便在簽發提貨單時告知貨主。

4.進口電子艙單傳送海關。根據已審核無誤的進口艙單于當日傳輸到海關電腦系統,並在海關電腦資料(艙單)傳送登記本上登記,註明海關艙單航次號、傳送人和傳送時間。

5.分船名航次列印進口登記台賬,並按船公司分類歸檔,以方便客戶辦理進口提貨手續。

(三) 通知收貨人辦理提貨手續

1.發到貨通知。

(1)在收到進口正本艙單的當天,根據進口提貨登記台賬以**或傳真的形式發出到貨通知,並在台賬通知方式一欄中註明通知方式、日期、對方通知人;

(2)若無法按艙單等單證內容與通知方或收貨人取得聯絡,或艙單中未註明聯絡**時,應及時向船公司或其**查詢,得到答覆後根據所提供的聯絡資料發出到貨通知;

(3) 對按港口規定需限時提取的危險品或其他特種貨,應及時以書面或**方式通知貨主嚴格按要求提貨,確保裝卸作業正常進行。

2.貨物催提通知。對貨物到港後5 日內仍無人來辦理提貨手續的收貨人,需再次發出到貨通知,在進口單證台賬中作好第二次催提記錄,視情況報船公司或其**,以便其通過發貨人督促收貨人及早提貨。

(四) 審單及簽發提貨單

1.提單審核。如正本提單由提貨人出具, 需對提貨人所出具的提單進行審核,內容包括:

(1) 確認船公司對該票貨物是否有扣貨指示,如有,則及時協助收貨人與船公司聯絡協助解決放貨問題;

(2) 與艙單中該票貨的有關內容是否一致;

(3)提單是否為船公司正本海運提單,如船公司或其**提供的有關單證資料中有簽發提單影印傳真件的,要將收貨人出示的正本提單與提單影印傳真件核對,以確認其真實性;

(4) 對於指示提單需審核背書是否連貫、完整;

(5) 海運費等費用是否到付,如是,則根據船公司的指示收取運費或其他費用;

(6)對於記名提單,由該收貨人加蓋公章背書、簽名並填寫身份證號碼,第一次提貨需留身份證影印件;如收貨人公司的公章不便外帶,需有用其他印章代替公章背書的授權委託書,並用授權的其他印章背書;

(7) 對於指示提單(「consignee」 一欄為toorder),需有發貨人和收貨人同時背書;

(8)如「consignee」一欄為「to order of ***」則須有***的背書,最後提貨人的公章背書須和本公司簽發的提貨單收貨人一致。

2.正本提單的**。要求提貨人在正本提單背面加蓋公章或該公司的授權章(需有授權證明書在本公司備案)、提貨人簽名、註明身份證號碼及提貨日期。分以下幾種情況,收回正本提單,並在收回的正本提單上簽字或蓋核銷章:

(1) 一般情況下收回三份正本中的乙份即可,在特殊情況下按船公司要求收回全套正本提單,才可簽發提貨單;

(2) 對於改港貨物,必須收回全套正本海運提單;

(3) 對於轉船貨物,能否接受收貨人出具的全程海運提單,需依據艙單上註明或船東書面提示。

3.簽發提貨單。

(1) 確認提單及背書完全無誤後,在提貨單上加蓋提貨單簽發章,經辦人和審核人審核提貨單有關內容,並在相應欄內簽字;

(2) 指示提單的提貨單上,必須標上實際收貨人的單位全稱;

(3) 提貨單留底聯上,要求實際收貨人簽字、蓋章。

4.無單放貨。對所有需要無單放貨的提單在無單放貨登記本上登記船名、航次、提單號、貨名、貨量、進口日期,由部門經理簽字後,方可放貨給收貨人。無單放貨有以下兩種情況:

(1)電報放貨。船公司或委託方有明確書面指示已收回全套正本提單,可以放貨給進口收貨人,並有船公司授權之有關員工的簽字和蓋章,可直接放貨給收貨人。

(2)保函放貨。是否接受保函,原則上要由船公司確定。在接到收貨人的保函後,傳真給委託方簽字確認後,方可放貨給收貨人。

保函放貨必須填寫無單放貨審批表,由部門經理或總經理審核後方可簽發提貨單交指定收貨人。

5.歸檔。待該航次所有進口貨簽發提貨單完畢後,將進口業務的有關單證,包括正本進口艙單、提貨單留底聯、有效背書的正本提單、頭程正本提單(如有)等,連同與該票貨有關的往來電函等一併歸人航次檔案,並在檔案封面上登記有關的歸檔資料名稱,一般情況下文件儲存期為3 年。

注:網友補充

一、在天津港是要求先裝箱,有了箱號以後才能報關的。不過有的時候怕來不及,也可以有了箱號就沒等裝箱就報關了。或者沒有提箱,找堆場提前配個箱號先用來報關。

報關資料怎麼會給司機呢,當然是給報關行。報關資料時客戶給貨代提供,貨代再提供給報關行。

車隊的安排:貨代在有提箱單以後,傳給車隊,車隊去提箱,然後把箱號報給貨代。然後車隊再拉著空箱去工廠裝箱。回來再集港。

我說的是在天津做貨代的情況,不知道你說的是哪個口岸的,也許情況不一樣。

二、單據的流轉,也是貨代的主要操作流程。

首先操作接到客戶的訂艙委託書,然後在把訂艙委託書錄入自己公司的電腦,換成自己公司格式的委託書傳給貨電腦發給船公司或上級貨代。(也有些小的貨代就直接把接來的委託直接傳給船公司或上級貨代)。船公司接受訂艙後,確認**和艙位無誤,會給貨代傳調箱單(提箱單)或發放箱指令。

如果訂艙時需要什麼單證,也都要提供給船公司,如非危保函,msds,化工鑑定,等等。

貨代公司收到調箱單(提箱單)後,如果安排工廠裝箱,則會把調箱單傳給車隊。如果安排碼頭或堆場裝箱,則把調箱單傳給碼頭或堆場。然後裝貨後再找車隊或堆場要箱號。

有了準確的件數,重量,箱號了,則把客戶提供的報關單據轉到報關行,提前轉也可以。報關單據包括:核銷單,發票,箱單,合同,報關委託書,通關單,許可證,等等。

等報關結束後,由報關行將場站收據交到碼頭。(以後再將海關退回的核銷單返給貨代,再返給客戶。)

有了箱號以後,貨代也要及時把箱號報給船公司。然後再跟客戶確認準確的提單樣本。再將正確的提單樣本發給船公司,開船後由船公司出具提單。貨代向船公司取回提單,再寄給客戶。

這基本就是整個海運貨代操作的整個流程,也包括了單證的流轉過程。

關於做貨代有沒有前途的問題,主要還是看你的能力和努力的程度了。一般要是一輩子做個貨代操作,當然不會有什麼發展。必須逐漸開放自己的客戶,做業務。

有了自己的客戶了,以後就好發展了,哪怕自己開貨代公司,都可以的。

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