策劃和組織專場活動是乙個很泛的話題，根據活動的定位，主題，內容，參與人員等不同，有著不同的策劃方向和組織模式。通常都包括以下幾個步驟：
一、 活動的準確定位
首先，要對活動的性質進行準確的定位。活動主題的不同，活動主辦單位的不同，參會人員的身份不同，都決定了活動性質的不同。有時需要嚴肅莊重，有時可以輕鬆活潑。
因此，在綜合考慮各要素的基礎上，找準定位至關重要，也決定了整場活動的成與敗。
二、 根據定位，制定活動方案
當活動進入實質性操作階段時，必須制定出一套詳細的、可操作的，具體的方案。詳細的活動方案一般都要包括以下四點：活動前期的準備工作，活動現場的分工，活動後期的收尾工作安排以及注意事項。
（一）、活動前期的準備工作
活動前期的準備工作是最繁瑣的，最費時，也是最需要精心準備的。前期準備工作的完善與否，很大程度決定了活動完成的順利與否。前期準備工作必須包括如下要素：
1、明確活動的整體資訊。包括活動的時間、日期、主題、目的、參與人員、活動主辦方和協辦方、經費**等。
2、根據參會人員以及會議性質，確定會議地點以及會議流程。
3、制訂準備工作進度表，詳細列出各項工作，並明確相關工作負責人。包括會場的整體布置、會議簽到處的擺設、會議資料的準備、參會領導及嘉賓的邀請、領導座位牌的擺放、會議暖場**的**、會議主持人的溝通等細節的工作，需要認真對待、精心安排。還要充分發揮團隊合作精神，強調高度責任感，確保個人負責的每項工作都能落實，不出差錯。
4、注意節點：每個工作人員都必須記住幾個主要的節點，例如會議流程、關鍵環節、注意事項等。
（二） 、活動現場的工作分配
1、提前進行溝通，明確自己現場工作職責、熟悉同伴的工作職責，知道發現問題了應該詢問哪些人員。
2、確保工作人員提前到位，檢查工作落實情況，發現問題及時解決。
3、整個活動流程派專人全場跟蹤，現場遇到的緊急情況要隨機應變，第一時間處理。
（三）、活動後期的收尾工作
包括安排專人歡送領導、專人整理資料、和專人負責費用結算等。
（四）、注意事項
方案中要明確一些注意事項，例如著裝要求、迎接禮儀和工作人員紀律要求等。
三、 關鍵點：依據方案，明確責任，注意細節、強調溝通。
無論活動是簡單還是複雜，大規模還是小範圍，每個人都必須認真對待，抓住關鍵點，齊心協力，活動才能圓滿、成功！
學生會活動策劃組織參考
一、基本步驟與注意事項：
1、了解需求：特別是自己做主創的活動，一定要事先了解同學的需求，包括是否對此有興趣、希望以怎樣的活動形式開展等，必要時還可以針對性的做調研工作。
2、策劃先行：策劃是辦活動的脈絡，乙份好的策劃是成功的前提；策劃書應該包括活動的總體規劃、活動實施各階段的具體安排、活動的收尾總結工作的安排、活動的應急方案等各項內容，目的就是通過這份策劃書的制定使得活動能夠讓任何乙個有一定責任心的人、只要按照策劃書執行就能夠比較好的完成該項活動的組織工作。
3、獲得支援：獲得領導的認可與支援，是一件非常有必要的事情，任何乙個活動必須得到學院/學校/任何與該活動的審批、監管有關的老師的支援都能夠使的活動能夠大放異彩，而他們的阻撓則會讓你的心血付諸東流，所以必須盡可能獲得領導的認可與支援。
4、組建團隊：組織任務小組，分配人員職責。權責相應，每個人都要非常明白自己的責任。
注意，分配任務要以人為單位，而不能說某件事「你們幾個做」，這樣這件事情基本做不好。有幾個方向：指揮中心，外聯贊助組，現場工作組，宣傳**組，現場秩序、禮儀接待組、應急人員。
列印出權責清單，讓每個人看得明明白白。並且，每天碰頭一次，及時匯報進展，以便處理各種資訊；
5、經費**：如果沒有足夠的活動經費，可以尋找贊助商，與他們進行艱苦地談判，最後取得雙方能認可的協議，當然這個工作主要由公關部承擔，但是各個部門仍應該盡量配合好公關部工作，必要時應該由活動的主創人員與公關部詳細說明活動的細節甚至參與洽談，這是活動需要。有了經費，一切好辦；注意：
廣告不能太過分，談判一定掌握尺度，否則商業味道可能讓晚會failing！
6、整合資源：資源可以分為人力、物力和財力；所謂財力就是上面所說的經費**，所謂人力就是指活動的策劃組織團隊和活動的具體執行、參與者，所謂物力包括場地、裝置、道具等。整合資源的意思就是，你要將現有的所有人力物力財力恰到好處的分配給活動的各個專案，是活動能夠順利地得到運作。
7、進行宣傳：調足參與者的胃口，可以玩懸念，也可以獎勵刺激，比如，講座有講座單、現場有**、參與有禮品等等。當然，這也不只是廣告、海報、橫幅等的職責，更應該發動學生會成員進行「面傳」，可能大家都沒有嘗試過這麼做，但是這也不失為一種比較有效的宣傳傳播方式。
8、現場指揮：現場必須有乙個指揮中心/總負責人，負責及時排程，他的任務包括：在活動舉行前，事先擬定乙份現場準備工作的實施細則，提前幾天發給各個工作人員，同時說明他們的職責；另外，對工作人員分組，分別確定組長進行負責；制定好活動現場的布置工作的具體流程，確定各工作的完成時間並嚴格執行。
9、加強溝通：活動進行過程中，要有至少一種讓所有工作人員溝通的方式。比如手機簡訊，紙條或手勢。
注意，在某些室內活動場所（例如，報告廳、部分教室）手機訊號很差，所以必要時還是應該使用原始的紙條或者手勢，實在迫不得已還可以通過傳話的方式——當然應該避免影響現場活動的進行。
10、特別提醒：要事先安排好領掌的（托兒），即製造氣氛的人員要特別安排好，對於各種可能出現的冷場的情況也應該做好相應的應急方案。另外，應該特別注意禮儀，在迎、送參與活動的高層人物（領導）時千萬謹慎，不要失去任何禮節；
二、活動的策劃類文案：
活動的組織策劃不僅是指製作乙份計畫書，更重要的是如何通過事先制定的計畫書指導後續各項活動的組織、準備工作的有序進行。下面將通過策劃書的各個部分為序，說明活動的策劃組織需要注意的事項：
（一）策劃書名稱：可參考下表，具體可根據頁面效果確定行內容
格式1活動主辦單位+屆數+名稱
居中、字型可以是黑體或者宋體加粗、字型大小可以是三號到二號
2如有需要的話，活動副標題
字型大小可與上一行相同，或者小一點（例如，上一行二號，本行可以小二號）
3「活動策劃書」
例如：東華大學人文學院第三屆博雅盛典（學術文化節）
活動策劃書
也可東華大學人文學院
第三屆博雅盛典（學術文化節）活動策劃書
（二）活動宗旨：（也可稱之為活動目的、意義和目標）
活動的目的、意義應用簡潔明瞭的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構成或策劃的獨到之處及由此產生的意義（經濟效益、社會利益、**效應等）都應該明確寫出。活動目標要具體化，並需要滿足重要性、可行性、時效性。
例如，博雅盛典的活動宗旨可以是「為促進我校學術學科建設，展示人文學院8年來豐碩的教學成果，提高廣大同學的人文社會科學素養，豐富學校課外學術交流與實踐活動的內容，特舉辦此屆東華大學人文學院博雅盛典（學術文化節）。」
（三）活動主題：
這個根據不同活動的性質、內容、目的、意義制定，通過乙個短語簡明扼要的說明此次活動的主要內容和主要思想，例如，「思想的交流，文化的融合」
（四）主辦單位：
說明該項活動的主要策劃者和組織者，有必要的話也應寫明承辦者。
例如，校學生會的活動由人文學院學生會承辦的，則應註明
主辦單位：東華大學松江校區學生聯合會
承辦單位：東華大學人文學院學生會
（五）活動物件：
寫明活動主要針對的參與物件，以確定活動的宣傳、組織主要應針對哪些群體進行。
例如，教務處主辦、人文學院學生會承辦的普通話比賽就應註明
參與物件：全校學生
（六）活動時間：
註明該項活動的總體時間跨度，即該項活動延續多少時間
例如，博雅盛典活動時間可以是
2023年10中旬至2023年12月上旬
（七）活動主要內容：
主要適用於大型綜合性活動，簡單列明活動的各項子活動名稱和內容，如果各項活動可以確定時間的話，還應註明活動的大致時間。
例如，第三屆博雅盛典活動的主要內容是
（一）博雅殿堂
i「百家爭鳴」
ii「博採眾長」
iii「人文論壇」（由秘書處協助）
（二）博雅書院
i好書top10有獎徵集活動
ii人文社科類學術徵文活動
iii師生交流沙龍
（八）活動組織：
這是活動策劃書中最核心的內容，作為策劃的正文部分，表現方式要簡潔明瞭，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點能設想到的東西，沒有遺漏。在此部分中，不僅僅侷限於用文字表述，也可適當加入統計圖表等；對策劃的各工作專案，應按照時間的先後順序排列，繪製實施時間表有助於方案核查。人員的組織配置、活動物件、相應權責及時間地點也應在這部分加以說明，執行的應變程式也應該在這部分加以考慮。
主要應包括活動準備、活動組織、活動總結三個部分，當然，下述的具體內容不一定要在同乙份計畫書中出現，但是在活動策劃階段必須對如下問題有針對性的製作相應的計畫、實施細則等，以指導活動的準備與組織。
1、活動準備：（活動準備是指活動準備階段的工作計畫）
（1）宣傳工作：海報製作與張貼、橫幅製作與懸掛、邀請函製作與傳送、宣傳傳單印發
（2）活動準備：列出所需資源（人力資源、物力資源），包括使用的地方，如教室或使用活動中心都詳細列出。可以列為已有資源和需要資源兩部分。
並註明包括「場地聯絡」「工作人員」「活動人員的聯絡」「活動材料的準備」等的具體時間節點（即各項工作的完成時間）。
（3）嘉賓評委的邀請
（4）活動出現突發事件的應急計畫的制定
2、活動組織：（活動的現場準備階段的工作計畫）
基本準備：這個部分需要對活動現場的種種所需設施、物品、人員做好規劃，主要包括：會場布置、嘉賓/評委、現場工作人員、技術/裝置、資訊聯絡、其他
（1）會場布置：主要包括飲用水、席卡、座位（座次）、參考資料的發放、講台、鮮花、其他裝飾用品等
（2）嘉賓評委：主要包括確認各位嘉賓評委是否能夠到場（保險起見可「三次確認」：遞交邀請函的時候、活動前一天、活動開始前4小時左右分別確認一次）、是否需要嘉賓/評委的休息室（以供嘉賓評委提前當場的休息、評委退場評議等）、由專人負責迎接嘉賓/評委（適用於邀請校外的老師或專家）、嘉賓/評委致辭稿、嘉賓/評委所使用的資料（包括活動流程、活動簡介、小紀念品、筆等）
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