1.目的
為加強檔案的管理，建立完整的檔案體系，提高檔案管理水平，做好檔案保密工作，充分發揮檔案的作用，特制訂本制度。
2.範圍
2.1本制度適用公司檔案的管理。
2.2凡屬公司經營管理過程中直接、間接形成的、具有查考、利用價值的各種文字資料、圖表及特殊載體材料等，均屬於公司檔案。
3.檔案管理原則
3.1統一管理原則：公司檔案實行統一管理，任何部門和個人不得把公司檔案資料據為己有。
3.2保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務，任何人不得洩露或者非法利用所知悉的檔案機密。
4.檔案分類
公司檔案按類別分為行政檔案、人事檔案、財務檔案、工程技術檔案、合同、圖紙等其他資料。按形式分為文書檔案和電子檔案。
具體詳見附件1：檔案分類表。
5.管理職責
5.1行政人事部是檔案管理的歸口部門，負責文書檔案、人事檔案、工程技術檔案、合同圖紙等的管理。具體職責範圍：
5.1.1制定檔案工作的規章制度。
5.1.2對其他部門檔案材料的歸檔工作進行指導和監督及檢查各部門執**況。
5.1.3做好檔案的收集、整理、保管和利用工作。
5.1.4提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。
5.1.5指定專人負責檔案管理工作。
5.2財務部負責財務檔案的管理，依據財務部相關規定執行。
5.3合同專員負責經營合同的管理，但需遵守公司檔案管理規定辦理查詢、借閱、影印等，按許可權逐級審批。
5.4 檔案管理員管理職責
5.4.1嚴格執行公司制定的檔案管理制度。
5.4.2負責檔案的接受、收集、編目、立檔、保管、統計和提供利用等工作。
5.4.3採取有效措施，確保檔案的安全、完整、系統、有效。
5.4.4做好檔案的保密工作。
5.4.5配合總部行政人事中心進行檔案檢查工作。
5.4.6每年一季度檢查上年度檔案借閱、查閱情況。
6.檔案歸檔規定
6.1按照歸檔目錄，各部門需歸檔資料應於檔案形成後3個工作日內歸檔。
6.2合同類檔案應於蓋章後1個工作日歸檔。
6.3經辦人形成檔案後由於個人原因未歸檔，須承擔相關責任。
6.4部門負責人對經辦人檔案資料歸檔負有指導、監督和管理責任。
7.檔案保管
7.1檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不洩密），不壞（不使檔案遭到損壞）。
7.2認真做好檔案管理工作，定期對檔案進行核查、整理工作。
7.3檔案員對因長期借閱、查閱檔案資料造成的破損，應及時修補。
8. 檔案借閱、查閱、使用
8.1借閱、查閱需辦理相關手續，根據審批許可權逐級審批。（見附件2：檔案查閱、借閱許可權一覽表）
8.2機密檔案原則上不借閱，可查閱，須由總經理批准，查閱檔案應於公司檔案室內查閱，不予攜帶出檔案室。
8.3檔案借閱時間為2天，如需延長，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員須及時催還。
8.4申請檔案影印的，經登記後，由檔案員負責影印發放。
8.5借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量，承擔相應賠償責任。
9.檔案的銷毀
9.1無效、失效檔案由檔案管理員申請，填寫待銷毀檔案目錄資訊，經部門
經理初審、總經理複審批准後方可銷毀。
9.2銷毀檔案必須在指定地點進行，並指派專人監銷，嚴禁將銷毀的檔案作為它用，或作廢紙**。檔案銷毀後，監銷人應在銷毀註冊上簽字。
10. 其他未盡檔案資料按總部相關規定執行。
11. 本辦法經總經理簽字之日起執行，最終解釋權歸行政人事部。
企業管理部
二〇一一年八月十二日
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