呼叫中心標準化運營之全面質量管理

2021-03-04 02:16:34 字數 1557 閱讀 4972

呼叫中心的全面質量管理,是指要全員全過程的投入其中,參與地進行質量管理。在這個特殊的行業,呼叫中心的所有成員只有做到全面的質量管理,才能將客戶的期望真正地轉化為訴求,並落在企業的實際操作中。

呼叫中心在實際操作中,難免還會出現一些技巧上的失誤,公尺領通訊現將一些基本的誤區處理技巧與大家進行一下分享:

1、梳理資訊的全面性:全環節地梳理流程及資訊,是正確認識企業現狀的關鍵。很多時候,我們進行客戶期望梳理的時候,總是從自己認知的或可控的環節開始。

例如,我們從諮詢流程中發現客戶聲音的時候,很多管理者會從**進入佇列等待開始,而忽略了客戶在最初的接觸點時的感受。其實從客戶產生尋求企業幫助願望時,就已經開始對企業的工作質量產生了評價。客戶會通過是否能夠方便地找到企業的****、號碼的易記程度、ivr設定的科學性及等候時期的**效果,不同維度地評價這個企業的工作質量。

而如果我們只關注人工服務部分,忽略了前端的客戶感受,則說明資訊收集是不全面的,也就是沒有做到全過程的質量管理。

2、問題分析中的片面性:如何將客戶對公司的意見進行清晰的分類,目的是通過正確的分類,可以有效地發現責任部門,進行不同職責的有效改善,而不是把呼叫中心當成全部問題的承擔者。例如,我們通過收集客戶的聲音,按產品質量、服務質量、市場問題等分類後,就按責分派,責成相關的部門進行產品質量改善、服務質量改善或者調整市場政策等。

這種按職責進行問題分類的想法是好的,如果分類正確,有說服力,可以有效地督促企業各個職能重視客戶的聲音,進行質量控制與改善。很多呼叫中心的管理者通過後台的資料進行分析,但是會經常發現,客戶的意見是對企業的一種綜合評價,而且質量、**、服務各環節基本都會串聯在一起,很難徹底地、絕對地釐清。尤其是處於業務後端的服務部門,很多時候都是其他環節出了問題後的承接者。

在這種情況下進行問題分類時,就要求呼叫中心的管理者能從更高、更體系的角度進行問題的分析。所謂更高的角度,是指作為最後端的服務,要有一種全部承接客戶訴求的意願,避免出現「這是質量問題,我們無能為力」等的抱怨。更體系的角度是指,在進行問題分類時,盡量避免情感及主觀的作用,客觀地看待問題,首先看看從服務或者呼叫中心能改善的內容是什麼,繼而分析我們可以為後台部門做些什麼,最後再涉及需要後台部門要動用什麼資源進行改善。

只有這樣,其他的部門才會有動力、有意願幫助服務在第一線的呼叫中心進行全面的質量改善。

3、內控結果的差異性:這裡的校準不是指我們做內控時,質控人員對監控的標準進行校準,而是說,要將自己進行的主動的內控結果與外部客戶的評價進行有效的校準。如果我們將客戶的期望通過分析轉化成了運營管理的質控要素,並按此進行內部的質量監控,通過驗證,我們發現內控的結果與外部客戶滿意度的評價出現了偏差,說明可能出現了兩方面的問題,乙個是內部監控的結果不客觀:

可能是負責質控的人員對標準的認識出現了偏差,也可能是質控人員在實施監控時,出現了原則性的問題,例如對個別的員工打分偏鬆或偏緊等;另乙個則是內控的方向與內容出現了問題:如果是這樣就很可怕了,說明我們做的工作與客戶的期望發生了南轅北轍的現象,沒有正確地找到客戶的祈求點,或者是轉換訴求點時出現了技術性錯誤。面對這樣的問題,需要呼叫中心的管理者,重新全面審慎地評價自己的業務監控內容。

結語:有效避免以上的一些操作誤區,再配以全員性參與質量管理,一定能更有效、更針對地看清企業的現狀,並理解客戶的期望,通過不斷縮小兩者的差距,最終達成客戶滿意。

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