具體步驟如下：（以下內容在word2003中操作，其它版本的word略有差別，但大同小異。）
1、想插入目錄時，若直接單擊［插入］→［引用］→［索引和目錄］→［目錄］→［確定］時則會以黑體字提示「錯誤！未找到目錄項」。那麼何謂「目錄項」呢？
目錄項即文件中用來顯示成為目錄內容的一段或一行文字。因此，要想自動顯示目錄，必先定義目錄項。
2、定義目錄項：點選［檢視］→［大綱］切換至大綱模式(也可直接點word文字中左下角工具欄中的［大綱檢視］圖示)，大綱模式下文件各段落的級別以及各標題的級別較其它檢視顯示清楚，利於下一步操作!
3、［格式］ →［樣式和格式］ →(一般可形成3 級標題如：1．1．1，若次級標題很多如：1．1．1．1．1時) →［新樣式］→［樣式基於］→［標題4╱5╱6……］→［確定］
4、在［大綱］檢視下按［ctrl］鍵同時選定文章中的所有一級標題，［格式］ →［樣式和格式］ →在「請選擇要應用的格式」欄下選［標題1］，二級、**……次級標題的選定方法同上，依次選［標題2］、［標題3］……即可!
5、當然標題1，標題2，標題3的屬性（如字型大小，居中，加粗，等等）可以自行修改的。修改方法：［格式］ →［樣式和格式］ →「所選文字的格式」 →「標題1」處點右鍵→［修改］，彈出修改選單後可根據自己的要求自行修改。
6、切換到頁面檢視：［檢視］→［頁面］切換至頁面模式(也可直接點word文字中左下角工具欄中的［頁面檢視］圖示)。
7、把游標定位到文章第1頁的首行第1個字元左側（目錄應在文章的前面）執行選單命令［插入］→［引用］→［索引和目錄］，開啟「目錄」對話方塊，進行設定(特別注意設定「顯示級別」，此與你所選標題級別有關，若文章有5級標題則選5) →［確定］，文章的目錄自動生成完成。
8、目錄和正文不分別計算頁碼時，把游標定位在目錄頁末，執行［插入］→［分隔符］→［下一頁］→［確定］，在目錄與正文之間則插入分頁符，正文將另起一頁排版。
9、目錄和正文要求分別計算頁碼時，即目錄頁碼從1，2開始，內容頁碼也要從1，2開始，且要在乙個目錄中顯示。則執行［檢視］→［頁首和頁尾］，把游標定位到正文首頁的頁尾處，單擊「頁首和頁尾」工具欄上的「鏈結到前乙個」按鈕實現正文頁尾與目錄頁尾的鏈結。執行［插入］→［頁碼］命令，在「格式」中選擇「頁碼格式」，選中「起始頁碼」為「1」，單擊［確定］。
至此完成正文的頁碼插入。
目錄如果是多頁，插入頁碼時可以選擇與正文頁碼不同的頁碼格式。當然，如果目錄只有一頁，沒有必要插入頁碼。
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