自動生成目錄

一篇word文件，內容有大的章，小的節。如何把章節抽出來生成目錄？

目錄通常是長文件不可缺少的部分，有了目錄，使用者就能很容易地知道文件中有什麼內容，如何查詢內容等。word提供了自動生成目錄的功能，使目錄的製作變得非常簡便，而且在文件發生了改變以後，還可以利用更新目錄的功能來適應文件的變化。

一、建立標題目錄

word一般是利用標題或者大綱級別來建立目錄的，這對那些用word寫書，寫**的朋友很有幫助。因此，在建立目錄之前，應確保希望出現在目錄中的標題應用了內建的標題樣式（標題1到標題9）。也可以應用包含大綱級別的樣式或者自定義的樣式。

如果文件的結構效能比較好，建立出合格的目錄就會變得非常快速簡便。

優點：用word根據文章的章節自動生成目錄不但快捷，而且閱讀查詢內容時也很方便，只是按住ctrl點選目錄中的某一章節就會直接跳轉到該頁，更重要的是便於今後修改，因為寫完的文章難免多次修改，增加或刪減內容。倘若用手工給目錄標頁，中間內容一改，後面頁碼全要改是一件很讓人頭痛的事情。

應該自動生成的目錄，你可以任意修改文章內容，最後更新一下目錄就會重新把目錄對應到相應的頁碼上去。

步驟：（以下內容在word2003中操作，其它版本word略有差別，但大同小異。）

2．出現右邊的一條「樣式格式」欄

這裡面主要就是用到標題1，標題2，標題3。把標題1，標題2，標題3分別應用到文中各個章節的標題上。例如：

文中的「第一章製冷概論」我們就需要用標題1定義。而「1.1製冷技術的發展歷史」就用標題2定義。

如果有1.1.1×××那就用標題3來定義。

當然標題1，標題2，標題3的屬性（如字型大小，居中，加粗，等等）可以自行修改的。修改方法：右鍵點選「標題1」選「修改」，會彈出修改選單，您可以根據自己的要求自行修改。

4．用標題1，2，3分別去定義文中的每一章節。

定義時很方便，只要把光標點到「第一章製冷概論」上，然後用滑鼠左鍵點一下右邊的標題1，就定義好了；同樣方法用標題2，3定義1.1；1.1.

1；依此類推，第二章，第三章也這樣定義，直到全文節尾。

5．當都定義好後，我們就可以生成目錄了

把游標移到文章最開頭你要插入目錄的空白位置，選[插入]--[引用]--[索引和目錄]、

下圖就是自動生成的目錄：

二、建立圖表目錄

圖表目錄也是一種常用的目錄，可以在其中列出**、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明，以及它們出現的頁碼。在建立圖表目錄時，使用者可以根據圖表的題注或者自定義樣式的圖表標籤，並參考頁序按照排序級別排列，最後在文件中顯示圖表目錄。

使用題注組織目錄的方法如下：

（1）確保文件中要建立圖表目錄的**、**、圖形加有題注。

（2）將游標移到要插入圖表目錄的地方。

（3）單擊【插入】選單中［引用］中的的【索引和目錄】選單項，並在【索引和目錄】對話方塊中選擇【圖表目錄】選項卡。

（4）在【題注標籤】下拉列表框中選擇要建立目錄的題注，如圖表、公式、**等。

（5）在【格式】下拉列表框中選擇一種目錄格式，其他選項與建立一般目錄一樣，確定後單擊【確定】按鈕。

在檢查圖表目錄後，當將滑鼠移到目錄專案上時，滑鼠指標會變為手形，單擊滑鼠左鍵介面跳轉到相應的位置。

利用題注建立圖表目錄是很方便的，但有時候，文件中的標籤是使用者鍵入的，並不是word的題注功能加上的。這時，就需要使用自定義樣式建立圖表目錄，方法如下：

（1）開啟【索引和目錄】對話方塊，並選中【圖表目錄】選項卡。

（2）單擊【選項】按鈕，彈出【圖表目錄選項】對話方塊。

（3）選中【樣式】核取方塊，並在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標籤使用的樣式名後單擊【確定】按鈕。

（4）在【索引和目錄】對話方塊中選擇各選項，然後單擊【確定】按鈕。

三、建立引文目錄

引文目錄與其他目錄類似，可以根據不同的引文型別，建立不同的引文目錄。在建立引文目錄之前，應該確保在文件中有相應的引文。建立引文目錄的操作步驟如下：

（1）將游標移到要插入引文目錄的位置。

（2）單擊【插入】選單中的［引用］中的【索引和目錄】選單項，在彈出的【引文和目錄】對話方塊中選擇【引文目錄】選項卡。

（3）在【類別】中選擇相應的引文類別，注意此種類別應該是引文中已經建立有的引文型別。

（4）建立的引文目錄也有相應的內建引文目錄樣式來套用，如果要更改，可以單擊【更改】按鈕。

（5）如果引文的頁碼超過五處，可以選中【使用「各處」】核取方塊，這樣可以避免頁碼過多反而給使用者造成不便。

（6）如果引文過長，可以選擇【保留原格式】，以保留原有的引文格式。

（7）選好目錄的製表前導符和格式後，單擊【確定】按鈕即可。

如果要標記引文，以建立合適的引文目錄，可以按如下方法進行：

（1）選擇要標記的引文。

（2）開啟［引文目錄］對話方塊，單擊【標記引文】按鈕，彈出【標記引文】對話方塊。

（3）在【類別】的下拉列表框中選擇合適的型別。

（4）單擊【標記】按鈕即可對當前所選的文字進行標記，如果單擊【標記全部】按鈕，將對存在於文件中的所選文字進行標記。

（5）如果還要標記其他引文，不要關閉【標記引文】對話方塊，直接在文件中選取要標記的引文。

（6）返回【標記引文】對話方塊，選中的引文將出現在【所選引文】下面，然後單擊【標記】即可。

（7）如果要修改乙個存在的類別，可以單擊【類別】按鈕。

（8）選中要修改的類別，在【替換為】下面的文字框中輸入要替換的文字，單擊【替換】按鈕即可。

（9）完成後單擊【確定】按鈕，回到【標記引文】對話方塊。單擊【關閉】按鈕。

四、更新目錄

word所建立的目錄是以文件的內容為依據，如果文件的內容發生了變化，如頁碼或者標題發生了變化，就要更新目錄，使它與文件的內容保持一致。最好不要直接修改目錄，因為這樣容易引起目錄與文件的內容不一致。

在建立了目錄後，如果想改變目錄的格式或者顯示的標題等，可以再執行一次建立目錄的操作，重新選擇格式和顯示級別等選項。執行完操作後，會彈出乙個對話方塊，詢問是否要替換原來的目錄，選擇【是】替換原來的目錄即可。

如果只是想更新目錄中的資料，以適應文件的變化，而不是要更改目錄的格式等專案，可以對著目錄單擊滑鼠右鍵，在彈出的快捷選單中單擊【更新域】選單項即可。使用者也可以選擇目錄後，按下f9鍵更新域。

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