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分支機構財務管理制度（試行）
為了加強分支機構財務會計管理工作，健全內部管理機制，保證公司財產的安全和完整，提高公司的經濟效益，特制訂本制度。本制度所指分支機構為總公司下屬的分公司、辦事處。
第一章財產監督機制及人員職責
鑑於目前分支機構管理架構相對簡單，負有財產監督職責的相關人員為分支機構會計、出納、倉庫人員等。分支機構會計是主管分支機構財產管理和會計核算的主要負責人，直接向總公司財務中心匯報工作，接受財務中心的指導和監督。倉庫主管（未設倉庫主管的分支機構為倉庫負責人）為主管分支機構存貨的主要負責人，有關及時收、發、退、存貨物，防火防盜等日常的事務性工作，直接向分支機構經理匯報工作，接受分支機構經理的指導和安排，有關出入庫手續、庫房制度建設、盤點等庫存的監控工作，則直接向總公司財務中心匯報工作，接受財務中心的指導和監督。
在分支機構內，兩者應密切配合，共同協助分支機構經理完成日常的經營管理工作。分支機構出納（所設的專職或兼職的內部人員）主要經管分支機構內部的貨幣資金，接受分支機構會計的業務指導。分支機構的財務人員和倉庫負責人員均由總公司財務中心直接委派或任命。
一、分支機構會計的工作職責：
1、 審核倉庫入倉單，保證調撥入庫數量無誤，協助總公司完成調撥差異調整；
2、 控制客戶的信用額度，保證公司信用額度控制制度的執行；
3、 完成應收賬款相關賬務的處理（包括銷售收入、回款、返利、調價、運費等）；
4、 月底和業務人員對賬，出具正式對賬單並由業務人員和客戶對賬，跟蹤對賬情況；
5、 月底組織對庫存商品的盤點，出具盤點表及盤點報告；
6、 審核分支機構人員的費用報銷並協助總公司控制費用；
7、 控制分支機構人員當月借款限額；
8、 製作分支機構工資表
9、 每週和分支機構出納一起進行現金盤點，保證賬實核對無誤；
10、報送總公司要求的財務報表及銷售報表（每月5日前向總公司報送）；
11、儲存相關的賬務資料
二、分支機構出納的工作職責：
1、 經管分支機構的所有庫存現金和銀行賬戶；
2、 根據審批後的審批單辦理現金收款、付款業務；
3、 建立手工現金日記賬並按業務發生的時間序時登記庫存現金收支情況，對庫存現金做到日清月結，做到賬實相符；
4、 建立手工銀行存款日記賬並按業務發生的時間序時登記，定期核對銀行存款餘額，按月編制銀行存款餘額調節表；
5、 嚴格控制庫存現金限額，不得坐支或挪用現金；
6、 對庫存現金和相關單據妥善保管，確保安全、完整。
三、分支機構倉庫主管（倉庫負責人）的工作職責：
1、 合理安排倉庫人員的工作，嚴把商品出入庫的手續，保證庫存商品的安全和完整；
2、 依據公司制度及有關規定，負責監督執行商品出入庫的工作流程，做好驗收、裝卸、檢驗和登記商品出入庫等各項工作，保障商品流轉的正常進行；
3、 和分支機構會計密切配合，組織倉庫商品的盤點，發現問題及時上報處理；
4、 負責庫存商品的碼放工作，做到按品種、按規格分門別類地擺放；
5、 對下屬員工的工作狀態及工作業績進行評估，加強思想教育工作，及時反映並解決問題；
6、 做好庫房的防火防盜等工作，落實安全責任；
7、 加強對殘次商品的管理，將每週（或月）發生的殘次品情況及時上報總公司處理；
8、 遇特殊情況,如分支機構經理違反制度強迫發貨、發生火災、盜竊等特殊事件，可直接向國洲副總和財務部經理匯報情況。
第二章貨幣資金管理
一、收支兩線管理
分支機構在經營地開設二個銀行賬戶，乙個「收入」賬戶，乙個「費用支出」賬戶。
（一）收入賬戶管理
收入賬戶專門用於收取分支機構所有的貨款收入，包括所有收取的現金、**金等收入。分支機構無權支取收入賬戶中的任何銀行存款。分支機構每週星期一將「收入」賬戶中上週收入的銀行存款划回總公司指定賬戶，不得截留、挪用此賬戶的款項。
對於有檔口的分支機構，當日收取的現金不遲於次日上午12點前存入收入賬戶。分支機構會計每週需提供乙份上週的銷售收入業務明細表。
1、除有門市（檔口）在銷售商品時可直接向客戶收取現金外，分支機構不得向客戶收取現金，如特殊情況確需收取現金的，由相關人員提出申請，經分支機構經理和會計核准後，以書面委託收款形式通知客戶付款。（委託書如附表一）未經同意私自收取客戶款項屬嚴重違規行為，一經公司發現，將嚴肅處理。
2、對客戶直接將貨款匯回總公司或總公司轉賬收款的，分支機構會計應及時通知總公司財務，經總公司出納確認貨款到賬後，由總公司以收款確認單（附表二）的形式通知分支機構記賬。
（二）費用支出賬戶管理
費用支出賬戶專門用於分支機構的日常費用支出，其資金**由總公司撥入。
1、分支機構嚴格執行收支兩條線的資金管理制度。分支機構所有的貨款收入，必須全部存入收入賬戶，分支機構的費用支出只能從「費用支出」賬戶支出，嚴禁分支機構用貨款支付費用。
2、對於總公司人員在分支機構提取備用金必須經總公司審批，具體操作程式為該總公司人員向分支機構經理提出申請，由分支機構會計審核後傳真總公司，財務中心接到傳真後按公司借款審批程式處理，並在核准後回傳分支機構財務。總公司人員提取備用金後，分支機構會計需及時通知總公司記賬，並將相關單據原件一同寄回總公司（分支機構只留收據影印件）。
二、對分支機構個人借款的規定：
1、 分支機構個人借款審批許可權規定：
a、 借款累計餘額在個人月工資的50%以內（含50%），由分支機構會計審批；
b、 超過個人月工資的50%並少於100%的（含100%），由財務中心審批；
c、 超過個人月工資的100%並少於1萬元（含1萬元），由管理本部審批；
d、 1萬元以上由集團執行總裁審批。
嚴禁分支機構出納在未經相關人員審批的情況下向分支機構人員發放借款。
2、 對於因出差原因需借款的員工，由該員工向分支機構經理提出申請，經分支機構會計審核後傳真總公司，按公司借款審批程式處理；
3、 分支機構員工無生活費用，可向分支機構辦理借款；
4、 原則上借款期限不能超過乙個月，對個人借款不按規定進行費用報銷或歸還時，分支機構會計必須從借款人當月工資中扣回；
5、 對於未還清借款的員工，分支機構財務原則上不得再受理其新的借款申請。
第三章費用開支管理
一、分支機構費用實行預算管理
分支機構會計於每月28日前向總公司財務中心報送下月的費用預算表，由財務中心據前期費用發生情況審核並報執行總裁批准後執行。分支機構根據實際情況，憑總公司審批同意報銷的金額報銷費用。
二、分支機構費用報銷審批許可權
分支機構的費用支出單據統一按月寄回總公司，按公司報銷程式執行，分支機構無權在未經總公司核准情況下進行費用報銷支出。
三、費用發生標準及相應附件要求
分支機構費用支付的標準及相應的附件要求按本制度所附《分公司費用支付標準及報銷附件表》及《辦事處費用支付標準及報銷附件表》執行。
四、費用報銷流程
1、報銷人填寫費用報銷單/差旅費報銷單，交分支機構經理審核費用支出的合理性，分支機構經理作為部門經理對報銷單簽字確認；
2、報銷人把經分支機構經理簽字的報銷單交分支機構會計，分支機構會計按《分支機構費用支付標準及報銷附件表》的要求審核單據並填寫《分支機構人員報銷記錄和核定表》。其中，分支機構的一切公共支出，如房租、水電費、運輸費等由出納統一支付和報銷。對超支的費用會計應不予審核，如確為合理支出，由報銷人經分支機構經理簽字後直接向總公司申請，分支機構會計查核總公司的審批情況進行審核；
3、次月3日前，分支機構會計整理報銷單和《分支機構人員報銷記錄和核定表》並寄回總公司，按總公司報銷程式處理；
4、報銷單據完成公司的報銷程式後，由總公司主辦會計按審批情況補填《分支機構人員報銷記錄和核定表》的「同意報銷金額」、「扣款額」及「備註」欄，由財務經理核實後傳真分支機構出納，由出納按《分支機構人員報銷記錄和核定表》的「同意報銷金額」衝減個人借支或返還現金。
流程圖如下：
②超支向本部申請
①申請報銷 ③審核轉交審核轉交
⑤傳真審批表
⑦衝減個人借支或返還現金 ⑥影印審批表
五、工資審核和發放流程
分支機構員工每月的工資發放時間為次月15日。
1、每月8日前，分支機構會計據本機構人員的工資標準和出勤情況製作上月工資表，經分支機構經理審核出勤情況簽名後傳真總公司財務中心；
2、總公司財務中心按相關人員的工資標準及人力資源部人事記錄審核工資表並按公司費用支付程式審核和報批；
3、財務中心把經核准發放的工資表傳真分公司會計並由出納發放工資；
4、分支機構出納發放工資後把發放工資單據交會計寄回公司。
①核實出勤情況核實出勤情況
②報送工資表
⑤發放工資傳真工資表
對於離職人員工資的發放，由離職人員填寫離職申請表，按公司離職程式完成相關工作交接及交還公司所有的財物後，由分支機構會計核算工資並連同離職申請表傳真財務中心申請發放，嚴禁未經財務中心同意私自發放離職人員工資。
第四章應收賬款管理
一、信用額度控制
每個會計期間總公司據分支機構申請，核發分支機構新一期的客戶信用額度表。分支機構必須嚴格執行客戶信用額度管理。
1、授信額度的申請，嚴格按公司的信用管理制度執行，必須按時上報，經總公司審批後，方能執行。不允許未經審批先執行，以及超過審批額度執行。
2、分支機構必須嚴格執行公司批准的授信額度，不允許超信用發貨。
3、分支機構應隨時檢查經銷商的信用執**況，及時清收到**款。對到期未回款或不守信用的經銷商，申請取消信用額度，並對其欠款進行催收、清理。
4、對信用額度的調整，分支機構須提出申請，上報公司審批後執行。對連續三個月未提貨或提貨額少於授信額度的，分支機構應對經銷商進行清理，上報申請取消或調減信用額度，並對其欠款進行催收、清理。
5、分支機構不得和經銷商串通，私自提高信用額度或無款發貨、先貨後款，若有此類情況發生，公司將予以嚴懲。情節嚴重者，將移交司法機關。
6、分支機構會計作為信用額度的直接控制人員，對超信用額度客戶不予簽名發貨，對無分支機構會計簽名的銷售訂單倉管如有出貨，將對倉管人員和相關業務員予以重罰。
7、如確需超過信用額度發貨，由分支機構經理向總公司提出申請，按公司審核程式執行。
二、對賬操作程式
分支機構應每月和有欠款的客戶進行應收賬款核對、確認工作。
1、次月3日前由分支機構業務部各業務員向會計提交各個客戶上月發貨、收款及欠款結餘情況表，由會計審核後填寫「對賬單」（見附件三），簽名作實後提交業務員和客戶進行對賬。對賬單的金額、截止日期必須和總公司賬套設定的會計期間一致。
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