一．客戶詢盤
通常在客戶下purchase order之前，都會有相關的order inquiry給業務部，做一些細節上的了解。
二．**
業務部及時回覆客戶查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及櫃型等，proforma invoice給客戶做正式**。
三．得到訂單
經過洽談，收到客戶正式的訂單purchase order。
四．下生產訂單
得到客人的訂單確認後，給工廠下訂單，安排生產計畫。
五．業務審批
業務部收到訂單後，首先做出業務審核表。按「出口合同審核表」的專案如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。
審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核後才能執行。如金額較大的，或有預付款和佣金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之製成銷售訂單，交給部門程序員跟進。
六．下達生產通知
業務部在確定交貨期後，滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產：
1：如果是l/c付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認l/c已經收到，收到l/c後應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。2：
如果是t/t付款的客戶，要確認定金已經到賬。
3：如果是放帳客戶，或通過d/a等方式收匯等，需經理確認。
七．驗貨
1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。
2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨並將查貨日期告知計畫部。
3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯絡，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。
八．製備基本檔案，及工廠提供的裝箱資料，製作出口合同，出口商業發票，裝箱單等檔案（應由業務跟單員製作，交給單證員）。
九．商檢
如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，並提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便於工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
十．租船訂倉：
1．如果跟客人簽定的交易合同是fob china條款，通常客人會指定運輸**公司或船公司。應盡早與貨代聯絡，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，q確認工廠的交貨能否早於開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面
定倉通知（shipping order），通常在開船一周前可拿到定倉紙。2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司諮詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇**優惠，信譽好，船期合適的船公司，並告訴業務員通告給客人。
如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程式同上。
3．如果貨物不夠乙個小櫃，需走散貨時，向貨代公司定散貨**。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。
4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，註明所定船期，櫃型及數量，目的港等內容，以避免差錯。
十一．裝櫃
1．貨物做好並驗貨通過後，委託拖車公司提櫃，裝櫃。拖車公司應選擇安全可靠，**合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：
定倉確認書/放櫃紙，船公司，定倉號，拖櫃委託書，註明裝櫃時間，櫃型及數量，裝櫃位址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝櫃，要專門宣告，不能晚到。並要求回傳乙份上櫃資料，列明櫃號、車牌號、司機及聯絡**等
2．傳真乙份裝車資料給工廠，列明上櫃時間、櫃型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯絡**.
3．要求工廠在貨櫃離開工廠後盡快傳真乙份裝貨通知給業務部，列明貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等，並記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝櫃後一定要記住上封條。
十二．委託報關
在拖櫃同時將報關所需資料交給合作報關行，委託出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委託報關時，應提供乙份裝櫃資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，櫃號，船開截
關時間，拖車公司，櫃型及數量，本公司的聯絡人和**等。
十三．獲得運輸檔案
1．最遲在開船後兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運**。補料要按找l/c或客人的要求來做，並給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等.
2．督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤後，向船公司書面確認提單內容。如果提單需外商確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認後再要求船公司出正本。
3．及時支付運雜費，付款後通知船公司及時取得提單等運輸檔案。支付運費應做登記。
十四．準備其他檔案
1．商業發票：l/c要求提供的檔案中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之後，交貨期之前。
發票中的貨物描述要與l/c上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。l/c上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
2．forma原產地證書：form a原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在l/c的交貨期和開船日之前，在發票日期之後。
未能在發貨之前辦理的，要辦理後發證書，需提供報關單，提單等檔案。經香港轉運的貨物，form a證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
3．一般原產地證：一般原產地證可在中國**促進會辦理，要求低一些。可在發貨之後不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。
4．裝運通知：一般是要求在開船後幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜
頭，目的港**人等。有時l/c要求提供傳送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。
5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，淨重，外箱尺寸。
按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便於客人查詢。裝箱單的重量，體積要於提單相符。
十五.交單
1．採用l/c收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，並嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
2．採用t/t收匯的，在取得提單後馬上傳真提單給客人付款，確認受到餘款後再將提單正本及其他檔案寄給客人。
3．如果t/t收匯的，要求收全款才能做櫃的，要等收款後再安排拖櫃。拿到提單後可立即寄正本提單給客人。
十六．業務登記
每單出口業務在完成後要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便於以後查詢，統計等。
十七．檔案存檔
所有的l/c和議付檔案必須留存一整套以備查用。
十八．單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等資訊，為業務員**提供幫助。
購買保險巧避外貿風險
玩具召回，咖啡杯召回，銅版紙、標準鋼管的反傾銷、反補貼調查，reach指令、eup指令實施今年以來，中美、中歐**摩擦不斷。記者走訪廣交會時發現，中國企業除了通過產品公升級、差異化等手段提公升競爭力外，還通過購買出口產品責任險等新型手段規避風險，在**摩擦中保護自己。
記者在廣交會上了解到，不少大型的家電企業都已學會借用金融手段來規避風險，每年花費幾十萬元的資金購買出口產品責任險、產品召回險等。
某家電企業的負責人透露，該公司已連續四年和國際上的保險機構合作，投保產品責任險、產品召回險以及信用保險。「一方面是歐盟、美國等發達國家和地區的客商要求我們投保；另一方面，買了保險後能更大程度上獲得客商的信任。」
浙江一小家電製造商也告訴記者，他們公司的產品剛剛打進美國市場兩年多，但已碰到幾起索賠事件，他覺得對國際規則的了解太少，最近也有了投保的意向。
專家表示，不僅自有品牌的企業有購買保險的必要，oem企業同樣也會面臨著因產品責任而遭訴訟的風險，一旦發生風險，消費者並不會因產品在國外製造而不追求生產商的責任。之前，國內一家oem企業為某美國某健康用品公司生產兒童爽身粉的瓶子，由於質量不過關導致瓶子變色，這家美國公司只好召回所有產品，同時向中國廠商索賠，為此，這家oem企業賠償了100多萬美元。
專家稱，產品出口歐美市場，企業購買保險後，一旦發生賠付糾紛，保險公司將可提供法律援助，企業也可轉移風險。
外貿報關的基本流程
主要分為進口報關和出口報關兩部分，可委託報關公司進行處理，下面說明了 報關公司的一般流程 進口 一 客戶提供到貨通知書 正本提單或電放保函及換單費 thc費等給報關公司,由報關公司代客戶到所屬船公司換取進口提貨單。二 準備進口報關所需單證 1.必備單證 清單 發票 合同一式乙份 報關 報檢委託書各乙...
外貿煤採購的基本流程
關於印尼煤炭國際 的操作程式 1 需要印尼公司或者供貨公司的fco檔案 責任供貨函 供貨數量 批量 質檢單 結算辦法 運輸方式。2 需要對方公司的檔案 公司資料和煤礦資料，及公司與煤礦的關係，是資本紐帶關係還是合作關係，有沒有交易記錄等 3 受到上述資料，我方給對方發icpo檔案 不可撤銷的認購函 ...
外貿煤採購的基本流程
關於印尼煤炭國際 的操作程式 陳斌1 需要印尼公司或者供貨公司的fco檔案 責任供貨函 供貨數量 批量 質檢單 結算辦法 運輸方式。2 需要對方公司的檔案 公司資料和煤礦資料，及公司與煤礦的關係，是資本紐帶關係還是合作關係，有沒有交易記錄等 3 受到上述資料，我方給對方發icpo檔案 不可撤銷的認購...