一．客人資訊的了解
1、了解客戶，包括客戶的詳細聯絡資料，公司背景，公司實力，經營狀況，經營範圍，客戶此次來訪的目的，主要對什麼感興趣。
2．詳細了解外商的談判代表的具體情況，包括年齡，學歷，愛好，身體健康狀況，他在外商公司中的位置，他在經商履歷中的業績。
3 調查客戶性質：客戶來之前你就需要對客戶進行一些評估，是哪國人？是零售還是批發？**是什麼內容？針對於哪些產品？區域市場在哪等等。
4 了解客人的宗教問題，以方便接待。多了解客人國家習俗，習慣和喜好，注意細節，對自己所在城市文化以及景點也盡可能多了解，對本國文化當然應該多了解，客人問及時至少也應知道一點，這些都能贏得客人對你的尊敬。 不僅在工作上，在其它方面都是這樣。
二．準備接待材料和工作
1. 參觀和談判可能用到的物品：
數位相機、預先準備好的cd盤燒錄的產品目錄和企業介紹（包括你們常用的付款方式，生產週期等），產品冊子，易於攜帶的小樣品；
色板，計算器，尺，筆記本，訂書機，圖冊還有針對性的**單。記得要在客人來之前回顧一下以前的來往郵件，作好基本的準備。
乙個專門的記錄本子，計算器，**表，記錄本子最好選用有活頁的夾子。過一段時間可以整理一下，但是，已經記錄的不能隨便扔掉，整理好備查。
2、公司大廳的歡迎客戶來訪之類的接待牌， 讓客人感覺其受到重視。提前告訴前台接待有xx公司客來訪，若接待能記住來訪的客人名字就更好了。
3、會議室的安排，談判資料的預備，包括企業演示文稿的準備，以及相關需要展示客戶的檔案資料以證明公司實力。企業演示文稿內容要美觀詳盡，至少包括：
企業的競爭優勢，市場分析， 往年的業績
清晰的組織結構圖，
客戶服務流程，企業服務標準，投訴渠道，處理流程
研發隊伍的實力， 歷史榮譽，開發的專案介紹，實驗室的參觀，負責人的資力介紹， 榮譽證書，各種認證
4 事先準備好接機牌，公司大廳接待牌，打掃公司接待談判室，樣品卡的準備，客人感興趣的其他產品的準備。
5 咖啡茶及一些小食品糖果的準備。
6 客人小禮物及樣品的準備。
7．提前確定與買家談判的三個方案，最佳方案，折中方案和妥協方案；準備好為達到上述三個方案的策略和手段。
三．送走客人及掃尾工作
1 訪問結束後, 準備乙份小禮品送給客戶, 一般挑有中國特色的, 比如茶葉, 工藝品等
2. 訪問以後, 根據客戶的意見, 適當安排娛樂購物等活動, 很多不發達國家的客戶往往要求去購物, 特別是電子產品, 服裝等, 且對**比較敏感.另外有客戶想去酒吧等場所, 因此在接待之前務必做好功課, 了解附近的餐館, 酒吧, 購物,等.
3. 收尾: 這個工作務必做好.客戶走後, 及時發郵件給客戶, 一是問候, 二是將本次訪問雙方達成的共識, 或者會議記錄, 備忘錄發給客戶, 敦促這個專案的執行.
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