主題詞又叫關鍵詞。它是指公文中代表其內容特徵的、最能說明問題的、起關鍵作用的詞。主題詞是辦公現代化的產物，它主要供製作公文索引和電子計算機檢索之用。
《中國共產黨機關公文處理條例》第八條和《國家行政機關公文處理辦法》第十條第十二項都明確指出，上報的公文，應按照上級要求和公文主題詞表的規定標註主題詞。因此，任何單位在上報公文時，除了參照自身的公文主題詞表外，更要按照上級機關的主題詞表來進行標註；如是下發公文，還得使用自身的主題詞表。
從數量上來看，乙份公文除類別詞外，最多不超過5個主題詞。以《***公文主題詞表》為例，選用主題詞的原則和方法是：從「類別詞」到「類屬詞」，從內容到形式。
《***公文主題詞表》把「詞表分為三個層次。第一層是對主題詞區域的分類，如『綜合經濟』、『財政、金融』類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如『工交、能源、郵電』類中的『工業』、『交通』、『能源』和『郵電』等。
」從這個意義上看，類別詞有點兒類似於公文內容所在的行業劃分。《***公文主題詞表》中的《主題詞主表》的第一層劃分有綜合經濟，工交、能源、郵電，旅遊、城鄉建設、環保、農業、林業、水利、氣象等13類。第二層是對13類中每一類的具體分類。
如農業、林業、水利、氣象這一類下就具體地分為農業、林業、水利、氣象四個小類。我們要給自己撰擬的公文標引主題詞，首先就要找到公文所在第
一、二層中的「行業」主題詞。如某市婦聯撰擬乙份通報，要標註主題詞，首先就要在主題詞表中找到第一層分類所在的「綜合黨團」(這一層分類只起引導作用，要選用的主題詞還在下面)，然後再在下面找到第二層所在的「黨派團體」。這就是類別詞，也是我們在這份公文中要標註的第乙個主題詞。
接著我們在「黨派團體」下找出與公文主題相符的「婦女」、「兒童」，這就是「類屬詞」，也是我們在這份公文中要標註的第
二、第三個主題詞。再如《***關於發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知》，其主題詞的類別詞是「文秘工作」，它的第一層分類是「秘書、行政」；「類屬詞」是「文秘工作」下的「公文」。類屬詞一般就在類別詞(第二層)下。
它是能夠概括反映公文主題概念的詞。如《***關於發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知》，標註的第二個主題詞是「公文」。這個主題詞就在「文秘工作」下附的主題詞表內。
類屬詞也可以在其他類別詞下選用或「根據需要，可將不同類的主題詞進行組配標引」。如《***關於加強水土保持工作的通知》，標引的類別詞是「農業」，類屬詞卻是在「水利」這個類別詞下選用的。《***關於「九五」期間深化科技技術體制改革的決定》，類別詞是「科技」，但類屬詞「體制」卻在「民政、勞動人事」下的「機構」這個類別詞下面，「改革」在「綜合經濟」下的「經濟管理」這個類別詞下面。
如果乙份檔案有兩個以上的主題內容，可先集中對乙個主題內容進行標引，再對第二個主體內容進行標引。如《***關於在若干城市試行國有企業兼併破產和職工再就業有關問題的通知》，便先標了反映第乙個主題內容的類別詞「經濟管理」，再在這個類別詞下找到類屬詞「企業」、「破產」；然後標了反映第二個主題內容的類別詞「勞動」，再在「勞動」這個類別詞後找到「就業」這個類屬詞。
當詞表找不出準確反映檔案主題內容的類屬詞時又怎麼辦呢？這時，你可以在類別詞中選擇適當的詞標引。同時將能夠準確反映檔案內容的詞標在類別詞的後面，並在該詞後面加「葒」以便區別。
相對來說，標註類屬詞難度最大。它首先要求標註者必須了解公文的主題內容，確定主題概念。其次還要熟悉主題詞表的內容並通過查閱主題詞表，將詞表中能夠準確反映主題概念的主題詞挑選出來進行標註。
說它難，一是因為它的數量多。《***公文主題詞表》第一層僅分了15類，但屬於類屬詞的主題詞就有
1049個。其次是找到類別詞後，並不是在每種類別詞後都能找到相應的類屬詞，有些還要到其他的類別詞下去找，就如前面提到的《***關於「九五」期間深化科學技術體制改革的決定》一樣。因此我們前面說「要熟悉主題詞表的內容」。
公文中標註的最後乙個(或兩個)主題詞(也即「形式」，此前的都屬「內容」)最好找，因為它就是該公文的文種，而且就在公文的標題上。如《***關於成立***西部地區開發領導小組的決定》，標題中的「決定」，既是該公文的文種，也是該公文要標註的最後乙個主題詞。
值得注意的是，在批轉、**、發布檔案時，主題詞中的文種，是標批轉、**、發布檔案的文種，還是標被批轉、**、發布檔案的文種呢？
如果只選擇乙個主題詞來標文種，可選擇被批轉、**、發布檔案的文種。如《***關於發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知》，其主題詞是「文秘工作公文辦法」，標註的就是被發布檔案的文種「辦法」，而不是發布檔案的文種「通知」。如果想要完整反映檔案的形式，也可將前後兩個文種同時標註；但如果是用「通知」**「通知」，為避免文種上的重疊，只標乙個「通知」即可。
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