企業現行檔案和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行檔案和檔案規範化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發資訊化的程序。根據計算機技術在企業現行檔案和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段： 一、現行檔案和檔案管理分別應用計算機技術階段現行檔案應用計算機技術源於企業管理資訊系統（ｍｉｓ 的建立，什麼是ｍｉｓ，解釋不一。
雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理資訊系統的建立是依託於企業管理職能系統，並為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟體管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計畫。
隨後，把計算機技術擴充套件到採購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在資料上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最後，再把計算機技術運用於生產管理，實現生產計畫編制和生產指揮排程的計算機化①；其二，管理資訊系統的職能主要是對正在形成的現行資訊進行收集、加工及處理。
現行檔案應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。 檔案管理應用計算機技術主要是用於檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：
其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄專案組成檔案機讀目錄資料庫，然後按不同的要求，利用庫內資料自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄專案中所標識的內容特徵和形式特徵，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種資料或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用於企業管理之初，現行檔案和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項檔案管理工作。 二、現行檔案和檔案管理綜合應用計算機技術階段由於現行檔案和檔案管理是具有承繼聯絡的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制於另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行檔案和檔案管理不同階段文獻資訊資源的共享和交換，減少資料的重複輸入，規範各系統的資料介面，就需要加強現行檔案和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文件管理一體化系統軟體。
目前，一些企業已經自行開發或購買了文件管理一體化系統軟體，進行現行檔案和檔案管理的綜合化管理。 第二階段不同於第一階段的特點和難點在於，現行檔案和檔案自動化管理子系統之間的介面。現在各企業應用的文件管理一體化系統軟體在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行檔案和檔案計算機管理系統軟體的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行檔案和檔案手工管理的程式和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規範化、系統化及效率化，並未對現行檔案和檔案管理基本理論產生根本影響。 三、電子檔案階段電子檔案這一概念的出現是近１０年的事。
１９９６年１２月，國家科委在北京召開了全國ｃａｄ應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子檔案的管理問題。
１９９６年９月成立了「電子檔案管理、歸檔研究領導小組」。②１９９８年１月９日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在１９９７年研究制訂的《計算機輔助設計電子檔案應用光碟儲存、歸檔及管理要求》 試行稿國家標準的基礎上，在３５個企事業單位進行試點，為實現我國電子檔案管理規範化和現代化探索辦法和積累經驗。
③１９９８年８月１１日－１３日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子檔案管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子檔案歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子檔案歸檔及電子檔案管理方法》、《ｃａｄ電子檔案光碟儲存、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的徵求意見稿進行修改、補充及完善。④１９９８年８月１８日－２０日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了ｃａｄ電子檔案應用光碟儲存技術宣講演示會。
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