有95％以上的秘書都常常為檯子上堆滿東西而苦惱，這裡介紹乙個保持台子乾淨整齊的有效辦法。
1、除了你手頭事情以外，把檯子上所有其他檔案清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事。
2、2、所有其他檔案都必須放在資料夾裡或者抽屜裡，而且應當放在乙個好找的地方。
3、其他檔案不要放到你正在進行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。4、一件工作轉手後，再調查一下你的工作安排次序，然後開始做下一件最為重要的事情。
5、早晨你上班前，當天首先要做的那件事所需要的資料都要放在工作台上。6、經常檢視你的工作台，保持工作台整潔。
有個調查報告說，一位經理每天平均要花三個小時閱看和答覆信件。調查表明，大約有82％的經理說，他們沒有時間去翻閱同他們專業有關的書報雜誌，可是要跟上專業領域裡的發展形勢，對於管理者來說，這不能算是乙個次要的事情。為了盡快閱讀這些資料，採取分派閱讀任務的辦法比較有效。
這種做法的好處包括：1、保證這些資料馬上在有關人員之間傳閱。2、使你的同事及時知道最新發展的情況。
3、看過資料的人要圈出最重要的章節和註明它們在應用上的可能性。4、你可以知道什麼資料對你的同事最重要。
5、你可以不再為閱讀資料而苦惱，因為任務已經分配，最重要的資料可以保證有人看過。
隨便把檔案攤開在桌上就離開的秘書，以及看到客人來時慌忙把檔案收起來的秘書都不是謹慎的秘書。
乙個謹慎的秘書應該做到：
1、離開座位之前，把放在桌子上的檔案收拾好，或者放在抽屜裡。
2、必須能在一方面注意周圍的動靜，一方面也能安心地辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對周圍的動靜一點都不關心，絕對不是乙個好秘書。等到客人站在自己面前開口問，才知道有人來，慌亂中收起檔案的做法會讓所有人都很不自然。
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