六. 具有長期儲存的案卷, 卷內檔案有圓筆和鉛筆字跡, 要用藍黑墨水或碳素墨水筆重抄或影印, 連同原件一同歸檔。
七. 卷內檔案的編號：每一本案卷的卷內檔案按「件」編號，每件檔案用鉛筆編寫頁號，在檔案首頁的右上角蓋「件號章」, 並將件號和每件檔案的頁數填寫清楚。
（「件號章」的其它項，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙在右下角編寫頁號。
八、 裝訂與裝盒：卷內檔案以「件」為單位，採取三孔一線的方式進行裝訂。然後，按「件」號順序排列裝盒，一盒為一捲。
九、卷內目錄的填寫: 凡是組成的案卷, 都應填寫卷內目錄。卷內目錄表的各項要填寫齊全。
序號：填寫檔案的件號。
文號：填寫檔案制發機關的發文字號,合同可填寫合同號。
責任者：應填寫檔案形成的部門或以印章為準。
題名：填寫檔案標題，一般應照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標題或不能說明檔案內容的標題，應根據檔案內容自擬標題，外加〔〕；會議記錄應在卷內目錄的檔案題名下寫明會議的主要內容。合同、協議在此欄內填寫合同內容及對方單位。
日期：填寫檔案形成的時間，填寫時可省略「年」、「月」、「日」，用「.」表示。沒有責任者、年、月、日的檔案要考證清楚責任者和年、月、日。
頁號：填寫每份檔案的頁數。
十、 備考表的填寫: 每個案卷必須附有備考表。卷內檔案的情況說明, 都應填在備考表內, 若無情況可說明,也應將立卷人姓名填上, 檢查人由單位領導或案卷質量審核者簽名。
十一、案卷題名的擬寫：每份案卷都應根據卷內檔案內容擬寫題名。題名主要由三個部分組成：
檔案的主要制發機關、案卷內檔案主題（檔案中心內容）和文種。也可突出年代特徵，即：在製發機關後加檔案形成的年代。
用印有「北京首信股份公司」捲盒的股份公司內部檔案，可以省略檔案制發機關。
十二、 歸檔**、錄影片、錄音帶要寫清載體的攝製時間、地點、所反映事情的內容, 攝製人。**要連同底片一起歸檔。
十三. 歸檔的電子文件要附有標籤，標籤內應填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬平台等。
關於歸檔案卷的質量要求
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