活動時間安排技巧

一般認為，大型活動是指由100人以上參與的，有組織、有目的、短時間的集體活動形式。大型活動的舉辦時間是活動組織與管理中的基本要素，直接影響活動的進行效率和完成效果。所謂舉辦時間，其實有兩層意思，一是指什麼時候舉辦活動（即開始時間），二是指活動舉辦多長時間（即時間長度）。

作為活動組織者，又該如何選擇、確定這兩項時間？本文試就此進行簡要地分析和闡述。

一、如何選擇活動的開始時間？

我們知道，通常早上九點是最佳時間，因為此刻一般人頭腦最清醒，因其不接近下班及午休時間，是上班時間的中段。而中午十二點或下午五點則是最差的時間，因為大多數人可能都想著要吃中餐或回家。確定活動的開始時間主要考慮如下因素：

一是考慮活動型別。

活動型別包括常規活動和非常規活動。對於定期舉行的常規活動，如沒有特殊原因影響，應照常規安排如期舉行，盡量做到不提前、不推後，以保證工作的穩定性、連續性和繼承性。對於非常規活動，則要考慮活動目標與主題的緊迫程度。

若需要緊急布置或徵詢意見，那就及時通知、盡快舉辦，否則就要周全籌備，不宜操之過急。

二是考慮活動合適的時機。

選擇富有意義的舉辦時間，更能烘托活動主題，比如紀念性活動安排在紀念日舉行最能突出主題，慶祝性、招待性活動放在相關節日前夕舉辦效果最佳。又如總結工作、安排計畫的活動應當在工作完成之後，這樣更有利於推動工作。同時，舉行活動的具體時間也應當符合人的生理和心理規律，注意勞逸結合。

三是考慮活動籌備時間。

在決定舉辦某項活動時，要充分考慮活動的各項組織和準備工作是否能夠按時完成，比如活動食宿、交通條件等，倉促舉辦、考慮不周必然影響活動效果。特別是學術性活動、招標性活動、論證會、座談會等，還應重點考慮參與者是否有足夠的時間準備相關檔案或提交發言材料，確保會議質量。

四是考慮參與者的時間。

活動組織者還應考慮參與者自身的日程安排。比如考慮活動的主要領導人、嘉賓或報告人是否能在這一時間參加活動，如不能，是否影響活動總體效果。特別是大型活動中，邀請領導同志發言或演講，還要重點研究該同志的工作日程，如領導同志時間變化，應對活動秩序及日程做出適當調整。

同時，需要考慮參與者到達活動地點需要的時間，包括通知手段，交通工具及實際路程、所需時間等。

二、如何確定活動的時間長度？

在活動組織與管理中，不少活動只列明開始的時間，而無結束的時間。經驗表明，這樣的做法導致兩種問題：一是參與者無法對活動後的工作做預期規劃；二是活動的效率及進展成果可能降低。

為了避免上述問題，每一次的活動都必須列明結束時間，而且應該盡量按照這個時間準備結束。活動時間長度應根據活動的內容和形式而確定，一般來說，我們可把活動時間長度分為短期、中期和長期三種不同的形式。

一是短期的活動。