專案管理軟體基本功能

1．成本預算和控制

輸入任務、工期，並把資源的使用成本、所用材料的造價、人員工資等一次性分配到各任務包，即可得到該項目的完整成本預算。在專案實施過程中，可隨時對單個資源或整個專案的實際成本及預算成本進行分析、比較。

2．制定計畫、資源管理及排定任務日程

使用者對每項任務排定起始日期、預計工期、明確各任務的先後順序以及可使用的資源。軟體根據任務資訊和資源資訊排定專案日程，並隨任務和資源的修改而調整日程。

3．監督和跟蹤專案

大多數軟體都可以跟蹤多種活動，如任務的完成情況、費用、消耗的資源、工作分配等。通常的做法是使用者定義乙個基準計畫，在實際執行過程中，根據輸入當前資源的使用狀況或工程的完成情況，自動產生多種報表和圖表，如「資源使用狀況」表、「任務分配狀況」表、進度圖表等。還可以對自定義時間段進行跟蹤。

4．報表生成

與人工相比，專案管理軟體的乙個突出功能是能在許多資料資料的基礎上，快速、簡便地生成多種報表和圖表，如甘特圖、網路圖、資源圖表、日曆等。

5．方便的資料交換手段

許多專案管理軟體允許使用者從其他應用程式中獲取資料，這些應用程式包括excel、access、lotus或各種 odbc相容資料庫。一些專案管理軟體還可以通過電子郵件傳送專案資訊，專案人員通過電子郵件獲取資訊，如最新的專案計畫、當前任務完成情況以及各種工作報表。

6．處理多個專案和子專案

有些專案很大而且很複雜，將其作為乙個大檔案進行瀏覽和操作可能難度較大。而將其分解成子專案後，可以分別檢視每個子專案，更便於管理。另外，有可能專案經理或成員同時參加多個專案的工作，需要在多個專案中分配工作時間。

通常，專案管理軟體將不同的專案存放在不同的檔案中，這些檔案相互連線。也可以用乙個大檔案儲存多個專案，便於組織、檢視和使用相關資料。

7．排序和篩選

大多數專案管理軟體都提供排序和篩選功能。通過排序，使用者可以按所需順序瀏覽資訊，如按字母順序顯示任務和資源資訊。通過篩選，使用者可以指定需要顯示的資訊，而將其他資訊隱藏起來。

8．安全性

一些專案管理軟體具有安全管理機制，可對專案管理檔案以及檔案中的基本資訊設定密碼，限制對專案檔案或檔案中某些資料項的訪問，使得專案資訊不被非法之徒盜取。

9．假設分析

「假設分析」是專案管理軟體提供的乙個非常實用的功能，使用者可以利用該功能**各種情況的結果。例如，假設某任務延長一周，則系統就能計算出該延時對整個專案的影響。這樣，專案經理可以根據各種情況的不同結果進行優化，更好地控制專案的發展。