一、提稱語
稱謂後一般附提稱語，此格式一般用於文言書信，如，運使學士閣下(王安石《上杜學士言開河書》)、虹生十四兄親家年大人情右(龔自珍《與吳虹生書》)；再如，某公道席、某先生台鑒、母氏慈鑒、賢弟如晤等。現將常見提稱語列表如下：
（一）一般稱謂
1.足下：古代最初用為下對上的敬稱，後來書信中多用於同輩之間。
2.膝下：舊時子女致父母的信，多以「父母親大人膝下」起首。人幼時常依於父母膝旁，家書中用「膝下」，既表敬重，又示出對父母的親愛、眷依之情。
（二）鑑
即古代鏡子，有審察的意思。用作書信提稱語，就是請閱看的客氣說法。
1．垂鑑：含居高臨下之義。
2．賜鑑：上給予下叫做賜。
3．鈞鑒：古以鉤陶喻國政，後稱宦官多冠以鈞宇。
垂鑑、賜鑑、鈞鑒，多用於對上、致年高德韶者的信中。尊
4．尊鑒：可用於尊長，也可用乎輩。
5．台鑒：適用較廣，「臺」有「高」義，對熟識或不熟識的尊長、平輩，皆可使用。
6．勛鑒：對身居高佼、有功勳業績者，可用。
7．道鑑：對道德君子、望重學者，可稱。
8．大鑑、英鑑、偉鑑、雅鑑：含高尚、美好、不凡、不俗的意義，宜用於友朋往來書信。
9．惠鑑：就是賞閱的意思，但語意分量較「賜鑑」為輕，適用於一般書信，師長對已獨立的後輩學子，也可用此客套。
10．慈鑒：致母親，可稱。
11．愛鑑：夫妻，或情意親密的男女之間，可用。
12．雙鑑：給友朋夫婦二人之信。
13．芳鑑：女子間往來書信。
14．禮鑑：給居喪者信。
15．公鑑、共鑑、同鑑：用於致團體或多人的信函，可於所列人名之後，書「諸先生共鑑」等。
（三）席
即席位。
1．道席：多用為學生對師長的尊稱。
2．講席、教席：也是對從事教育、講學者的敬稱，但用於平輩間，寫信人與受信人不必有師生關係。
3．撰席、著席、史席：都用作對文士的敬稱，文人間也常互用。撰，即著述。史，指有著作傳世垂史。覽閱知悉一般用於長對幼、前輩對晚輩的稱呼之後。
二、啟辭
啟辭，就是信文的開場白，或寒暄客套，或提示寫信原委等。啟辭理應屬於信件正文的一部分，由於舊時尺牘中，這部分形成了一系列的套語，在現時書信中還常可以看到，所以將此單獨提出：
（一）表示寫信人以誠懇的態度，請收信人閱讀信文。
1．敬稟者、跪稟者、即稟者：寫信人自稱是恭敬地稟陳事情的人，表示下面是所要稟告的話，用於致父母尊長的信，如「母親大人膝下，敬稟者」。
2．敬啟者：寫信者自謙為恭敬地陳述事情的人，表示請對方允許自己告訴下面所寫的內容。既可用於同輩，也可用於下對上。
3．謹啟者：謹，是謹慎、鄭重的意思。用於同輩。
4．徑啟者：徑，這裡是直截了當的意思，一般公私書函通用。
5．拜啟者：拜，表敬詞。用於友朋往來書信。
6．敬呈者、謹呈者：皆用於下對上的公私書函。
7．懇啟者：用於平輩，表示下面信文將寫求助於對方的內容。
8．茲啟者：茲，這裡，現在。茲啟，意即今在此陳述。態度客觀平和，不含明顯敬意。
9．哀啟者：向親友報喪的書信用此。
10．復稟者：用於對尊親或上級的回信復稟。
11．再啟者：用於對平輩的回信復稟。
12．專啟者：用於專談某實事的書信。
（二）根據具體情況，或作寒喧客套，或提示寫信原委等。
頃誦華箋，具悉一切。 忽奉手教，獲悉一是。
奉誦鈞諭，嚮往尤深。 頃獲大示，井所賜物。
惠書奉悉，如見故人。 幸承明教，茅塞頓開。
披誦尺素，謹表葵私。 數獲手書，至感厚愛。
展讀琅函，甚感盛意。 接閱華簡，幸叨莫逆。
捧讀德音，喜出望外。 大札敬悉，稽復乞諒。
暌違日久，拳念殊殷。 久疏通問，時在念中。
一別經年，彌添懷思。 前此一函，想已達覽。
惠書敬悉，情意拳拳。 接獲手書，快慰莫名。
昨得手書，反覆讀之。 諭書敬讀，不勝欣慰。
拳拳盛意，感莫能言。 頃接手示，甚欣甚慰。
久不通函，至以為念。 前上一函，諒已入鑑。
喜接來函，欣慰無量。 頃奉惠函，謹悉一切。
頃接手示，如見故人。 得書甚慰，千里面目。
得書之喜，曠若覆面。
手教敬悉，詞意深美，一啟蓬心。
正切馳思，頃奉華翰，快慰莫名。
頃得手示，欣悉康泰，至為寬慰。
數奉手書，熱摯之情，溢於言表。
頃奉手教，敬悉康和，至為欣慰。
久未聞訊息，唯願一切康適。
手書已接多日，今茲略閒，率寫數語。
蒙惠書並賜大著，燦若河漢，拜服之至。
迭接來示，因羈瑣務，未及奉復，深以為歉。
臺函奉讀多日，未即修復，萬望海涵。
欣奉惠書，敬聆喜訊，不勝忭賀。
接讀手書，知君抱恙欠安，甚為懸念。
久慕鴻才，今冒昧致書，以求教誨。
別來無恙，久不晤見，甚念賢勞。
日前曾奉一函，諒已先塵左右。
（三）表示欽佩的寒暄語。
奉讀大示，嚮往尤深。 喜接教誨，真解蒙矣。
大示拜讀，心折殊深。 謹蒙悔語，用祛塵惑。
大作拜讀，敬佩之至。 頃讀惠書，如聞金石良言。
久欽鴻才，時懷渴想。 德巨集才羨，屢屢懷慕。
蒙惠書並賜大著，拜服之至。
（四）表示思念的寒暄語語
分手多日，別來無恙？ 歲月不居，時節如流。
別後月餘，殊深馳系。 一別累月，思何可支？
海天在望，不盡依依。 別後縈思，愁腸日轉。
離別情懷，今猶耿耿。 別來良久，甚以為懷。
近況如何，念念。
前上一函，諒達雅鑑，迄今未見複音，念與時積。
（五）問候語
春寒料峭，善自珍重。 陽春三月，燕語雕樑，想必心曠神怡！
當此春風送暖之際，料想身心均健。 春日融融，可曾乘興駕逰？
春光明媚，想必閤家安康。 時欲入夏，願自珍重。
赤日炎炎，萬請珍重。 漸入嚴寒，伏福躬無恙。
入秋頓涼，幸自攝衛。 汗暑無常，伏維珍重自愛。
（六）自述語
敝寓均安，可釋遠念。 闔寓無恙，請釋懸念。
賤體初安，承問極感賤軀如常，眷屬安健，聊可告慰。
微恙已愈，頑健如往日，免念。
（七）祝賀語
欣聞……，謹寄數語，聊表祝賀。
謹以至誠，恭賀你們……
喜聞…… ，由衷快慰，匆致此函，誠表賀意。
8.致歉語
惠書敬悉，甚感盛意，遲復為歉。
音問久疏，抱歉良深。
久未通函，甚歉。
三、正文
信的正文，即寫信人對收信人說的話，這是書信的主體。
正文從信箋的第二行開始寫，前面空兩字。如果啟辭單獨成行，正文可在啟辭的下一行空兩宇開始書寫。
書信的內容各不相同，寫法上也無需一律，以表情達意準確為原則。一般說來，應先談談有關對方的事情，表示關切、重視或謝意、敬意，然後再談自己的事情。
正文寫好後，如發現內容有遺漏，可補充寫在結尾後面；或寫在信右下方空白處，並在附言之前加上「另」、「又」等字樣；或在附言的後面寫上「又及」或「再啟」字樣。
四、結語
結語，即信文的結束語，理應屬正文的一部分。但與「啟辭」相仿，舊式書信中也形成了一系列常用結語套辭，現時各界文化人士的書簡中，仍頻見使用。這裡不妨臚列若干，供參考。
（一）一般結語
草率書此，祈恕不恭。 匆此先復，餘後再稟。
特此致候，不勝依依。 臨書倉卒，不盡欲言。
謹申數字，用展寸誠。 書不盡意，餘言後續。
諸不具陳。謹申微意。 請長紙短，不盡依依。
言不盡思，再祈珍重。 日來事忙，恕不多談。
紙短情長，不勝依依。 即此擱筆，餘容後續。
書不盡意，餘言面稟。 臨書倉促，不盡欲言。
瑣務纏身，恕不多言。 草率書此，不成文理。
匆此草就，祈恕不恭。 書短意長，不一一細說。
恕不一一。 書不盡意。 不盡欲言。 臨穎不盡
餘客後敘。 餘容續陳。 客後更譚。 專此奉復辟。
手此奉復。 敬候回諭。
不具。 不備。 不贅。 不宣。 不悉。
（二）請對方回信
盼即賜復。 翹企示復。 佇候明教。
時候教言。 盼禱拔冗見告。 萬望不吝賜教。
敬祈不時指政（正）。 敢請便示一二。 尚祈便中見告。
如何之處，恭候卓裁。 至盼及時示下，以匡不逮，無任感禱。
（三）告訴對方不用勞神回信
謹此奉聞，勿煩惠答。 敬申寸悃，勿勞賜復。
（四）答覆對方詢問
辱蒙垂詢，略陳固陋，聊博一粲而已。
遠承下問，粗述鄙見，尚希進而教之。
上述陋見，難稱雅意，亟祈諒宥。
姑道一二，未必為是，僅供參考。
不揣冒昧，匆此布臆，幸勿見笑。
（五）請人應允
所請之事，務祈垂許。 以上請託，懇盼慨允。
諸事費神，伏乞俯俞(允)。
（六）表示關切
伏惟珍攝。 不勝禱企。
海天在望，不盡依遲。 海天在望，依依思念。
善自保重，至所盼禱。 節勞為盼。 節哀順變(用於唁函)。
（七）表示感謝之情
諸荷優通，再表謝忱。 多勞費心，至紉公誼。
高誼厚愛，銘感不已。
五、祝辭
祝辭，就是書信結尾時，對收信人表示祝願、欽敬或勉慰的短語，如「即頌近安」、「此致敬禮」、「祝你進步」之類。其中，「即頌」、「此致」、「祝你」等詞，緊接正文末尾書寫；「近安」、「敬禮」、「進步」等詞，另起一行，頂格書寫。如果祝頌語的文字較多，也可獨立占行，空兩字寫起，不必分拆成兩部分。
如果信箋下方餘地充分，或者為了突出祝辭，也可將「祝」、「頒」、「此致」等宇樣獨佔一行，空四格書寫，而將「安」、「好」、「敬禮」等另行頂格書寫。頂格書寫的祝辭後一般不加標點符號。祝辭應根據具體情況恰當擇用。
以下為常見祝辭：
（一）書信內容主要是談一件事的，可用：
專此，致專此，祝專此即請專此布達，即頌
專此奉復，並祝(復信用)
（二）一般書信，用於平輩、友朋之間：
即頌即請順效順祝此候此請順致
順頌即候祝頌請問致候敬候佳祉並候近安
順頌起居順侯大安敬頌臺安順頌時綏。
中文書信的寫作格式及求
對秘書人員而言，寫成一封得體 明確的信，不僅要有對書信內容所涉業務或相關背景的熟悉，還應了解中外書信的基本規範。中文書信內容的結構，主要由稱呼 啟詞 正文 酬應過渡 祝頌詞 簽署 日期等七部分組成。1 稱呼稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據相互間的隸屬關係 親疏關係 尊卑關係 長幼關係等而定，一般...
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