書信是日常生活中廣泛應用的一種文體。它是一種特殊的實用文體。長期以來，它形成了自己獨有的固定的書寫格式：
一般包括稱呼、正文、結尾、署名、日期五部分。 稱呼： 第一行頂格寫收信人的名字和稱呼(或只寫稱呼)，有時還要加上「敬愛的、親愛的」等詞，表示對收信人的親熱和尊敬;接著加個冒號，表示下面的話是對他說的。
正文： 另起一行空兩格開始寫正文，也就是書信的內容。正文部分通常先寫問候的話。
問候是一種禮節，問候語很多，有節日的問候，如「新年好」「春節快樂」等;有季節性的問候，如「夏安」「冬安」等。也有開頭問候身體健康，工作和學習情況的，如「近來身體可好」「近來的學習好嗎?」等等。
問候語可以獨立成為乙個段落。 正文是書信的主體部分，是寫信的目的之所在，寫信人要說的話，要辦的事都寫在這裡。正文的內容在問候語下一行空兩格寫起，轉行時要頂格寫起。
如果要說的話，要辦的事多，應該分段寫，每段寫一件事，寫完一件事，再寫另外一件事。每段開頭都要空兩格寫起。 結尾：
正文寫完後，要寫上表示祝願、尊敬或勉勵的話，也叫致敬語。致敬語要根據物件不同而不同。如果寫給長輩，可以寫「敬祝健康」等;如果寫給平輩，可以寫「祝學習進步!
」等。而「此致敬禮」是比較通用的，適合一般人的結束語。結尾的「此致」「祝」等可以緊接正文寫，也可以獨佔一行，空兩格寫。
「敬禮」「健康」等祝願之情，要另起一行頂格寫。 署名： 寫在正文結尾後的右下方。
可以根據信紙剩下的多少，決定署名與致敬語的距離。署名時根據與收信人關係的親疏，可帶姓，可不帶姓。習慣上，還按與收信人的關係，在名字前面加上「孫」、「弟」「老朋友」等稱謂寫在名字的左上角，字型小一點。
日期： 一般寫在署名的下邊。日期最好是把年月日都寫出來，便於收信人了解寫信時間。
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