北京時代光華教育發展****特聘高階講師閆靜
商務文書寫作的步驟
在了解了商務文書寫作的概述內容之後，我們來看看商務文書寫作的以下六個步驟：
（一）步驟一：制定正確的行動目標
在撰寫某乙個郵件、乙個商務文書之前，我們應該首先回答乙個問題，即我們希望該文書的物件在收到文書之後採取怎樣的行動，這個行動的主體是對方，你希望他在讀完這個文章後會有什麼樣的感想、什麼樣的行動。
每個人每天都會收到很多郵件，那麼什麼樣的郵件最先被人閱讀？我們如何讓自己的郵件優先順序提高？
這個問題的答案也就是我們撰寫商務文書的行動目標。
1.主動目標與被動目標
需要強調的是，這個行動的主體是收取商務文書的對方。因此，我們撰寫商務文書說表達出來的意願只能是乙個「被動目標」，而對方的實際行動才是所謂的「主動目標」。
2.將被動目標轉化為主動目標
正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數人在撰寫商務文書時往往陷入到乙個誤區當中，即將自己的被動目標當成了主動目標——只關注自己的主觀想法或者需要完成的工作任務，而忽略了接收文書的對方的感受。
認識到這樣乙個誤區，將被動目標轉變為主動目標，就需要在明確之前的第乙個問題的基礎上，再獲取以下這個問題的答案：作為商務文書的撰寫者的我們在乎什麼？換而言之，我們從成功撰寫商務文書、正確傳遞資訊並獲得對方實際行動的響應中，能夠收穫到什麼成果。
只有將我們在乎的內容與希望對方採取的行動形成一致，那麼才能有效地把被動目標轉化為主動目標。
【案例】
有關總經理組織召開公司全體秘書會議的郵件
在某公司中，總經理讓其秘書組織全公司的秘書開會，要求她在確定時間和地點之後發乙個郵件告知所有的秘書。
這個郵件實際上就是乙個商務文書，相當於乙個通知。在撰寫這個郵件的過程中，我們可以分析得到：總經理秘書的行動目標是「讓所有的秘書都得去開會」而不是簡單地「通知每個秘書會議的時間和地點」。
因此，郵件中僅僅明確了會議的時間和地點還不夠，因為這樣並不能確保所有秘書都按照要求來參會；而是應該進一步在郵件中要求所有秘書在會議前乙個星期都對是否參加會議進行確認。
要寫好這個商務文書，總經理秘書需要將其被動目標轉化為主動目標：自己之所以在乎「所有秘書都按時參會」這個事情，是因為總經理交代自己組織這個會議，如果與會的秘書沒有到齊，那麼就意味著自己組織工作的失敗；換而言之，自己希望在總經理面前有乙個良好的表現，就需要確保會議順利組織成功，而組織成功的標誌之一就是人員來得比較齊，所以需要他們給自己乙個能否與會的確認。
請判斷出圍繞以下事件而起草的商務文書的行動目標：
（1）某公司的一位銷售人員以郵件形式向部門經理匯報上個月的銷售任務完成情況；
（2）某公司人事部門的一位員工為收集所有員工公升位之後的身份證號碼而給所有公司員工**郵件；
（3）某公司副總經理收到一封投訴客服部門張麗的投訴信，批評其惡劣的服務態度；為收集與該事件相關的資訊，該副總經理著手給張麗發郵件，並抄送給其部門經理。
（二）步驟二：決定文章的正式程度(一)
在這個步驟中需要把握以下的內容：
1.正式程度的判斷依據：正式指數
判斷在某乙個商務文書中所應該採用的正式程度，可以應用「正式指數」來操作。所謂的「正式指數」主要根據以下三個問題所涉及的內容來確定：
商務文書的撰寫者本身是否很了解目標讀者；
目標讀者的地位比商務文書的撰寫者低嗎；
商務文書的內容是好訊息嗎。
商務文書的撰寫者應就這三個問題的實際情況在「1－10」之間來分別予以打分：如果特別了解目標讀者就是10分，比較了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級則為5分，給自己的上級寫則為1分；如果內容為好訊息則為10分，壞訊息則為1分。
這三個問題的得分之和越低，則相應的商務文書應該越正式。
2.正式程度的表現
在了解了正式指數的內容之後，我們接著來討論商務文書正式程度所表現的方面：
形式這裡所謂的「形式」，是指商務文書所採用的媒介的形式，例如發電子郵件、寄書信或者留便簽等。不同的媒介形式，決定了商務文書的體裁、格式以及稱謂等具體內容。
按照正式程度來劃分，宣傳冊、**公文、帶抬頭的信件、請柬以及行文正式的電子郵件附件都是正式的商務文書，通常會給目標讀者以受到重視的感覺；而一般的電子郵件、便簽等則屬於非正式的商務文書。
稱謂「稱謂」就是對目標讀者的稱呼。
語氣而「語氣」，就指是在撰寫商務文書的過程中採取相對輕鬆愉快的口吻還是比較凝重嚴肅的口氣的選擇。
決定文章的正式程度（二）
請分析並得出圍繞以下主題而撰寫的商務文書的正式指數：
（1）某公司總經理要組織各部門秘書共進午餐，要求其秘書代表自己給他們傳送的通知郵件；
（2）某公司的乙個普通員工發現經常有員工違反禁止在會議室裡吃中餐的規定，於是決定寫給行政部經理的一封投訴信。
（三）步驟三：設定文章的總體風格
在制定了正確的行動目標並選擇決定了正式程度之後，撰寫商務文書進入到第三個步驟——決定文章的總體風格。
1.把握總體風格的依據：遊說矩陣
對商務文書總體風格進行判斷和把握，可以參考下圖所示的這個「遊說矩陣」的應用工具。在遊說矩陣中，縱座標表示資源的充足程度（即溝通的內容是否在目標讀者的資源及能力範圍之內，是否強人所難），橫座標代表商務文書的撰寫者與其目標讀者在立場上的一致程度（即雙方是否相互認可）；換而言之，這兩個方面的因素共同決定了對商務文書總體風格的最終選擇。
圖2－1 遊說矩陣示意圖
簡單型從示意圖中可以看到，遊說矩陣的第一象限代表著「撰寫者與目標讀者站在同一立場上，並且資源充足、不存在障礙」的情形，這種情形即稱之為「簡單型」。
說服型按照同樣的分析方法，可以看到遊說矩陣的第二象限代表著「資源充足，但撰寫者與目標讀者立場並不一致」的情形，這種情形即稱之為「說服型」。
艱難型遊說矩陣的第三象限代表著「撰寫者與目標讀者立場不一致且資源也不充足」的情形，這種情形即稱之為「艱難型」。
解決問題型
遊說矩陣的第四象限代表著「儘管撰寫者與目標讀者立場保持一致，但資源並不充足」的情形，這種情形即稱之為「解決問題型」。
2.總體風格的設定
根據以上遊說矩陣的分析判定結果，可以按照以下的方式來把握商務文書的總體風格：
簡單型如果是簡單型的商務文書，那麼其總體風格就是以羅列事實為主。這是因為這類商務文書的行動目標對於目標讀者而言難度並不大，並且在立場上對方也持相同一致的態度，所以這類商務文書的內容只要告訴目標讀者有這樣一件事情即可，在篇幅上可以相對簡短。
說服型而如果是說服型的商務文書，由於其行動目標與目標讀者的初衷並不一樣，撰寫者需要通過商務文書來使其改變原來的想法或者認識，所以儘管資源狀況是充足的，但仍然會需要與目標讀者進行反覆多次的溝通才能達到目標。因此，這類商務文書通常篇幅較長（簡短的形式無法表達清楚），並且需要特別突出強調撰寫者的利益之所在，充分分析自己觀點或者想法的優勢和好處，以達到轉變目標讀者立場的目的。
解決問題型
解決問題型的商務文書通常運用於員工與領導進行溝通並且意見並不一致的時候，其總體風格是有問有答且篇幅較長；換而言之，在這種型別的商務文書中，撰寫者運用將問題和答案打包的形式應該向目標讀者提供包含一種甚至多種方法的解決方案。
艱難型最後來看看艱難型的商務文書。這類文書在資源和立場兩個方面都遇到了障礙，因此達到成功有效溝通的機率會很小，這樣的商務文書是否有值得花費精力去撰寫應該要三思而後行。
【案例1】
有關新年晚會安排的信件
某公司總經理要求其秘書對公司新年晚會進行安排，預算是5000元。在這個事件中，這個秘書可能會需要撰寫有關以下幾種情形的匯報郵件：
1、該秘書發現了乙個特別適合舉辦新年晚會的場所，距離公司很近且飯菜可口，預算方面也沒有超出5000元的要求。那麼這種情形就屬於簡單型，秘書撰寫商務文書向總經理匯報這個情形的時候，只要簡單地提出在這個場地舉辦新年晚會的建議即可。
2、該秘書找到了另外乙個場所，各方面都符合要求，只是**與預算相比超過了500元。那麼這種情形就屬於解決問題型，秘書撰寫商務文書向總經理匯報這個情形的時候，可以就選擇這個場所的好處及優點進行自問自答，把這個事情分析清楚，力圖使得總經理形成「雖然超支500元、但是物有所值」的認識。
3、該秘書打算向總經理提出新的建議——在預算要求內，組織員工去聽新年**會而不是去吃年夜飯。那麼這種情形就屬於說服型，秘書撰寫商務文書向總經理提出這個建議的時候，需要強調利益的所在——組織員工聽**會不僅可以給員工留下乙個美好的回憶，還能夠提公升其整體素質。
在撰寫之前先分析得到商務文書的總體風格，可以使撰寫者清楚地認識到文書的重點之所在，從而使得商務文書邏輯清晰、重點突出，進而容易達到其行動目標。
請分析圍繞以下主題而撰寫的商務文書的行動目標、正式指數以及總體風格：
某公司總經理吩咐其秘書制定乙份購買計算機的預算，而這個秘書通過了解得知，由於計算機的更新速度非常快，所以租賃計算機比購買新機所付出的費用更低。該秘書打算起草乙份商務文書就這個將購買計算機轉為租用計算機的想法向總經理進行匯報。
（四）步驟四：選擇文章的層次結構
在做好前三個步驟之後，撰寫商務文書進入到第四個步驟——選擇文章的層次結構。如同購買房屋要注重戶型結構一樣，商務文書的層次結構也是非常重要的，主要的層次結構包括以下五種型別：
1.連貫式
所謂「連貫式」，就是指商務文書的層次結構按照事情發展的時間順序來展開。
突出的重點
連貫式的層次結構突出的重點在於事情的前因後果以及發展脈絡。由於採用這種層次結構的商務文書從整體上看是渾然貫通、連成一體的，因此讀者是不能顛倒前後順序或者從中間節選來閱讀的，否則其表達的意思就將不再完整。
適應的情形
在日常工作中，適用於這種層次結構的商務文書主要有工作報告、事故調查報告、工程報告以及程式安裝的說明等，這些文體的共同要求都是內容要清楚明白。
2.並列式
所謂「並列式」，就是商務文書中層次與層次之間是並列的關係。
突出的重點
並列式的層次結構也可以被稱為「天鵝下蛋式」，因為這種層次結構要求在文書中的每一段前面都要有前提擇要，作為後續並列內容的引子。正因為各個層次是並列的關係，所以這種層次結構的文書便於讀者按照其興趣或關注的重點來分段閱讀。
如何寫出好的求職信
求職信集介紹，自我推銷和下一步行動建議於一身，它總結歸納了履歷表，並重點突出你的背景材料中與未來雇主最有關係的內容。乙份好的求職信能體現你清晰的思路和良好的表達能力 換句話說，它體現了你的溝通交際能力和你的性格特徵。求職信通常一頁長，有開頭，中間部分和結尾 通常首先是介紹你的身份和寫信目的，接著寫出...
如何寫出長文
如何寫出一篇長文章？摘至秋葉老師 不要等到畢業以後 能寫出一篇長文章的能力是不分專業和學科的，每個領域都需要。乙個讓你的獨立思考能力快速提公升的好方法是嘗試寫幾篇一兩萬字以上的，沒有什麼廢話的長文章。要想學會寫好文章，關鍵一點是需要你養成經常寫的習慣。作乙個ppt達人，我反感反對新手一開始就學ppt...
賈思遠如何寫出讓領導滿意的公文
在當前全面落實科學發展觀，積極實踐維持黃河健康生命新理念的形勢下，辦文工作如何適應新形勢發展的要求，進一步改進工作，為領導提供優質服務，筆者認為應把好 三關 讓領導騰出更多的時間和精力想大事 抓落實，做到 三勤 努力提高辦文本領。一 把得少，切實減少數量，減輕領導同志閱批文電負擔 1 收文辦理，堅持...