院辦字[2010]9號
學院會議室使用規定
各系、處、室：
為了加強會議室的管理，提高會議室使用效率，規範會議服務，合理安排各種會議，特制訂本管理規定。
第一條：本規定指的會議室包括學院第一至第五會議室及接待室、報告廳。
第二條：會議室的基本情況：
第三條：會議室的使用範圍：
第一至第四會議室：用於各部門召開各種會議。
第五會議室：用於召開學院有關會議，講座、年度會及表彰活動等。
接待室：用於對外置待客人。
報告廳：用於學院舉辦大型會議等大型活動。
第四條：會議室使用規定：
1、學院書記、院長牽頭召開的會議由辦公室組織。分管院長及各部門召開的會議由各部門提前報辦公室，並由各部門到辦公室領取會議室鑰匙，辦理交接手續。
2、會議實行預約審批制度。各部門如需使用會議室一般提前一天向辦公室申請，認真填寫會議室使用申請表，以便合理安排使用。各部門預定會議時間與學院臨時性重要會議發生衝突時，以全院會議為先。
如需音響裝置要提前報辦公室審批。
3、學院報告廳舉行重大活動要報學院審批，學院同意後方可使用。
4、會議室的使用人員要自覺遵守相關管理規定，未經允許，不能隨意移動室內設施，隨意開關除錯電子裝置設施。
5、與會人員進入會議後，應自覺維護環境衛生，嚴禁將任何食品飲料帶入會議室，禁止隨地亂丟紙屑、垃圾，嚴禁在桌、椅、牆上刻、畫、塗、寫。
6、會議召開期間，會議籌備部門要做好現場服務，掌握會議和各種裝置運**況，保證會議正常進行。無關人員得不進入會議室。
7、會議結束後，使用部門要及時清理會場，桌椅歸還原位，關閉空調、門窗、**等裝置，做好防火、防盜及其他安全工作，收拾完畢後及時通知辦公室檢查會場，如有不妥造成裝置損壞和丟失的使用部門要承擔相應的賠償責任。
8、對於不按照規定要求使用會場的部門，學院辦公室有權提出批評，甚至停止再次使用。
會議室使用申請表
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二〇一〇年十二月九日
主題詞：會議室使用規定
煙台汽車工程職業學院辦公室2023年12月9日印發
共印7份
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