市場經濟條件下，高效率的行政管理能夠創造有序的內部環境，為企業的發展提供強有力的支援。因此掌握一定的行政管理知識，也是經理人必備的技能之一。本書旨在幫助經理人全面掌握現階段企業進行行政管理的相關內容，詳細介紹了會議管理、文書管理、印章與檔案管理、出差與禮儀管理、辦公與環境管理，裝置與物料管理、車輛...
第一章會議管理
技能點1 如何了解會議的型別
主題詞行政管理·會議管理·會議型別
適用情景當需要了解會議的型別及相關內容時，檢視此技能。
7 技能描述
會議的型別多種多樣。不同的會議其內容與功能也大相徑庭。選擇不同的會議方式應根據會議的目的或目標而定。同時，不同的會議型別對會議召開的時間、地點的需要也有所不同。
所以，在我們考慮採用何種會議程式時，應該首先明白所籌畫的是什麼樣的會議。
1．會議的型別
下面是一些主要的會議型別：
（1）董事會會議。由公司董事會成員出席，定期召開。一般在董事會專用的會議室由董事長召集或由董事長授權委託的人召集，討論涉及企業發展的重大事項和戰略、政策等。
（2）公司股東年會。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進行討論，表決通過董事會提交的事項，形成股東大會決議。
（3）管理人員會議。由公司經營決策層人員參加，討論解決企業經營管理的具體問題。
（4）研討會議。這一型別的會議目的是收集資訊並進行務虛，在進行過程中應尤其注重開放式、民主式的意見交流與意見反饋。
（5）專業會議。在一定範圍內就某一具體領域的具體問題進行專題討論，一般規模較大。
（6）員工大會。全體員工參加，一般由主發言人做主題報告。
（7）銷售會議。安排銷售工作、布置銷售任務、總結銷售工作的專門會議。
（8）產品、成果發布會。向消費者介紹及推廣某種新產品，或對某項成果予以宣傳、發布。
（9）獎勵、表彰會議。表彰、獎勵工作出色的員工為主要內容的會議，是企業的一種重要的激勵手段。
（10）培訓會議。培養提高員工素質的專門會議，這一類會議的時間往往不止一天，需要時間、地點、人員集中。有時在培訓結束後還要進行一定的考核。
（11）其他一些特殊會議。為了與企業員工建立良好的溝通方式，經常有一些茶話會、晚餐會及一些娛樂活動。這樣的會議應注意選擇適宜的環境和場所。
2．常見例會型別
一般來說，在企業的各個部門中，例會是最為常見的，以下是15種最常見的例會型別：
（1）企業規劃會議；
（2）資金會議；
（3）行政技術會議；
（4）降低成本會議；
（5）經營分析會議；
（6）質量分析會議；
（7）生產排程會議；
（8）產品對策會議；
（9）索賠會議；
（10）imc會議（經理人懇談會）；
（11）安全衛生管理會議；
（12）科（部）長會議；
（13）部門事務會議；
（14）班組會議；
（15）行政事務會議。
總之，職業經理人針對不同的情況，可以採用不同的會議型別。但會議的大體程式和需要注意的問題是基本相同的和可以相互借鑑的，這就要求經理人充分把握會議的共性和個性，使二者有機地結合起來。
9 牢記要點
會議的主要型別包括：
_ 企業常見會議的型別
_ 企業常見例會的型別
. 實踐練習
請您做下面的實踐練習題：
試列舉出您身邊幾個不同型別的會議，指出每個會議的特點所在，並找出適宜的會議籌畫管理方法。
技能點2 如何做好會前準備
主題詞行政管理·會議管理·會前準備
適用情景當需要著手進行會議準備時，檢視此技能。
7 技能描述
會議管理作為乙個過程管理，會前準備是其第乙個步驟。
通常，大型會議的準備往往需要按照嚴格的程式進行。一般來說，企業的會前準備有以下工作：
1．確定與會者
作為會議的主體，與會者的確定無疑是十分重要的。出於對會議成本的控制，應該控制與會者數量。但這種控制不以降低會議的目的和效果為代價。所以，確定與會者應該考慮以下因素：
（1）與會者是不是必要成員；
（2）與會者是否直接參與會後執行；
（3）與會者是否有利於會議目標的實現；
（4）與會者是否具有達成某項決議的能力；
（5）與會者是否能全身心地投入；
（6）與會者是否會對他人造成妨礙，從而影響會議的整體成效。
2．選擇開會的時間
選擇合適的開會時間，確保與會者可以按時出席，積極參與，從而取得好的效果。因此，選擇開會時間應該考慮以下因素：
（1）調查了解與會者方便的時間段，盡量不打亂與會者原來的時間計畫安排；
（2）注意選準會議中心人物的最佳開會時間段，確保其能夠集中精力，安心開會；
（3）開會時間盡量不要與企業重要的經營活動發生衝突，避免打亂企業正常的執行秩序，影響效益；
（4）盡量開短會，可以保證參會者精力旺盛，達到最佳的開會效果。
3．選擇開會的地點
會場的選擇是否合適，會議地點的物質條件、環境氛圍等都會對與會者的情緒產生影響。而且，選擇會議地點還要考慮到硬體設施的條件。所以，應考慮：
（1）會址與參會人員距離不宜太遠；
（2）會場的環境是安靜的場所；
（3）會場有足夠的照明設施，並保持良好的通風及適宜的溫度；
（4）通訊聯絡方便，保證資訊流通順暢；
（5）會場的空間必須合適，過於空曠和過於狹窄都會影響會議效果。
4．會場布置
作為會前準備的重要內容之一，會場布置應著重注意做好以下幾方面的工作：
（1）合理安排會場空間，既要便於與會者進出通暢，又要保持會場緊湊的格局；
（2）認真細緻地做好會議用品發放及裝置的除錯工作，登記清晰，管理統一。
（3）按照會議的性質和領導的要求正確安排會議座次，做到方便溝通和討論。其主要方式有以下三種：
① 單向傳遞資訊會議的座位排列方式；
② 雙向溝通交流會議的座位排列方式；
③ 多向溝通交流會議的座位排列方式。
5．擬訂會議日程
擬訂會議日程，即擬訂會議的程式表，是為了讓與會者事先對會議有所了解，以便提前做好準備。
一般來說，會議日程由會議籌備部門提出草案，經會議主席審定後確定，包括：會議內容、討論事項、與會者姓名、會議的時間地點、會議事宜的時間分配等。
會議的日程安排必須考慮以下因素：
（1）優先安排重要或緊急的事項；
（2）合理分配各項議案及事項的會議時間，為重要事項留出充足的時間；
（3）會議議程不宜過於複雜，內容不宜過多；
（4）提前把會議日程通知與會者，並傳送相關的資料，以縮短會議做出決策的時間，提高會議效率。
6．會議通知
在確定了會議的議題、召開的時間、地點和場所等事宜後，應該及早印發會議通知。其內容應包括會議的時間、地點、出席人員、會議內容以及日程等，並且應提示與會者盡早給予明確答覆，或返還出席會議的回執，以便於統計與會者名單。
以上關於會議的相關介紹是職業經理人需要格外注意的，雖非常瑣碎，卻能保證會議的成功與有效。
9 牢記要點
會前準備的工作事項有：
_ 確定與會者
_ 選擇開會時間
_ 選擇開會地點
_ 進行會場布置
_ 擬訂會議日程
_ 發布會議通知
. 實踐練習
請您做下面的實踐練習題：
1．請您認真分析一下目前貴公司有哪些會議是必需的，哪些是可有可無的，哪些是對照上文可以取消的。
2．請您總結一下自己身邊的會議準備現狀，看看其中還有哪些方面應該改進？
技能點3 如何做好會前檢查
主題詞行政管理·會議管理·會前檢查
適用情景當需要對會議準備工作進行最後檢查時，檢視此技能。
7 技能描述
在會議的籌備階段及準備工作結束後，必須做出全面的檢查，以免出現疏漏，從而保證會議的質量和效果。
所以，全面的會前檢查是會議管理必不可少的一部分。它主要包括以下兩個方面的檢查：
1．會議籌備期檢查
（1）會議目的：
① 本次會議是否確實需要召開？
② 開會的議題是否明確？
（2）會議事項：
① 開會的時機、時間是否恰當？
② 開會的地點、環境是否合適？
③ 會議邀請的物件是否合適？
（3）會議通知：
① 與會者是否已經得到通知？
② 是否已經將會議的宗旨、議題通知與會者？
③ 是否要求與會者事先準備有關資料？
④ 與會者是否已經就議題做好準備？
（4）會議準備：
① 是否已經擬訂好會議議題的進行順序及會議時間的分配？
② 準備工作是否已經完全就緒？
③ 所準備的檔案資料是否真實、準確？
④ 是否已經安排好了會議記錄？
⑤ 是否需要使用相關裝置？
2．會議活動細節檢查
（1）活動的宗旨；
（2）活動的範圍；
（3）預算；
（4）招待物件的層次；
（5）總人數（查會議通知的回執）；
（6）活動的日期及時間（注意避免與其他同業的活動衝突）；
（7）活動天數；
（8）籌備單位；
（9）活動負責人；
（10）各項活動的明細分工表；
（11）會場的預定；
（12）製作來賓名冊（姓名、位址、公司名稱、**、職銜等）；
（13）會議活動邀請函（應在活動日期的2~3個星期前寄達給對方）；
（14）紀念品；
（15）交通工具；
（16）酬謝費；
（17）會場布置；
（18）宴會的形式；
（19）飲料**；
（20）菸酒；
（21）選單的印刷；
（22）花飾布置；
（23）園景製作；
（24）看板及標示板；
（25）拍照及攝像；
（26）會議桌的選擇；
（27）座位順序（是否突出主賓、是否便於會議交流）；
（28）胸章及名牌；
（29）服務員的著裝；
（30）新聞報道（文字及攝影）；
（31）資料的收發；
（32）住宿安排；
（33）特設專用櫃檯；
（34）費用支付（住宿、餐飲、**費等）；
（35）用餐安排；
（36）服務櫃檯的工作；
（37）節目表演的總預算；
（38）新的工廠、公司落成的慶祝喜宴；
（39）展覽展示；
MBA行政管理學
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行政管理學
名詞解釋 1 行政管理 狹義是 的行政管理，廣義的還包括對企業事業和其他單位的行政管理。2 行政 指國家行政機關適用國家權力，為實現統治階級的意志和利益，依法通過領導 計畫 組織 協調 控制等環節和手段對國家和社會事務以及自身的執行多進行的一系列管理活動。3 行政職能 是指 在國家 社會活動中所起的...