既然對檔案工作的投資能夠帶來一定的收益，並且投資和收益兩者之間又基本上可以進行定量比較的，那麼，檔案工作也就確實存在乙個效益問題。因此，檔案工作自然也要講求效益。
檔案工作的效益就是社會對檔案工作的投入和檔案部門對社會檔案情息需求的有效滿足程度兩者之間的比較關係，或者是檔案工作的勞動消耗與勞動成果之間的關係。
檔案工作效益是一種投入與收益的比較關係，它必須服從效益的一般原則：社會對檔案工作的投資一定，檔案部門對社會檔案資訊需求的有效滿足程度越大，效益就越高；檔案工作對社會檔案資訊需求的有效滿足程度一定，社會對檔案部門的投資越少，效益就越高。明確這種關係，有利於促進檔案工作的發展。
因為，在投資一定的情況下，檔案部門如果不去努力為社會服務，就不可能有效地滿足社會的檔案資訊需求，也就不可能從增加收益這一方面提高檔案工作效益，這樣，人們就得轉而從減少對檔案工作的投資這一途徑來追求高效益。而這種情況是檔案工作者所不願意看到的。所以說，在檔案工作全面發展中，要增加檔案工作的投資，必須以檔案部門能夠為社會提供優質服務，充分有效地滿足各種合理需求，為社會多作貢獻為前提。
當然，檔案工作效益的概念及其表述方式，只是從總體上反映出檔案工作的投資與收益之間的關係，它不可能把檔案工作和社會利用檔案這樣一種非常複雜的、多因素的過程及其中的投入和收益關係表述得細緻和精確。但作為一種評價檔案工作的綜合性指標和指導思想，它可以起到明確檔案工作的努力方向，協調檔案管理部門與社會各方面關係的重要作用。
既然檔案工作確實存在著—個效益問題。那麼，檔案部門和檔案工作者就要盡一切的努力去實現其效益和追求高效益，同時還要盡一切的努力去避免負效益的產生。檔案工作能夠取得效益和避免負效益的基本條件有以下三個方面：
1.檔案部門所收藏的檔案必須具有合乎社會需要的使用價值，亦即必須具有能夠滿足社會需要的功能；
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