為有效管理協會檔案和活動資料,保證紅十字會檔案和資料儲存系統化,查詢高效化,管理科學化,按照分開儲存,直接服務的原則和資訊資源共享要求,實行分檔分類，專人管理的方式進行管理。檔案工作也是紅十字會工作連續性，有序性的有力保障，為實現工作的正規化，特制定此項制度。
第一條檔案與資料的劃分：
一、 會員檔案部分
（一）、 會員的入會申請書、正式會員記錄檔案應按年份進行分類、存檔。
（二）、 每一屆會員的獎勵、懲罰情況也應以年份分類、存檔。
（三）、 每一屆制定乙份會員一覽表（通訊錄）並存檔。
二、上級紅十字會來文來電部分
（一）、市紅十字會代表大會理事會議、常務理事會議、專題會議的會議記錄、紀要和會議檔案等存檔。
（二）、所有上報和下發的檔案、電文等要存檔。
（三）、市紅會工作計畫、總結和統計資料要存檔。、
三、活動開展部分
（一）、活動的計畫、流程與總結可統一分類。活動計畫、流程、總結都必須要有活動時間、地點、負責人和內容等資訊。
（二）、每次舉辦活動拍攝到的**，應按照學年、活動內容進行劃分並存檔。
（三）、各年、各學期的紅會年度計畫、學期計畫還有各部門的部門計畫都要上交並存檔。
（四）、各年、各學期的紅會年度總結、學期總結還有各部門的部門總結都要上交並存檔。
第二條檔案與資料管理的許可權歸屬：
（一）、學校紅十字會各類檔案材料由紅十字會秘書長專人管理。
（二）、校紅十字會各類活動文字材料由紅十字會秘書長負責保管。
（三）、校紅十字會各類活動**拍攝儲存工作由辦公室、宣傳部負責。
（四）、校紅十字會各類獲獎證書原件由校檔案室專人管理，影印件由紅十字會秘書長負責保管。
（五）、上級來文、計畫、總結、報表、會員冊等各類材料由紅十字會秘書長負責收集、保管。
第三條檔案資料使用原則：
（一）、任何人對以上檔案、資料都不能擅自取用。
（二）、要取用存檔的資料必須經過檔案管理負責人同意並作登記後才可使用。歸還檔案資料同樣需要登記。
（三）、凡到檔案室利用檔案，都應按規定辦理利用手續，在檔案閱覽室或指定地點閱檔。查閱檔案時不允許在案卷上圈劃、批註、汙損、塗改、剪裁、撕頁、折卷。
（四）、紅十字會工作人員或基層單位因工作需要查閱檔案資料，一般不外借，如特殊情況需外借時，須分管領導批准，辦理登記批准手續，指定歸還日期，借閱者不得將案卷轉借他人，違者將追究責任。
（五）、查閱檔案應與查閱人的職責相適當，超出職責範圍時，須經領導批准，查閱機密檔案，需經分管領導批准後在指定地點查閱。
（六）、外單位查閱檔案，必須持介紹信。
（七）、已經批准查閱的檔案，如需摘抄、複製(印)，須經檔案人員同意審核，確認無誤後加蓋證明印章才能生效。
（八）、做好檔案利用反饋工作。
（九）、借閱歸還檔案時必須當面點清。
第四條檔案管理人員職責：
（一）、建立健全檔案工作制度，規劃草擬檔案工作計畫和管理制度，並認真貫徹執行。
（二）、按規定做好文書檔案的工作和平時的歸檔工作。
（三）、集中統一管理管轄內全部檔案，做好各類檔案及有關資料收集、整理、鑑定、統計工作。
（四）、熟悉紅十字會室藏檔案，積極開展檔案的利用工作，熱情接待查檔人員，按規定辦理借閱手續，注意掌握利用效果的收集，編制必要的檢索工具和參考資料。
（五）、認真做好管理，維護檔案的完整、安全。
（六）、完成領導和上級檔案部門交辦的有關檔案業務工作。
第五條檔案形式要求：
對於各種文檔案，應有文字和電子兩種版本。對於磁碟、磁帶,cd,vcd等
介質，向辦公室索取檔案帶，待總結完後一併上繳。
六檔案上繳日期：
在該項活動結束後一周內， 檔案上交時由辦公室簽收。
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