第一篇部門職能與崗位職責
第一章部門在整個機構設定中應承擔的作用及職責
1.1辦公室的職責
辦公室的職責大致包括承辦、參謀、管理、協調及領導指揮五個方面的職責，具體體現在以下幾個方面:
（一）承辦職責
辦公室的承辦職責是指其對領導決策意見的貫徹、實施，承辦各職能部門乃至下級機關、基層群眾轉辦事項等方面所應由的職能和應盡的責任。從其承辦的工作內容來看，大體有三方面：
1.承辦同級領導層的集體決策和領導個人交付辦理的事項
領導決策有時是「統一研究，分頭落實」，有時是單位行政首長個人決斷，作為本機關、本單位綜合辦事負責機構的辦公室，對本級領導層的集體決策和領導個人交辦事項負有直接承辦責任。
2.承辦上一級辦公部門交辦事項
上級領導單位的辦公室向下級單位辦公室交辦一些事情，辦公室應主動牽頭承辦，或督促所屬工作人員從速辦理。上一級辦公單位及其負責人向下一級辦公單位及其負責任交辦事項的範圍較廣，除了調研任務之外，還有諸如資訊反饋、來信來訪以及系統內部自身業務建設等具體事宜，都需要下一級承辦者認真辦理。
3.承辦同級各職能部門和下級單位轉辦有關事項
為了保持領導層工作的正常秩序，各職能部門和下級單位向領導層、個別領導匯報請求問題時，往往不需直接去找領導本人，而是先找辦公室，辦公室作為所在單位與外界聯絡的視窗和紐帶，經常需要安排、處理各職能部門和下級單位轉辦的事項。
「承辦」的具體形式，主要有「主辦」、「會辦」、「轉辦」、「催辦」等。「主辦」即直接負責具體辦理；「會辦」即會同有關部門和單位聯合辦理；「轉辦」即轉由其有關部門和負責人辦理；「催辦」即轉由其有關部門和負責人辦理，作為「會辦」、「轉辦」的有益補充，它是指督促、協助有關單位、部門和人員從速辦理有關事項。
（二）參謀職責
辦公室的參謀職責是指其在輔助領導決策過程中所應有的職能和應盡的責任。決策是領導者的基本職能，社會主義現代化建設的新形勢，要求各級領導幹部努力實現決策民主化、科學化，這除對領導幹部本身提出了更高、更嚴的要求外，還需各級辦公室成為卓有成效的「智囊團」、「參謀部」，積極主動的輔助領導決策，認真的履行部門的職責。做到這一點既是領導決策民主化、科學化的迫切需要，又是新時期賦予辦公室工作的一項重要任務。
1.在辦公室履行其參謀職責時，往往有其獨特的便利和優勢：
（1）辦公室和領導之間具有經常接觸的便利條件，可以隨時找機會向領導陳述見解和主張。
（2）辦公室的工作同領導的工作同步執行。由於辦公室的工作有著同其他部門明顯不同的從屬性的特點，領導層確定要抓的工作，也是辦公室要著力辦好的事情，就是由於這種「思維共振」，使得辦公室的工作能與領導的工作合拍，從而為辦公室輔助領導決策提供了便利。
（3）一般來說，辦公室接觸面大，資訊較為靈通，對外聯絡廣泛，客觀上為領導提供諮詢服務，為當好領導的「參謀」提供了便利條件，為領導分擔了煩惱。
為正確履行參謀職責，辦公室要把調查工作中獲得大量的第一手資料，進行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及裡地從中理出完成各項工作任務和進行決策的有利因素和不利因素，及時向領導反饋，協助領導實施科學巨集觀決策和有效的指揮，保證各項工作目標和任務的圓滿完成。
2.正確發揮辦公室的參謀職責，應注意的要點：
（1）領導應當允許乃至鼓勵辦公室在一定情況下同自己唱「對台戲」。辦公室既要認真領會領導意圖，又要勇於直言，使領導「兼聽則明」。
（2）辦公室應當做到在領導決策前多參謀、領導決策後多反饋。也就是說在領導決策前，辦公室要通過調查研究，協助領導廣泛收集同決策密切相關的各種情況，然後進行縱向、橫向的可行性研究，經過加工和篩選，為領導提供選擇的方案；在領導決策過程中，辦公室要要通過調查研究，收集和整理方方面面的意見，為領導進行冷靜周密的思考提供準確的依據，堅定領導決策資訊和決心；在領導決策後，辦公室要通過調查研究，了解和掌握決策意見的貫徹執**況，以及可供借鑑的典型經驗、需要解決的某些問題，協助領導搞好跟蹤反饋，根據變化的客觀形勢及時進行調整和充實，盡可能保證決策意見順利的貫徹落實。
在整個領導決策過程中，辦公室的參謀職責都起著舉足輕重的作用。從對領導決策發揮作用的方向上看可以分為三種型別：
①「順向參謀」，即跟隨領導決策的方向所進行的「輔助性參謀」。
②「逆向參謀」，即當領導的決策意圖不符合實際時所進行的「勸阻性參謀」。
③「側向參謀」，即當領導集中主要精力考慮某一方面的工作時，為避免領導顧此失彼而進行的「提示性參謀」。
辦公室作為參謀部門，不僅要深入了解各項參謀職責，還須盡力為領導發揮好事物中的參謀作用。
（三）管理職責
辦公室的管理職責是指辦公室在對單位行政事物進行管理方面所應有的職能和應盡的責任。根據國家有關規定和辦公室工作的實踐，辦公室的管理職責主要有文書管理和資訊管理兩個方面：
1.文書管理
一般來說，辦公室內部均設有秘書處（科）、資料處（科）、機要室、文印室、收發室等，分別負責辦理公文工作各個環節的具體事宜。辦公室對文書工作的管理，主要體現在參照企業制定的企業公文處理辦法，結合本企業的具體情況，建立、健全各項有關制度；指導、督促各文書處理部門的工作，確保公文擬制的適用、準確、周密，確保文書處理的及時、準確、迅速，避免拖拉、積壓、貽誤工作。文書工作是機關的日常工作的重要組成部分，是實現機關職能的重要手段之一。
黨政機關、企事業單位的公文工作，是指圍繞公文的擬制、處理與保管工作而需要進行的由撰稿、審稿、簽發、印刷、收發、登記、批辦、催辦、立卷、歸檔等環節所構成的整個運轉流程。辦公室作為企業綜合辦事機構的樞紐機構，應當承擔文書工作的主要任務。
2.資訊管理
辦公室通過向領導提供適用資訊和依據資訊出謀獻策來實現輔佐領導決策，發揮參謀的職能。嚴格地說，企業的資訊工作也屬於文書工作範疇，但鑑於它是各級辦公室的一項「新興事業」而且十分重要，需要辦公室予以特別重視。所以有必要單獨列為辦公室管理職能中的一項。
（四）協調職責
領導機關的決策、指令、指示要通過辦公部門向各專業主管部門、職能部門、下級機關傳遞。企業所屬各部門和其他方面反饋回來的資訊經過綜合匯集到辦公部門，辦公部門對反回來的資訊進行綜合、分析、篩選後，供領導決策時參考。作為企業辦事負責機構的辦公室，均應在承上啟下、協調各方面的工作中起到積極作用。
辦公室應全面履行其協調職責，要著力做好縱向協調、橫向協調、內部協調等多方面的工作。
1.縱向協調，就是致力於上下級之間關係融洽、上令下行、下情下達，上下緊密配合，步調一致的協調工作。辦公室在這方面的職責主要體現在：
當上級的決定、決議、指示、命令形成後要盡快向下傳達，使之得以認真貫徹執行，以保政令暢通，上令下行；當下級對上級的指示、決定、命令有不同意見時，要及時準確地予以反映，使下情得以「上達」，以便利於上下溝通，步調一致；當下級某一單位某項工作領先時，應積極組織力量去調研，認真總結經驗，及時予以推廣，「以點帶面」，當下級某一單位某項工作處於落後狀態時，要積極主動地協助領導進行重點幫助，「以麵促點」，「以麵帶點」，使之盡快趕上前進步伐。
2.橫向協調，即致力於「左鄰右舍」、同級各業務之間關係的協調。業務部門的一些部門性檔案、規定，一般要先報送辦公室修改、審閱、進行協調，以免對同一事項的規定不盡吻合，使下級難以適從；業務部門的一些重要工作部署、安排，如召開請領導參加的會議，開展由領導「掛帥」的突擊性、臨時性工作任務等，一般也需經辦公室統籌平衡、統一協調，以避免部門之間「撞車」和領導 「超負荷」現象的發生；當各業務部門、各單位因認識和處理問題的角度不同引起矛盾時，辦公室更應充分發揮其協調職責，對過去已有明文政策規定的事項，要維護政策的嚴肅性，督促有關方面或協助領導督促有關方面加以認真貫徹落實；對過去尚無明文規定的，要在認真聽取各方意見的基礎上，處理好各有關政策精神的銜接關係，並向領導提出解決的意見和建議，協助領導進行裁決，把各方的意見統一到總政策上來。
3.內部協調，即以辦公室內部人員、工作為物件，使之融洽和諧地協調工作。辦公室要著力於室領導班子成員和室內各單位（處、室、科、組等）之間關係的協調。
在室領導班子內，要注意發揮副職的作用，要按照合理分工、分層次管理的原則。根據其特長，讓副職負責某方面或幾方面的工作，以充分發揮領導班子的整體效能。
（五）領導指揮職責
1.執行性指揮，也可以叫做排程性指揮
這種指揮是在目標既定、方案現成的情況下，主要貫徹解決落實的問題。領導者在履行這種指揮時，應當思考的重點是怎麼幹，什麼時間幹？成功的關鍵在於堅強的毅力和組織技巧。
工作中必須把握住兩點：
（1）人、財、物各種力量的調配、組合，要科學、合理，力求達到投入少，收效大的目的；
（2）行動時機的抉擇順乎時勢，挑選最佳時刻，避開各種阻力和不利因素，利用一切助力和有利條件。比如乙個軍事指揮員指揮一場運動戰，就有乙個捕捉作戰時機的問題。不是抓住敵人的薄弱環節時不戰，不是佔據有利的地形條件也不戰，戰則必勝，攻則必剋。
2.應變性指揮
這是在領導活動過程中遇到了新情況，或者出現了不測事件，針對客觀環境的變化靈活機動地實施指揮。領導者在進行應變性指揮時，首先要考慮的是繼續幹還是停，是按原計畫於去還是改變計畫再幹或者根本不幹。取勝的訣竅在於審時度勢和機動靈活。
要保證指揮得當，緊要之處在於：一是知己知彼。應變性指揮必須搞清變化了的情況，只有對情況瞭如指掌，才能依據客觀情勢和自己的力量正確的決定行止。
可行則行，不可行則止。如果客觀困難很大，自己力量不足，勉強地去幹力不勝任的事情，就難以取得成功。二是因勢利導，奪取勝利。
統一指揮是發揮組織作用，貫徹執行決策的最主要的條件。
1.2辦公室的作用
（一）辦公室的溝通協調作用
這裡說的協調，是指通過協商、調解，使領導者或秘書人員的活動不發生或少發生矛盾現象和重複現象，如發生矛盾和問題時，亦能及時協調解決，使整個組織系統和有關人員能密切配合，同心協力完成組織目標。溝通協調在領導工作中占有不可忽視的地位。由於辦公室正處在組織系統的中樞地位，因而決定了他必然具有的溝通協調作用。
現代管理工作中的這種溝通協調作用主要體現在以下幾個方面：
1.對領導者之間的溝通協調
在決策方案制定出來之前，領導班子中的每個成員對同一方案的意見不可能完全一致，有是還可能是相差甚遠。辦公室在領導決策之前應及時溝通情況，盡量避免領導成員之間由於互不通氣而帶來的各種問題。如果在決策作用之前，了解到領導成員對同一決策的看法不同或意見分歧較大時，辦公室就應很好的發揮其中介作用，溝通資訊，並盡可能的做些解釋工作，或者將情況向主要領導匯報，建議推遲決策時間，待領導成員意見一致或基本一致時再拍板定奪。
辦公室主任崗位職責辦公室主任崗位職責
13.負責綜合性公文的傳遞 傳達 催辦與檢查 14.負責審核人力資源管理有關方案，及報表等 15.負責董事會辦公室各項費用的有關方案的審核 16.負責監督全公司印章 總經理名章等的使用 17.負責根據人員編制和崗位任職標準，及時調配人員 18.負責根據工作需要向總經理提出人員任免 聘用 提拔 調動建...
辦公室主任崗位職責
1 按照公司辦公室的職責範圍，主持機關辦公室的日常行政管理工作。2 協助經理如今全公司員工大會 經理辦公室會議等，做好記錄，負責督促檢查會議執 況。3 在經理領導下，負責組織起草總公司工作計畫 總結決議 報告 規章制度等檔案。負責編排景要活動日程表。4 據公司領導指示和有關會議決定 組織草擬和發布通...
辦公室主任崗位職責
一 主持辦公室全面工作，負責公司日常事務的安排與管理，包括車輛 綠化 環境衛生 會務 接待 辦公用品等，為各部門做好服務工作 二 認真做好公司員工的思想政治工作，努力調動全體人員的工作積極性，積極引導，加強全體人員的業務素質培養 三 負責公司辦公室對內 對外發函 申請 通知等檔案的起草 四 負責公司...