北京建築大學
本科生檔案管理辦法
第一章總則
第一條為規範我校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《高等學校檔案管理辦法》制定本辦法。
第二條本辦法所稱的學生檔案，是指學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有儲存價值的各種文字、圖表等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條本辦法適用於我校全日制在校本科生。
第二章檔案管理機構及職能
第四條我校檔案由招生就業處下設檔案室進行在校本科學生檔案的管理。檔案室負責在校本科生入學後的檔案接轉工作，在校期間檔案的管理、查閱工作以及學生畢業後檔案的移轉寄送工作。
第五條各學院負責新生檔案的收取、整理、核查，並按照規定時間向檔案室移交檔案。
第六條本科、專公升本、預科學生在校期間形成的組織發展材料，由其所在學院進行整理後上交組織部，並由組織部統一移交檔案室進行裝檔封檔。
第七條本科、專公升本、預科學生在校期間形成的校級獎勵證明材料（審批表、學工或團委蓋章的材料）、違紀懲處材料，由獎勵證明材料、違紀懲處材料相應的部門提供並裝入檔案；校外獎勵有主責單位蓋章，學院收集每年度十二月份由組織部、團委、學工部裝入檔案。
第三章歸檔材料
第八條學生在校學習期間應該歸檔的材料應當包括以下內容：
1、學生入學材料：入校前學習期間的檔案材料或工作期間單位人事部門的檔案材料、高考報名登記表及體檢表（包括電子檔案列印件）、入學時填寫的《北京建築大學新生入學登記表》；
2、學習成績材料：包括主修、選修、輔修的各門課程的學習成績單和學位資訊表；
3、畢業材料：包括《高等學校畢業生登記表》，《普通高等學校畢業生就業報到通知書》（存根），畢業生體檢登記表；
4、獎勵證明材料：獲得校級及其以上的獎勵審批材料（包括校優秀學生、優秀學生幹部、優秀團員、優秀標兵、北京市優秀畢業生、各項獎學金等）；
5、違紀處分材料：學生觸犯國家法律、違反學校管理規定被予以紀律處分的處理決定；
6、組織發展材料：加入中國共產黨、共青團或民主黨派的組織審批材料；
7、學籍變動材料：休學、復學、退學、轉學、出國等原因引起的學籍變動相關的證明材料；
8、其他供組織人事部門參考的應當歸檔的材料，上述1-8項材料均應為原件。
第四章歸檔材料要求
第九條所有歸檔材料必須是有關手續完畢的最終材料。
第十條歸檔材料必須完整、真實。個人文字材料必須有本人簽字。凡規定由有關部門審查蓋章的材料，相關部門必須加蓋公章。
第十一條上交歸檔材料前，有關單位應標明學生的層次、專業，並按學號順序排列；材料裝入檔案袋之前，要認真核對，確保檔案材料不錯裝、漏裝。歸檔材料交接時，交接雙方經辦人要履行簽字手續，註明承辦單位及時間。歸檔材料應與檔案中對應的歸檔材料清單核對，並做好標記註明工作。
歸檔清單格式見附件1—本科學生檔案歸檔材料清單。
第十二條各類材料只能用碳素墨水或藍墨水書寫，文字要清晰。
第十三條如歸檔材料不符合歸檔要求，檔案室有權退回，由送交單位按要求重新組織辦理。
第五章歸檔材料查閱
第十四條因工作需要，以下人員可申請查閱學生檔案，查閱人必須按規定履行查閱登記手續，並註明查閱事由：
1、持所在單位加蓋公章並由主管書記簽字的證明檔案的學生工作管理人員；
2、持有相關證明或介紹信的校外單位組織人事等部門人員。
第六章檔案轉遞及查詢
第十五條未按規定時間報到入學或入學後經審查不符合錄取條件被取消入學資格的新生，其檔案按寄發位址退回或按生源地省（市、自治區）普通高等學校招生辦公室位址退回。
第十六條畢業生檔案的去向由就業指導中心提供，學生檔案的轉遞工作由檔案室負責辦理，轉遞工作通過機要局進行。學生也可以自行提取檔案，自行提取的，需提供檔案接收單位的提檔函。
第十七條學生檔案寄至相應的接收部門時，執行如下規定：
1、畢業學生檔案按照就業指導中心提供的就業方案寄發；
2、轉出學生的檔案寄往學生轉入院校；
3、因退學、取消學籍、出國離校的學生檔案寄往生源地省（市、自治區）普通高等學校招生辦公室。其中辦理出國手續時申請保留學籍的學生，在辦完相關手續後，其檔案可暫存學校至其本科畢業，保管期滿按規定寄發。
第十八條畢業生檔案由所在學院派人認真檢查歸檔材料是否完整，並組織人員進行檔案封裝，裝檔。要認真核對材料與本人姓名是否相符，避免錯裝漏裝。裝檔結束後，需由各學院負責老師簽字確認。
檔案室要逐一審查檔案寄往的位址是否準確，寄往單位是否具有接收檔案的資格，以免錯寄或遺失。
第十九條學生檔案在轉遞過程中，檔案室負責辦理檔案轉遞登記手續。對轉入的檔案，經核對無誤後由經辦人將回執簽名蓋章後及時寄往發檔單位；轉出檔案時，要組織填寫《檔案轉遞單》和《機要交接單》。
第二十條為了最大限度地支援學生就業，檔案室可以在學生畢業當年集中派遣後暫存學生檔案，暫存截止時間為本年度8月31日，超過期限後，檔案室將學生檔案寄往學生生源地省（市、自治區）普通高等學校招生辦公室。學生申請檔案暫存需提交如下材料：
1、學生檔案暫存申請書，需學院負責人簽署意見並加蓋學院公章；
2、用人單位接收學生證明函，需用人單位簽署意見並加蓋單位公章；
第二十一條本辦法自2023年1月1日起執行。
附件1：本科學生檔案歸檔材料清單
附件2：因公查詢學生檔案介紹函
因公查詢學生檔案介紹函
北京建築大學本科學生檔案管理室：
茲介紹學院（單位等位同志因
等實際需要前往學校檔案管理室查詢
學院級，學號是的同學檔案，查詢方式是現場檢視/現場影印等材料，並帶走影印件。請予以接洽。
學院負責人
學院章）
年月日附件3：學生檔案暫存申請書
學生檔案暫存申請函
本科學生檔案管理室：
茲介紹學院學號的同學因的實際需要前往學校檔案管理室辦理檔案暫存工作，暫存時間截止到本年度的八月三十一日。請予以接洽。
學院負責人
學院章）
年月日附件4：用人單位接收學生證明函
用人單位接收學生證明函
北京建築大學本科學生檔案管理室：
貴校學院專業，學號是的同學已被我單位錄用。
特此證明。
此致敬禮
單位負責人
單位名稱章）年月日
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