音像資料的管理
趙信儒（2023年08月17日）
為了加強音像資料的收集、管理、保護和利用，充分發揮音像資料在修志中的作用。特別對音像資料的管理做說明。
音像資料是指以修志工作為題材或主要內容的，具有儲存、利用價值的錄音帶、錄影帶、**等。
1.**資料：一是傳統的感光膠片資料，包括黑白感光片和彩色感光片；二是數碼**資料。
用數字成像元件，亦稱感光元件記錄像像的技術，並經數字沖印或印表機輸出為實物**，也可儲存於光碟、u盤、行動硬碟，儲存卡、電腦硬碟等載體。
2.錄音錄影資料：錄音帶、錄影帶、磁碟、唱片、雷射（雷射）唱片、影片、幻燈片、電視片、視盤以及以其他物質媒介為載體記錄聲音和影象的產品。
一、**資料的收集與整理
**資料是指記錄自然和社會各類形態、人的群體及個體活動的，具有儲存價值的，並按一定規則和方法加工整理、集中保管的靜態影像資料。也包含一些採用手工或電腦繪製的**。
隨著社會的發展和現代科技的進步，**資料在修志中的作用越來越明顯，已是志書的重要組成部分，是文字無法代替的。因此，在第二輪志書中，**資料的使用，將超過首輪志書。**在志書中與文字內容相輔相成，**並茂，相得益彰。
為了保管好**資料，避免資料的散落、丟失，要求各單位要建立相應的**管理制度，用科學的管理方法，儲存好**資料。
（一）**資料收集的原則
收集**資料，要以修志為主，結合志書內容，根據擬定的志書篇目，徵集、拍攝、選錄**。收集**時，要考慮不同時期**的合理搭配，全方位的反映區域、事物或事業（行業）發展全貌。
（二）**資料收集的範圍
由於各單位的修志任務不一樣，單位、行業的性質也各有不同，所以收集的**資料也有差異，請各單位根據本單位修志情況確定收集，不做統一規定。但是，從收集本市地情資料的角度，請大家收集提供以下內容的**資料。
1、記錄本行政區域自然地理、生存環境、城鄉建設、文化遺產、風景名勝、民風民俗等**；
2、記錄本部門、企業、事業、行業的發展變化，生產建設成果，獲得重要榮譽的**；
3、反映與地域、事物、事業等有關的重要人物、重要活動，重要會議的**；
4、記錄自然界、社會或企事業單位內發生的突發事件和重大事件的**。
以上**資料，在資料年報時予以提供。
（三）**資料的基本要求
1、***。影象清晰，畫面完整、內容翔實準確，主題鮮明、未加修飾、剪裁等。
2、要素全。提供的**，要有準確的文字說明，按**形成的時間、人物、事由、地點、背景、攝影者等6要素，準確概括提示**所反映的全部資訊。
(1)事由：**影像所反映事件、事物的簡單情況；
(2)時間：事物產生的時間和拍攝時間；
(3)地點：被攝景物所在的具體地點；
(4)人物：被攝人物的單位、職務、姓名等；
(5)背景：揭示**影像主題具有一定作用的背景；
(6)攝影者：拍**人或拍**的單位。
3、確保**真實性、完整性、有效性
**資料是真實準確記錄歷史的資料，資料的文字說明與**實際內容要一致，不得對**進行修改變動，保證**的原始性和真實性。
（四）**資料的整理
1.整理的原則
①.便於使用。整理時要注意的是，保持**之間的有機聯絡。
紙質**和底片應分開存放，編號要一致。整理數碼**時，要有準確的文字說明。對於原始**較多的，要篩選，刪除不必要的重片、虛片、與主題無關的**。
②.利於保管。對於數碼**，採取雙套制儲存，即在儲存電子文件的同時，沖洗成紙質**，防止數碼**檔案的損壞、滅失，單純儲存在電腦、光碟等，若遇病毒，載體損壞，資料無法恢復。
2.**資料的分類
根據各單位情況做好**資料分類，分類應當保持前後一致，不得隨意變動。一般可按其形成年度和問題進行分類，不同年度的數碼**應分別整理。底片的分類是，將乙個全宗內的底片分成正片（反轉片）和負片兩種，單獨整理和存放。
數碼**可在每年的年初，建立乙個以「全宗名稱+年度名稱+數碼**檔案」為名的資料夾，在這個資料夾裡存放本年度的數碼**檔案。每一年度的數碼**檔案按形成時間的先後順序排列，同一次活動的**應排列在一起。
二、**資料的保管
由於現在和今後收集的**資料多以數碼**為主，因此，把傳統的紙質**和數碼**的保管單獨做說明。
（一）紙質**及底片的保管
1．按照檔案管理方法將**分類、排列、編號、入冊、填寫說明、入櫃。
2．對於無底片的**，較老的底片，用底片掃瞄器以不低於600dpi的解像度（亦稱解析度）掃瞄成電子文件，然後備份存檔。
3．底片放入底片袋內保管，一底一袋。在底片袋的右上方標明底片號。對翻拍底片，在底片袋的左上方標明「f」字樣。
對拷貝底片，在底片袋的左上方標明「k」字樣。大底片在藥膜面墊襯柔軟的中性紙張後，纏在捲筒紙芯上，外面用襯紙包裝並註明底片號。
（二）數碼**的保管
1．歸檔的數碼**，影象尺寸「宜大不宜小」，畫素數應在400萬以上，掃瞄**的線數應不低於600dpi。確保數碼**影象清晰。
2．歸檔的數碼**應是原件，不要對歸檔的數碼影象進行技術處理，歸檔**應統一格式jpeg（數碼**）、tiff（掃瞄**）。確保數碼**的原始性、真實性、完整性和有效性。
3．對反映同一內容的若干張**，應選擇其主要**歸檔。
4．對重要的數碼**，在硬碟、光碟等儲存介質
上儲存的同時，還要沖洗成銀鹽影像**歸檔（紙質**），並與傳統**資料合併整理，標明其對應數碼**的檔號。
5．儲存數碼**，應是三套備份。即一套硬碟，兩套光碟，不推薦雙硬碟或者雙光碟，在不同介質上存放，避免影象丟失。這兩套光碟應分別使用不同的品牌，比如tdk的一套，kodak的光碟一套。
在光碟存放數碼**的時候，乙個歸檔年度的數碼**應拷貝至一張或多張光碟中，不同歸檔年度的數碼**不應混存在一張光碟中。刻製數碼**光碟內容包括：⑴.
數碼**資料夾（即存放數碼**的資料夾）、⑵.數碼**檔案目錄（目錄內容與資料夾中存放的數碼**檔案相對應）、⑶.光碟說明檔案（說明本光碟的各類資訊）。
比如，全宗名稱（立檔單位的全稱或通用簡稱）、全宗號、光碟號、題名（如「全宗名稱+年度名稱+數碼**檔案」）、起止時間（光碟內數碼**的起始年月---終止年月，年月要用6位阿拉伯數字表示，如200901---200912。）、保管期限、**張數（光碟內存放了多少張數碼**）、光碟型別（如cd-r、vcd、***等）、檔案型別（紙質的還是掃瞄的，數碼**的格式，如jpeg或tiff）、製作時間（指製作光碟時間，用8位阿拉伯數字表示，如20090808）、製作人（製作光碟人的姓名）、審核人（負責檢查光碟質量人員的姓名）等等。
三、數字資訊資料儲存的要求和載體使用的注意事項。
（一）光碟（cd、vcd、***）
要購買使用正版光碟。理論上來講光碟和塑膠袋壽命是一樣的，都能儲存100年，但有時也會出問題，所以光碟一定要正版**並且存放要防潮防光防磁，有專用的儲存櫃最好，沒有的可放在書架裡面也行。每年要抽樣檢查光碟是否能順利讀盤，每隔兩年重新轉刻一次。
注意將刻好的光碟拿到其他電腦上檢查是否能順利讀出。
（二）錄音錄影帶
1．歸檔的錄音錄影資料要和**資料一樣，音質畫質應完整清晰，文字說明與音像資料內容應相符，技術狀況應符合要求，錄音、錄影帶要注重選擇優質品牌的磁帶。
2．對特殊規格的錄音、錄影帶應歸檔一套普通規格的盒式備份帶，便於使用。
3．音像資料應存放在專用房間裡，或採用專用防磁櫃。環境應保持恆溫恆濕。遠離變壓器、電動機、揚聲器、電視機、收音機、無線電裝置等磁性物體及易形成磁場的機電裝置。
4．錄音帶、錄影帶、唱片、影片、幻燈片等音像檔案一律用盒裝，以盒(片)為保管單位，在盒上分別用文字標出攝製物件、時間、內容、責任者和長度，盒脊標出全宗號、目錄號、案卷號。便於查詢利用，要定期檢查，一般每隔半年到一年倒帶1次。
5．錄音帶、錄影帶、膠片的母帶包括**、底片，原則上不外借。需要利用時，可提供複製品。歸還時，要檢測。
（三）行動硬碟、u盤
要注意的是，行動硬碟也是有壽命的，運轉多了也會出故障，所以在不處理**的時候不要把行動硬碟連在電腦上。一般每隔兩年就應換新的行動硬碟，把舊硬碟上的資料都拷貝過來。
u盤也是易出故障的，有時讀盤的時候，讀不出，無法使用，必須格式化，u盤內檔案就會全部丟失，所以，對於儲存在u盤內的檔案要雙備份，以免檔案丟失。
最後，對屬於收集和歸檔範圍的音像資料，資料員要隨時收集整理，避免音像資料散落遺失。（完）
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