採購 使用sap系統是優化採購功能的乙個主要步驟。從輸入請購單到生成採購訂單的所有例行工作可以自動進行，不需要很多人工干預。使用人員只需要在意外情況下干預。
由於採購、庫存和其他部門對已有的資料許可權相同，所以生成和處理採購訂單的工作量很小。
所有文件可參照系統中已有的相關資料產生，極大地簡化了處理過程，同時可以防止資料輸入過程中產生錯誤。
圖5－1 採購流程
如圖5－1所示，物料、服務需求在使用部門內或通過物料需求計畫確定。
貨源可由系統確定或人工輸入，如果沒有合適的貨源，可以通過rfq處理功能尋求****以選擇合適的供貨商。
在很大程度上，採購訂單可以由相關的請購單或其他以前的文件自動生成。
快速檢視列表可以很容易地檢查採購訂單的狀態。
收貨處理和發票確認功能可參照採購訂單完成。
有關採購有下列文件
□請購單
□**單申請（rfq）
□**單
□採購訂單
□合同□發貨計畫協議
文件結構
採購文件分為兩個區：標題區和專案區。每份文件有乙個標題區和乙個或幾個專案區（見圖5－2）。
圖5－2 採購文件結構
文件標題包括與整個文件有關的資訊，而專案與物料或服務有關。在採購訂單中，標題包括文件號碼、與供貨商有關的資料，而各個專案說明物料和訂購數量。
1.1請購單
請購單是給採購部門的申請或指示，以在規定日期內獲得一定數量的物料或服務。
圖5－3 請購單處理過程
請購單由請購部門手工輸入（使用參考文件）或使用物料需求計畫自動生成（見圖5－3）。
自動貨源分配
如果系統中有所需物料的貨源，系統可以自動找出貨源並給請購單分配乙個合適的貨源。因為貨源已知，已分配的請購單可以快速處理。sap系統把下列情況作為「貨源」：
□固定供貨商
□草案（長期）採購協議
□採購資訊記錄
請購單的下達
請購單可以按下達方式下達（批准）以便訂貨，即在發出採購訂單前必須下達請購單。如果請購單通過了所有下達環節，就可以成為採購訂單。「下達點」是負責批准請購單的個人、部門或其他組織結構。
生成請購單時根據一定條件（請購金額、所需物料的物料組等）自動分配下達方式。
分配和處理
採購員可以生成他們自己負責處理的請購單清單，下一步是選擇期望的貨源、生成相應的採購訂單、下達採購訂單或供貨商協議。
請購單的主要功能：
□確定物料和服務的數量、日期
□作為進一步處理的基礎：批准程式、貨源確定、發放採購訂單。
1.2**單申請（rfq）和**單
通過向**商發出**單申請，由供貨商提供**單。**單包括供貨商提供的特定物料和服務的**、條件以及附加資訊。
**單申請可由請購單生成或手工輸入，傳送給若干個供貨商。**單的資料輸入到系統中儲存的各個**單申請中。**單申請和**單組成乙個單元。
圖5－4 **單申請和**單的處理
採購員可以使用**比較清單對**單的**和條件進行對比分析，以確定最優惠的**單，資料可自動儲存在採購資訊記錄中，同時可以生成對**不滿意的供貨商的回絕信。
**單申請和**單的主要特點：
□使用者使用相關功能可以直接由請購單生成**單申請
□供貨商的**單資料輸入到**單申請中
□**單作為生成**準則的基礎
1.3採購訂單
在採購訂單處理階段，採購員的目的是用最少的時間和工作處理採購訂單。因此，一般使用系統中已有的資料生成採購訂單。除減輕資料輸入的工作量外，sap系統的有關功能還可以儘量減少發生錯誤的可能性，以保證資料的一致性。
參考 生成採購訂單時，採購人員可以參考請購單，從乙個清單中選擇請購單並從中生成採購訂單的專案，也可以參考現有的採購訂單。
如果存在所需物料的合同（長期採購協議），採購員可以參考合同的專案生成下達訂單。在下達訂單中，只需輸入訂貨數量和發貨日期，其他細節如文字、**、條件可從原合同中拷貝。下圖為可用於生成採購訂單的參考文件。
圖5－5 使用參考方法生成採購訂單
採購資訊記錄
採購資訊記錄建立供貨商與物料或服務之間的聯絡，包括諸如供貨商對某種物料的**和條件，這是採購的重要資訊源。
系統在生成採購訂單時可以更新採購資訊記錄。當生成採購訂單的專案時，資料（如有效條件）從資訊記錄拷貝，只需要輸入物料號、訂貨數量和交貨日期。
採購訂單的生成
採購訂單可以從採購人員處理過的請購單清單中自動生成，同樣也可以生成**單申請和交貨進度。
快捷輸入
上圖的專案包含了生成文件專案所需的最重要的資料，包括物料號、訂貨數量和**、工廠和倉庫地點。使用者可以在一屏上很快捷地輸入許多專案。
生成採購訂單：選項
生成採購訂單時，採購人員可以使用一些選項（見圖5－7）
□供貨商已知：當已知從哪個供貨商採購物料時使用此程式
□供貨商未知：當不知從哪個供貨商採購物料時使用此程式。輸入採購的物料專案後，系統找出並建議可能的供貨商，將採購訂單的專案分配給選定的供貨商，然後可生成採購訂單。
□查詢已分配的請購單：採購人員可以使用此程式列出所有已分配了貨源的請購單，可從此清單中生成採購訂單。
科目設定
科目設定指為了使收到訂購的貨物時系統能自動過帳所定義的資料。當進入科目設定時，系統進行內部檢查並且建議帳戶號。
多科目設定
採購訂單專案可能需要輸入多個科目設定，例如需要給不同的成本單位如成本中心或專案分配成本，採購金額可用百分比或數量基數的形式分配給不同的成本單位（如成本中心1佔10％，成本中心2佔20％等）。
科目設定也可在請購單或合同中指定，然後自動拷貝到使用此類參考文件生成的採購訂單中。
sap訂單處理功能的優點：
□參考文件和快捷輸入功能使採購處理更加有效
□自動貨源確定功能
□在採購訂單專案中，科目設定可手工輸入或由系統指定
1.4草案採購協議
草案協議是指與某一供貨商簽訂的長期採購協議，**商按某些特定條件提供物料或服務，要求在一定時間內提供一定數量或一定金額的貨物或服務。交貨或提供服務的日期在另外某個過程說明（通過發出的訂貨單或基本協議的交貨日期附件）。在sap系統中有兩種草案協議：
合同和計畫協議。
合同 合同可以使用兩種基本形式：金額合同和數量合同。（注意在文字和實際中這種概念有多種說法，如「一覽子訂單」、「一覽子合同」、「主協議╲合同等）
金額合同
在金額合同中，按總金額採購貨物或服務
數量合同
數量合同中，按總數量採購貨物或服務
計畫協議
計畫協議是一種供貨商和使用者之間的長期採購協議，其中包括對協議中每個專案所說明的交貨進度的後續生成和定期更新。協議說明在協議有效期內的交貨總數。
交貨計畫（供貨商計畫）
當採購按照計畫協議進行時，使用者不需要給供貨商發出另外的採購訂單，而是提供定期更新的交貨進度。交貨進度的每一行都表示一種交貨方式，說明交貨的數量、日期，如果是jit交貨，則為交貨的時間。這些行相當於採購訂單，根據交貨進度行是否在確認、交換或計畫區內來說明採購訂單已確認、部分確認或計畫。
以計畫協議為基礎的採購方式的優點：
□縮短處理時間，減少檔案處理，交貨進度可以代替大量的採購訂單
□做到無庫存或接近無庫存採購，因為說明精確交貨時間功能使訂貨能以jit原則交付。
□縮短供貨商傳送每批貨物的準備時間。供貨商不必一次備齊總的訂貨數量，可以在一定時期內根據計畫逐批發送，使供貨商能更好地計畫貨源。
草案採購協議的特點：
□長期供貨協議以規定條件為基礎
□明確在規定時期內的採購數量或採購金額
□明確草案採購協議是金額或數量合同還是交貨進度協議
□以採購訂單或交貨進度形式提供服務或物料時為特殊結構
1.5貨源
貨源是指選擇採購物料，可以是內部貨源如同一公司內部的工廠，或者是外部貨源如供貨商。
採購時能使用「貨源清單」和「份額排列」來掌握內部和外部貨源。貨源清單記錄和份額排列用於確定貨源，即由誰提供物料。
貨源清單
貨源清單使採購者能管理貨源。貨源清單包括某一時期內某種物料優先、可行或不可行的貨源。每個貨源由貨源清單中的乙個貨源記錄說明。
貨源清單給使用者下列選項：
□把某一貨源定義為「固定貨源」（認為相應貨源在某一時期內優先）
□限制某種貨源
□確定「有效」貨源（那些在某一時間點優先的貨源）
下圖表示如何維護貨源清單
當貨源清單變化很大或有新條目時，建議手工維護貨源清單記錄。增加新條目時可以參考現有的貨源記錄。
當生成或改變乙個草案採購協議時也可以維護貨源記錄，此時，協議中的專案拷貝到貨源清單中。
也可以從採購資訊記錄維護貨源清單。當生成或修改採購資訊記錄時可以把供貨商加入到貨源清單。
系統可以自動生成某種物料的貨源清單，此時，系統給定義為某種物料的每個資訊記錄生成乙個貨源清單，或給定購了某種物料的每個草案協議專案生成乙個貨源清單。
貨源清單綜合了基於時間的貨源分配功能
份額排列
如果一種物料在不同貨源採購，那麼每個貨源都會分配一定的份額，表示某種物料在某個貨源採購的份額。如果存在針對某種物料的份額排列，在確定貨源時會作考慮。
份額排列針對某一時期建立。對每種貨源，份額排列在相應時期內生成。
份額排列允許基於時間把採購需求分配給不同的貨源
採購時可以使用的貨源管理功能：
□內部貨源（同一公司內的工廠）和外部貨源（供貨商）管理
□貨源清單，基於時間的貨源確定
□份額排列，把需求分配給不同貨源
1.6供貨商評估
**商評估功能能盡量優化採購操作，能簡化選擇貨源過程、不斷跟蹤和考察現有的**關係。
使用**商評估系統能保證更大的客觀性，因為所有供貨商以同一標準評估並由系統評分，儘量減少個人的主觀印象影響。
評分系統
分值為1到100分。供貨商的表現用4個主要標準度量
全面的評分使採購人員了解供貨商的表現並給供貨商乙個全面評價。
主要評估標準
標準系統中的主要評估標準為：
□**□質量□交貨□服務如果需要，最多可以定義99個評估標準。使用者可以平衡每個標準在綜合評估中的影響。
子標準每個主要標準可以分為幾個子標準，以便進行更詳細的評估。
標準系統提供5個子標準，一般能滿足評估目的。另外，使用者可以定義最多20個自己的子標準。
給子標準評分
給子標準評分可有不同方法：
26 □自動計算
□半自動計算
□手工輸入
「自動計算」指分數根據系統中已有的資料確定。「半自動計算」指採購人員輸入重要物料的分值，然後系統計算更高層的分數。「手工計算」指使用者針對某個全域性子標準輸入某供貨商的分數。
SAP之採購價格確定 定價過程 經典
目錄 1 序言採購 條件技術簡介 2 第一章條件技術的組成 2 一 概述 2 二 條件型別。3 三 訪問順序 4 四 條件記錄和條件表 6 五 計算方案 7 第二章 確定 9 一 確定概述 9 二 確定計算方案 10 三 條件型別pb00的條件補充計算方案 13 四 總價 pb00 的儲存順序 14...
採購價格管理
1 總則 1 1制定目的 為確保材料高品質低 從而達成降低成本的宗旨，規範採購 審核管理，特制定本規章。1 2適用範圍 各項物料採購時，的審核 確認，除另有規定外，悉依本規章處理。1 3權責單位 分公司負責本規章制定 修改 廢止之起草工作。總經理負責本規章制定 修改 廢止之核准。2 審核規定 2 1...
採購價格管理制度
一 總則 1.1為規範採購 管理流程和採購 審核管理，確保所購物料高品質 低 從實現降低成本的目標，特制定本制度。1.2各項物料採購 的分析 審核和確認，除另有規定外，均依照本制度處理。本制度所涉及的物料採購，既包括生產所需的各項原材料 裝置以及配件的採購，也包括公司所需辦公物品的採購。二 審核規定...