檔案管理制度目錄

1、檔案材料整理歸檔制度

2、檔案保管制度

3、檔案統計制度

4、檔案鑑定銷毀制度

5、檔案保密制度

6、檔案利用制度

7、檔案工作分管領導職責

8、檔案管理人員崗位責任制

9、檔案人員「三納入」、「三參加」制度

10、檔案資料查閱制度

11、國土資源檔案預立卷制度

12、國土資源檔案案卷質量標準

13、電子檔案歸檔管理制度

一、檔案材料整理歸檔制度

（一）整理制度

1、根據國家檔案局、省國土資源局、蘇國土資發[2001]306號檔案精神，結合本檔案中心實際，編制科學的分類方案。

2、根據檔案材料所反映的不同問題，區別不同保管期限，進行系統整理，合理組卷。

3、建檔、立卷工作做到認真、細緻，對每宗原始檔案材料進行仔細校對、核實（包括對變更材料的邏輯聯絡的確認），杜絕遺漏、差錯，確保檔案的完整和準確。

4、嚴格執行《國土資源檔案案卷質量標準》和其他各類檔案的立卷要求，案卷編目要正確，案卷題名要簡明準確。在立卷過程中做到書寫字跡清楚、端正、規範，案卷裝訂整齊，保證規範。

5、在建檔過程中，如發現檔案材料的內容有失誤，應暫停立卷，集中交有關部門補正。

6、立卷後的檔案，應做好數量清點工作，及時登記入庫。

（二）歸檔制度

1、歸檔範圍。各處室及各部門在國土資源各項工作中形成的具有查考利用價值，已處理完畢的檔案材料、圖紙、圖表、聲像資料等,都屬歸檔範圍。

2、歸檔時間。各部門的檔案應在次年5月1日前整理立卷完畢並移交檔案室。會計檔案在會計年度結束後的三個月內由會計整理、立卷, 並由財務部門儲存一年後移交檔案室。

3、歸檔要求

（1）、各部門必須按照立卷歸檔範圍,將應歸檔的檔案材料收集齊全。

（2）、凡歸檔的材料,必須字跡清楚,圖表清晰, 數字準確,責任者明確,年、月、日齊全,並留出裝訂線。不得使用鉛筆、原子筆、紅墨水和複寫紙、熱敏傳真紙。

（3）、歸檔材料應保持相互之間的歷史聯絡。

（4）、案卷標題應簡明確切,並註明保管期限,便於保管、利用。

（5）、裝訂卷宗要拆除卷內金屬物,裝訂結實、整齊、美觀。

（6）、各部門檔案立卷完畢後,由部門負責人審簽後填寫檔案移交清冊,經檔案室核對後辦理交接手續,歸檔入庫。

二、檔案保管制度

1、檔案庫房應有專人管理，非本室人員未經允許，不得擅自進入檔案庫房。

2、檔案庫房案卷排架符合規範要求，排列整齊美觀，統一編號，並繪製案卷存放示意圖，便於迅速查詢。

3、房內不得堆放雜物，保持庫房內良好的環境衛生。注意通風,並有防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲蛙和防汙染等措施,確保檔案安全。

4、房內應保持適宜的溫度,並做好溫濕度記錄。

5、房內嚴禁煙火和存放易燃物品,配備消防器材,下班前要進行安全檢查,切斷電源,關門上鎖。

6、檔案應建立全宗卷、儲存案卷的立卷說明、分類方案、鑑定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。

三、檔案統計制度

1、為了改進工作，不斷提高管理水平，檔案室應按照檔案管理要求和工作實際，認真做好統計工作。

2、檔案室應建立各類檔案的案卷目錄、借閱登記簿、移交清冊、鑑定銷毀記錄等必需的臺帳、索引和彙編。

3、做好檔案收進、移出、銷毀、實存數量的統計工作。按月統計檔案利用情況，每年末統計本年度檔案借閱人次、卷次及提供利用收費情況，彙總檔案利用效果。

4、按年度做好檔案管理機構和人員狀況的統計、檔案設施情況的統計、檔案管理經費使用情況的統計等工作。

5、建立健全檔案統計的登記臺帳，登記應及時，資料要準確，使帳物相符。

6、加強對統計資料的利用和定期分析，及時提供給領導和有關部門，為制定工作計畫及探索國土資源檔案工作規律提供決策和參考。

四、檔案鑑定銷毀制度

1、建立由本局檔案分管領導、檔案工作人員及有關業務人員組成的檔案鑑定工作小組。

2、檔案鑑定工作小組根據本中心實際制定保管期限表，並對到期的檔案進行鑑定審查，對已失去利用價值的檔案進行剔除。

3、檔案鑑定工作小組，原則上三年進行一次全面清理工作，遇到特殊情況，可臨時召集工作小組成員進行鑑定。

4、鑑定後需要銷毀的檔案，由檔案室編制銷毀檔案清冊，經領導審批並報上級主管部門備案後予以處理。

5、工作人員應本著嚴肅、謹慎、負責的態度，一絲不苟地做好鑑定銷毀工作。

五、檔案保密制度

1、本機關工作人員必須嚴格執行《保密法》,增強保密意識,嚴格保密紀律,自覺維護****的安全。凡借閱的各類檔案材料必須注意妥善保管,不得轉借及帶回家。對違反保密規定的現象,要及時處理。

2、檔案管理人員要堅守崗位,遵守紀律,切實履行《保密法》賦予的職責。對借出的檔案材料,應及時催卷,及時歸檔。

3、檔案內容不得擅自傳抄、翻印、翻拍。

4、對故意失洩檔案秘密的人員,按《保守國家秘密法》有關規定處理。

六、檔案利用制度

1、廳機關人員查閱檔案,須經檔案室負責人同意後方能查閱。

2、借閱檔案要嚴格遵守借閱制度,認真填寫借閱登記表,方能借閱。

3、外單位人員查閱本廳檔案,須持有單位介紹信,重要的檔案由廳檔案室負責人請示上級領導後方能查閱。

4、查檔者只限在閱檔室內閱檔。

5、查閱有密級的檔案, 需經分管廳長同意後方可閱檔。

6、凡利用國土資源管理檔案的單位和個人,必須愛護檔案,不得遺失、塗改、拆散、剪裁、勾畫、批註和轉借。

7、檔案管理工作人員對歸還的檔案要當面查清,如有損壞、任意塗改、丟失,應及時追查責任,認真處理。

七、檔案工作分管領導職責

1、認真貫徹檔案有關法律、法規，對全中心檔案管理工作負領導責任。

2、負責審查檔案工作發展規劃及年度工作計畫。

3、負責審查各項檔案管理制度。

4、負責召集檔案管理（兼職）人員工作會議。

5、及時了解檔案工作情況，解決檔案管理中出現的問題。

6、負責對各轄區、縣（市）土地檔案管理業務指導。

7、負責對管理制度化執**況督促檢查。

8、加強對檔案的開發利用、現代化管理的領導。

八、檔案管理人員崗位責任

（一）、專職檔案人員崗位責任

1、認真學習《檔案法》, 掌握與檔案有關的法律法規及制度規定,鑽研業務,忠於職守,遵守紀律,能勝任本職工作。

2、認真負責做好已開放檔案的利用接待工作，為來訪人員提供熱情周到的服務，忠於職守、遵守紀律，實事求是，不弄虛作假。

3、負責統一管理本廳的全部檔案,按規定對文書、會計、業務檔案的立卷、歸檔進行檢查、督促。嚴格交接手續,把好質量關。

4、及時做好各類檔案目錄、案卷號的微機輸入工作，做到輸入資訊準確無誤，與檔案材料相符。

5、熟悉檔案情況,收集檔案的利用效果例項和資料，編制必要的檢索工具和專題資料,主動配合各部門工作,積極提供利用,為領導和部門服務。

6、嚴格執行檔案工作各項規章制度,做好檔案的日常管理和保護工作,定期檢查檔案並做好記錄,發現問題及時向領導匯報,採取措施，以確保檔案的安全。

7、熟悉庫房，對庫房內檔案、物品的存放位置心中有數，定期核對。督促並做好移交和借用檔案的及時入庫工作，嚴格庫房管理，嚴禁無關人員進入庫房。

8、做好檔案庫房安全工作,對庫房內的防火、防盜、防潮、防光、防高溫、防鼠、防蟲蛀等設施,加強控制和檢查。

（二）兼職檔案員崗位職責

1、認真貫徹執行《檔案法》，執行中心制定的有關檔案綜合管理的各項規章制度。

2、負責本部門所產生的檔案材料的收集、管理工作，在業務上接受廳綜合檔案室的指導。

3、督促本部門其他工作人員配合做好檔案的預立卷工作。

4、保管好本部門形成的各種檔案材料，按照歸檔規定建立臺帳。

5、負責本部門檔案材料的整理、立卷,經本部門負責同志審定後，填寫案卷備考表，按規定時間移交綜合檔案室。

6、認真學習檔案管理知識,不斷提高檔案工作水平，案卷要保證質量，用筆規範，裝訂美觀，書寫工整，確保檔案的整潔性和耐久性。

7、檢查督促本部門對檔案管理制度的貫徹執**況，及時反映本部門存在的問題和對檔案工作的意見。

8、宣傳檔案的作用和重要性，及時提供本部門檔案利用效果情況。

九、檔案人員「三納入」、「三參加」制度

（一）「三納入」是指檔案工作納入：

1、單位年度工作計畫，由檔案中心根據工作情況提出工作要求，經領導同意後，列入本單位工作計畫；

2、領導工作議事日程，單位領導根據本檔案中心的發展需要和檔案工作的實際情況，把檔案工作的規劃、設想、具體要求列入議事日程加以決策，並確定具體落實措施；

3、科室及單位職工的經濟責任制和崗位責任制。由單位考核小組根據有關科室及人員工作的實績，予以考核。

（二）「三參加」內容：

「三參加」是指專兼職檔案人員需參加下列三項工作：

國土資源管理業務指導工作；

有關重要計畫工作會議；

科研課題研討會。

十、檔案資料查閱制度

1、凡市國土資源局各科室及直屬單位工作人員，因工作需要查閱檔案資料，須填寫《檔案資料查閱單》，經所屬部門負責人批准，並辦理登記手續後方可查閱。

2、各區國土局工作人員查閱檔案，除辦理上述手續外，限於查閱其管轄區範圍內的檔案。

3、工作人員因工作需要調閱檔案的，須辦理登記手續，方可調閱與本人工作業務有關的檔案。

4、政法機關查閱房地產檔案資料，須憑單位介紹信辦理查閱登記手續。如需摘錄檔案內容，須經檔案管理人員許可。

5、其他單位需要查核本單位或本單位職工的房地產情況，可憑單位介紹信查詢；律師憑單位介紹信和律師工作證查閱。

6、個人諮詢土地權屬情況，須憑個人身份證件及有關證明，由接待人員解答或出具房地產權屬證明。

7、檔案資料原則上不外借。如因特殊情況，須經分管局長書面批准方可借用，借用時間最長不得超過一周，不准將檔案資料傳借他人。密級檔案一概不予借出。

8、閱檔人員要愛護所查閱的檔案，並保持檔案資料的完整和整潔。嚴禁圈點、摺頁、塗改、損壞或抽取檔案資料，不准將檔案私自帶離接待室。複製檔案需經檔案室主任以上領導批准，密級檔案不予複製。

閱檔人員不得進入庫房或圖房。

9、閱檔人員如違反本制度，檔案人員有權停止查閱。如有洩密或損毀檔案資料等行為，要追究法律責任。

10、除本系統各有關單位外，查閱、利用檔案一律按市物價局規定收取費用。十

一、國土資源檔案預立卷制度

國土資源檔案的預立卷工作是保證國土資源檔案的完整、齊全、新鮮、準確的基礎，為了加強國土資源檔案管理，落實預立卷工作，特制定如下制度：

1、國土資源管理部門應將國土資源檔案預立卷工作納入國土資源管理的程式和計畫、納入業務人員的職責範圍。

2、國土資源管理部門及工作人員應將在國土資源管理工作過程中形成的、屬歸檔範圍內各種形式和載體的國土資源檔案材料，收集齊全、完整。

3、國土資源管理部門應建立國土資源登記臺帳，自受理登記之日起，按宗地為單位建立檔案，工作人員應將在國土資源業務過程中形成的檔案材料收集齊全，放入檔案袋內儲存，檔案袋封面應註明宗地號、土地使用者、土地座落等內容，凡不屬同一宗的檔案材料不得放入同乙個檔案袋。

4、登記發證結案後，經辦人必須按要求，對土地登記的檔案材料進行初步整理分類，將重複及不需要歸檔的檔案材料剔除，對缺件進行補充，按歸檔材料排列順序進行組卷，檔案材料按頁用鉛筆編制順序號後，填寫檔案資料，卷內目錄表和備考表；並按三點一線要求裝訂檔案材料後移交本部門兼職檔案員，集中保管。由兼職檔案員編制檔案資料移交單（一式二份），同意歸檔。

5、除登記發證資料外，其它各部門的材料應按土地權利人，專案批次等專案的內在聯絡為要求，組建乙份檔案材料，其整理方法參照第四點執行。

6、國土資源管理部門應將已預立卷的檔案材料定期移交檔案室，不得分散儲存於個人和非檔案管理部門手中，檔案移交單一式二份，由交接雙方分別儲存。

7、預立卷工作應作為考核國土資源管理部門工作質量的標準之一。十

二、國土資源檔案案卷質量標準

為加強國土資源檔案業務建設，有利於實現檔案工作的規範化，不斷提高科學管理水平，有效地為國土資源管理和檔案開發利用服務，特制定本標準。

（一）、組卷要求：

1．組卷要遵循檔案材料的形成規律特點，保持案卷內檔案材料的有機聯絡，便於檔案的保管和利用。

2．組卷的檔案材料原則上必須是原件，或經認定的影印件。內容應齊全、真實、準確，簽章手續完備。

3、不同年度的檔案一般不得放在在一起立卷，跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的請示與批覆，放在復文年立卷；跨年度的會議檔案在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結案年立卷。

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