1 監理資料的重要性
監理資料是反映工程成果的重要性檔案。其不僅是考量監理機構工作質量和業績的重要依據，而且也是監理企業、監理工程師加強自我保護的有效手段。
2 資料的分類歸檔
監理資料是在工程監理過程中逐漸形成的。工程的工期越長、規模越大、技術越複雜，監理資料就越多。應當避免在工程竣工後手忙腳亂地整理資料，或者在檢查時補資料。
其實，有效地分類能使監理過程趨於明朗，同時也能體現乙個監理組織的管理水平。
按照《建設工程監理規範》規定，通常可分為：監理單位自身資料監理規劃、監理細則、監理日記、監理月報、分類報告、各類臺帳等；施工技術資料，包括報審資料和報驗資料；其他資料，如施工承包合同、招投標檔案、設計檔案議紀要、來往函件等三大型別。
3 主要監理資料的編寫
3．1 監理日記的記錄
監理日記是監理人員在監理活動中必須要完成的工作記錄，是工程建設監理的重要檔案資料之一，是其他檔案資料的根本。監理日記是監理人員從事監理活動的真實記載，是對施工單位監控的客觀記錄。在建設工程施工過程中，如對工程質量、進度、費用等方面發生異議或爭端時，監理日記就成為原始的證據之一。
所以，監理日記的記錄要強調客觀真實，並要盡量在當天完成。
在《建設工程監理規範》中，對如何做好監理日記沒有詳細的要求，造成監理日記的寫法、內容各不一致。雖然印製了格式化的監理日記，但仍難以統一標準加以規範。筆者認為監理日記可以從以下幾方面考慮：
本工作日檢查發現哪些問題，對該問題是否發監理工程師聯絡單或通知單，以及針對該問題的整改情況；本工作日內，是否有與本工程有關的往來檔案、重要變更等內容。不僅僅簡單記錄施工單位的施工情況，最重要是所有記錄的問題，都必須要有處理、整改結果的記錄，同時要反映最後複驗的情況。如果遇到當天不能解決的問題，在以後的記錄中要及時反映檢查結果。
3．2 監理的往來檔案
3．3 工序報驗
要想搞好工序報驗，應做到：資料與實際相符合，怎麼驗收怎麼填寫，必須將驗收經過及驗收結果如實記錄在報驗單上，同時能體現工序間的邏輯關係。如鋼筋驗收，首先檢查鋼筋原材料是否符合要求。
其次進行現場檢查，將檢查結果如實填寫在工序報驗單上，註明監理的批覆意見，即是否同意進入下道工序施工。如不同意，則要求承包商進行二次報驗，並要求承包商在什麼時間內整改完成；監理工程師將根據第一次的檢查問題進行複查，對有關責任人將進行批評處理。
3．4 監理細則
許多監理工程師在審批施工單位提交施工組織設計時，要求施工單位的組織設計不能搬規範，而自己在編寫監理細則時，則常常把規範要求搬到文中來。編寫好一本細則，幾乎所有監理工程均可套用。國家新頒布的監理規範要求編寫監理細則時應包括下列主要內容：
專業工程的特點；監理工作的流程；監理工作的控制要點及目標值；監理工作的方法及措施。在監理工作實施過程中，監理細則應根據實際情況進行補充和修改，針對本工程實際情況編制監理細則，也可以根據施工單位各工種的實際施工能力來調整監理力度。
3．5 材料報驗
4 監理資料歸檔管理存在的問題
在一些專案中，或多或少都存在監理資料收集不及時、簽字確認不規範、各類附件不齊全等弊病，甚至不少重要的資料都散落在各個監理人員手中。一旦人員流動，加上時間一長，再要收集和整理這些資料就非常困難。監理資料歸檔問題歸納為以下幾方面。
(1)資料不全面。最普遍最典型的是監理日記。有的只記錄施工部位多少層進行支模、綁鋼筋，沒有區域之分；有的看不出監理做了哪些工作，只是記載了監理過程中出現的問題，卻沒有落實整改的結果。
同樣，旁站監理記錄中監理情況欄只記錄旁站施工部位的情況。
(2)記錄空洞缺漏。監理日記即使記錄了情況與問題也不詳細、具體。如：今天支模板，綁鋼筋；鋼筋檢驗同樣沒有型號、直徑等基本資料。
(3)質量問題表述不具體。對發現的質量問題，表述空洞、抽象，如現場鋼筋保護層厚度不符合要求，缺少存在問題的具體鋼筋部位、保護層厚度的實測資料，違反規範名稱具體條款。對發現的問題及時發出指令是好的，但記錄僅此而已，對整改了沒有，監理複查了沒有、符合不符合要求等，不得而知。
(4)以口頭指令代替監理工程師通知單。需要確認的不用書面確認。當然，個別工程某階段為了顯示監理力度，通知單滿天飛的現象，也是不提倡的。
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