會議邀請函的結構與寫法

發布時間：2009-5-6 15:42:03　**：本站原創作者：本站

(一)會議邀請的含義

會議邀請是專門用於邀請特定單位或人士參加會議，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。

邀請函用於會議活動時，與會議通知的不同之處在於：邀請函主要用於橫向性的會議活動，傳送物件不受本機關職權所制約的單位和個人，也不屬於本組織的成員，一般不具有法定的與會權利或義務，是否參加會議由物件自行決定。舉行學術研討會、諮詢論證會、技術鑑定會、**洽淡會、產品發布會產等，以發邀請函為宜。

而會議通知則用於具有縱向關係（即主辦方與參會者存在隸屬關係或工作的管理關係）性質的會議，或者與會者本身檢有參會的法定權利和義務的會議，如人民代表大會、董事會議等。對於這些會議的物件來說，參加會議是一種責任，因此只能發會議通知，不能用邀請函。學術性團體舉行年會或專題研討會時，要區別成員與非成員。

對於團體成員應當發會議通知，面邀請非團本成員參加則應當用邀請函。

（二）會議邀請函的基本內容

會議邀請函的基本內容與會議通知一致，包括會議背景、目的和名稱；主辦單位和組織機構；會議內容和形式；參加物件；會議的時間和地點、聯絡方式以及他需要說明的事項。

（三）會議邀請函的結構與寫法

1．標題。由會議名稱和「邀請函（書）」組成，一般可不寫主辦機關名稱和「關於舉辦」的字樣，如：《亞太城市資訊化高階論壇邀請函》。

「邀請函」三字是完整的文種名稱，與公文中的「函」是兩種不同的文種，因此不宜折開寫成「關於邀請出席**會議的函」。

2．稱呼。邀請函的傳送物件有三類情況：

（1）傳送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（統稱），以示禮貌和尊重。

（2）邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠「尊敬的」敬語詞，字尾「先生」、「女士」、「同志」等。

（3）網上或報刊上公開發布的邀請函，由於物件不確定，可省略稱呼，或以「敬啟者」z統稱。

3．正文。正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用「特邀請您出席（列席）」照應稱呼，再用渡句轉入下文；主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項；最後寫明聯絡聯絡資訊和聯絡方式。

結尾也可寫「此致」，再換行頂格寫「敬禮」，亦可省略。

4．落款。因邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋單。

5．成文時間。寫明具體的年、月、日